Assistant(E) de Direction Du Laboratoire Estas

il y a 3 jours

Lille, France Université Gustave Eiffel Temps plein

L'université Gustave Eiffel recherche pour le laboratoire ESTAS un(une) assistant(e) de direction.
- Date de publication: 08/01/2025

Type de poste

Administratif / Bibliothèque

Localisation

Campus de Lille

Missions principales

Rattaché(e) au directeur du laboratoire COSYS-ESTAS, l'assistant(e) assure de façon autonome les missions qui lui sont confiées et veille au bon fonctionnement du laboratoire. Il/Elle est en relation avec les membres du laboratoire, du département, les différents services de l'Université Gustave Eiffel, les partenaires des contrats et les prestataires extérieurs.

**Missions principales**:

- Management_
- Assistance du directeur dans les activités de la vie du laboratoire,
- Réalisation et mise en place de procédures.
- Organisation_
- Accueil, information et orientation des visiteurs,
- Rédaction de courriers et de notes,
- Enregistrement et transmission du courrier,
- Organisation des déplacements des agents du laboratoire et des partenaires invités,
- Organisation et suivi des achats,
- Organisation de réunions, séminaires et conférences,
- Interface avec les services internes et externes.
- Gestion des ressources humaines_
- Montage et suivi des dossiers administratifs de recrutements des non-permanents et stagiaires.
- Accompagnement administratif des personnels non-permanents et des stagiaires recrutés.
- Gestion financière_
- Réalisation de tableaux de bord et suivi du budget,
- Traitement des demandes budgétaires,
- Suivi budgétaire des contrats en relation avec les services des contrats,
- Suivi budgétaire des contrats forfaitaires en relation avec les bailleurs et donneurs d'ordres.

**Missions complémentaires**:

- Coordination de la programmation budgétaire du laboratoire,
- Animation et rédaction des comptes-rendus de réunions,
- Aide au montage et implication dans les projets nationaux et internationaux,
- Montage des contrats forfaitaires en relation avec les bailleurs et donneurs d'ordres.

Catégorie

B

Affectation

Département COSYS Laboratoire ESTAS Campus de Lille

Rattachement hiérarchique

Directeur du laboratoire

Mission d’encadrement

non

Conduite de projet

non

Savoirs
- Connaissance de l'environnement professionnel et des techniques du domaine
- Connaissance en gestion financière et ressources humaines
- Notions en anglais appréciées

Savoir faire
- Application des règles d'usages et des procédures administratives
- Gestion des priorités
- Mise en place des procédures
- Maîtrise des outils bureautiques courants
- Utilisation des outils informatiques spécialisés

Savoir être
- Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
- Respect des règles de discrétion et de confidentialité
- Capacité à adapter son langage aux divers interlocuteurs
- Rigueur, sens de l'anticipation et de l'initiative

Nombre de postes à pourvoir

1

Employeur

Université Gustave Eiffel

Personnes à contacter:

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