Assistant de Gestion Administrative

L’université de technologie de Compiègne recrute un(e) assistant(e) de gestion administrative**, **au service des affaires générales au sein de la direction générale des services.

**Lieu de travail**

Compiègne

**Type de recrutement et date prévisionnelle de recrutement**

Par voie statutaire (mutation, détachement) ou contractuelle - poste ouvert aux personnels de catégorie A ASI ou B (contrat à durée déterminée jusqu’à trois ans, prolongation possible pouvant aboutir à un CDI) - à pourvoir immédiatement

**Expérience**

Une première expérience dans le domaine administratif, éventuellement, dans un contexte juridique est souhaitée (alternance ).

**Salaire mensuel brut**

Suivant statut ou par la voie contractuelle, selon expérience

**Volume horaire**

37 heures et 30 minutes/semaine - 1 607 heures/an

**Mission**

La personne recrutée réalise des activités de gestion administrative. Elle assiste le directeur général des services ainsi que le responsable des affaires générales dans le suivi des dossiers et le respect des procédures de l’établissement.

**Activités principales**
- _**Au sein de la direction générale des services **:_
- Assister le directeur général des services : organisation des déplacements, tenue de l’agenda, organisation des réunions, gestion de la boite mail « dgs », préparation de dossiers
- Assurer le secrétariat de la direction générale des services (courriers, téléphone, gestion des parapheurs,...) en coordination avec l’assistante de la direction
- Organiser les Comités de Direction Générale des Services et effectuer la rédaction des comptes rendus
- Participer à l’instruction des dossiers de la direction générale des services
- Contribuer activement à la communication avec les directeurs et responsables dans leur travail avec la direction générale des services.**:

- Au sein du service des affaires générales **:_
- Participer à l’instruction des dossiers de la vie institutionnelle de l’établissement et assurer la communication afférente
- Aider à l’organisation du conseil d’administration, (organisation matérielle, élaboration du dossier,...)
- Participer à l’organisation des élections universitaires et au suivi des instances
- Aider à la préparation des dossiers techniques dans le cadre des contrôles par les tutelles et des procédures d’évaluation de l’établissement
- Participer à la formalisation et au suivi de procédures (renouvellement des directeurs des entités, suivi des mandats des instances) et d’actes (dispositif de bourses aux doctorants, baux et avis de France Domaine)
- Rédiger, formaliser et diffuser les décisions de la direction de l’UTC à caractère réglementaire et les décisions relatives aux zones à régime restrictif de l’établissement
- Contribuer au suivi de conventions dont avenants et autorisations d’occupation temporaires (AOT), en lien avec le responsable juridique
- Assurer la gestion administrative des conventions liées aux stages accueillis à l’UTC (mise en place de l’outil informatique, suivi et préparation de dossiers, contrôle des dossiers) et réponse aux questions juridiques sur les stages
- Assurer la gestion administrative des « séjournants » à l’UTC.

**Activités associées**
- Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les gestionnaires de composantes de l’établissement (information, transmission de documents )
- Assurer la gestion de procédures spécifiques et formalités dans le prolongement des décisions prises par la direction.

**Compétences**

**Connaissances**
- Organisation de l’enseignement supérieur
- Droit public
- Droit des contrats
- Méthodologie de conduite de projet
- Techniques d’élaboration de documents
- Connaissances budgétaires générales
- Techniques de communication

**Compétences opérationnelles**
- Tenir compte des besoins et contraintes du service
- Savoir rendre compte et alerter en tant de besoin
- Rédiger des courriers, des comptes rendus de réunions ou rapports succincts
- Réaliser des synthèses
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
- Élaborer des éléments de langage
- Utiliser avec aisance les outils bureautiques (tableur et traitement de texte, notamment), la messagerie électronique et les logiciels spécifiques à l’activité
- Concevoir des tableaux de bord

**Compétences comportementales**
- Sens relationnel et présentation
- Rigueur / fiabilité
- Réactivité
- Capacité d’organisation
- Capacité d’anticipation
- Capacité à travailler en équipe
- Sens de la confidentialité
- Sens du travail collaboratif
- Adaptabilité.

**Diplôme, formation et habilitation**
- Diplôme : BTS ou diplôme équivalent
- Domaine de formation : administratif et/ou juridique.

**Environnement et contexte de travail**

Le poste est rattaché au servi