Responsable de De La Coordination Administrative

**Informations générales**:

- Référence de l'offre: 4586
- Type de contrat: Emploi permanent
- Lieu de travail: EVRY

**Vos missions**:
La DGA solidarités conçoit, pilote et met en œuvre les politiques sociales, médico-sociales et de santé décentralisées vers les départements.

Elle œuvre ainsi auprès des populations les plus fragiles, par une action dynamique et attentive à l’évolution des besoins des publics défavorisés.

Ses missions s’inscrivent dans les champs suivants:

- La promotion de la santé et la protection maternelle et infantile ;
- L’enfance et la famille, prévention et protection au titre de l’Aide sociale à l’enfance ;
- L’aide aux personnes en perte d’autonomie (personnes âgées et handicapées) et missions de la MDPH
- La lutte contre les exclusions et les aides aux familles en difficulté ;
- L’insertion et le retour à l’emploi des publics en insertion (bénéficiaires du RSA et jeunes en difficulté).

Dans un enjeu de pilotage transversal, la Direction générale adjointe solidarités est organisée en centralisé et sur les Territoires d’action départementale définis par la collectivité, en 5 directions opérationnelles, un Secrétariat général ressources, un groupement d’intérêt public (GIP) : la Maison départementale des personnes handicapées de l’Essonne (MDPHE).

**Coordination / Organisation**:

- Organiser et coordonner l’ensemble des besoins administratifs et logistiques de la direction
- Coordonner, animer et répartir les tâches administratives de la direction, des services, ou du pôle
d’appui administratif, en fonction des priorités et du caractère d’urgence
- Veiller au respect des échéances
- Coordonner l’ensemble des productions administratives de la direction
- Préparer les dossiers pour les instances
- Programmer et suivre les rapports présentés par la direction à l’ensemble des instances du
Département
- Préparer les dossiers aux élus (conseillers départementaux et élus locaux)

**Suivi des projets et activités de la direction**:

- Assurer le suivi de dossier spécifique à la fonction
- Faciliter la mise en œuvre au sein de la direction des chantiers de transformation de la collectivité
(dématérialisation du courrier, etc.)
- Vérifier et traiter les parapheurs et courriers signalés
- Appuyer la direction sur le pilotage des démarches partenariales
- Représenter le directeur au sein d’instances et réunions stratégiques
- Mettre en place une démarche qualité pour améliorer le service rendu
- Etre le relais de communication externe
- Accompagner le directeur sur certains dossiers stratégiques

**Elaboration d’outils partagés / Procédures**:

- Elaborer des outils de gestion, de suivi et d’organisation en appui à l’ensemble des services de la
Direction
- Assurer l’homogénéisation et la sécurisation de l’ensemble des processus administratifs de la
direction
- Préparer et gérer les dossiers thématiques
- Participer à l’optimisation de la qualité et des délais de procédure

**Veille règlementaire et technique**:

- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Suivre les évolutions législatives et règlementaires impactant les politiques publiques pilotées par
la direction
- Vérifier la validité des informations traitées
- Identifier et expérimenter de nouvelles techniques et de nouvelles pratiques professionnelles

**Gestion administrative**:

- Rédiger des notes, rapports, fiches et analyses juridiques
- Rédiger des documents administratifs
- Synthétiser et présenter des informations
- Elaborer des documents de synthèse

**Votre profil**:
**Savoirs (connaissances théoriques)**
- Organisation et fonctionnement des collectivités
territoriales et des services départementaux
- Législation relative à la direction opérationnelle
concernée
- Orientations politiques et actions de la collectivité
dans le domaine concerné
- Instances, circuits et processus de décision de la
collectivité
- Réglementation relative aux missions de la
direction
- Vocabulaire professionnel de la direction
- Connaissance du contenu des délibérations du
domaine

**Savoir-faire**
- Outils informatiques
- Techniques de communication écrite et orale
- Méthodologie et outils de conduite de projet
- Techniques d’organisation des activités et de
gestion de son temps
- Outils de planification
- Constitution et animation d’un réseau interne et
externe
- Techniques et outils de management d'équipe
- Techniques de secrétariat

**Savoir-être**
- Travailler en transversalité, en partenariat, et en
équipe pluridisciplinaire
- S’adapter aux besoins, aux évolutions et aux
interlocuteurs
- Etre force de proposition
- Respecter la confidentialité et faire preuve de
discrétion
- Argumenter pour aider à la décision
- Ecouter et dialoguer
- Transmettre des informations, savoirs
- Faire preuve de réactivité
- Faire preuve d’esprit d’analyse