Coordinateur Service Administratif

**Coordinateur / Coordinatrice du service administratif**

Fondé en 2017, le groupe Avenir Santé formation regroupe aujourd’hui huit organismes de formation spécialisés dans la santé et l’accueil.

L’humain et le service à la personne sont au cœur de notre activité de formation. Le groupe Avenir Santé Formation prend soin des compétences de toutes ces personnes qui prennent soin des autres que ce soit à domicile ou en collectivité, auprès d’enfants, de personnes âgées ou dépendantes.

Nous accompagnons aussi bien des personnes en formation initiale ou en reconversion professionnelle que des salariés.

L’activité petite enfance du groupe est en plein développement et nous structurons les services pour étendre de façon nationale notre offre de formation.

Le Métier Petite Enfance regroupe une vingtaine de salariés répartis sur plusieurs secteurs géographiques dans toute le France.

Il est le fruit de la rencontre de 5 organismes de formation partageant des valeurs communes d’humanité, d’intégrité, de proximité, d’engagement et de bienveillance et la conviction que, prendre soin des autres, et en particulier des enfants, ne s’improvise pas et nécessite une mise à jour constante des connaissances et des compétences.

Venez vous engager à nos côtés, pour que les adultes de demain bénéficient d’un accueil de qualité

**Coordinateur Coordinatrice du service administratif**

Le service administratif est un service transversal, il travaille pour toutes les antennes régionales de formations. Il regroupe actuellement 7 assistantes de formation et tend à se développer.

Le coordinateur du service administratif pilote son service et travaille en collaboration avec les responsables d’activité des antennes géographiques, avec le responsable pédagogique et avec le service comptabilité sous la responsabilité du Directeur des Opérations du Métier Petite Enfance.

Au quotidien, le coordinateur manage son équipe, anime et dynamise le service, supervise la bonne mise en œuvre des action des assistant.e.s, évalue et met à jour les outils et process et prend également en charge des actions opérationnelles d’assistant de formation selon le volume de l’activité. Il est à la fois un manager de proximité et une force de proposition pour faire évoluer les méthodes de travail et l’efficacité de l’équipe, au service des antennes régionales.

**Missions**
- Assurer l’interface entre les assistants et les responsables d’activité et de planification
- Suivre l’activité des antennes pour une affectation équitable des sessions entre les assistants et anticiper les variations d’activité
- Superviser le travail des assistantes en apportant un soutien en terme d’organisation et de gestion des priorités
- Vérifier le bon respect des process et la conformité des dossiers des actions de formation ainsi que le statut des sessions pour s’assurer du règlement rapide par le client sur la base de dossiers complets à 100%
- Assurer le lien avec le service comptabilité
- Développer et mettre à jour les outils opérationnels et les process administratifs, les faire évoluer pour une efficacigté croissante, en lien avec la logique qualité globale du fonctionnement
- Manager l’équipe
- Recruter, former et intégrer les nouveaux collaborateurs qui intègrent l’équipeau fil de son développement
- Assurer la dynamique du service et cultiver / développer l’esprit d’équipe

**Missions opérationnelles**: selon le volume d'activité, le coordinateur peut porter des misisons opérationnelles en renfort de ses équipes:

- Créer les sessions dans agate
- Envoyer les documents d’inscription
- Réceptionner et vérifier les dossiers d’inscription
- Saisir les stagiaires dans les outils des financeurs
- Effectuer la relance des dossiers
- Préparer les documents à destination des formateurs
- Assurer le rappel des stagiaires et des formateurs avant le début de la formation
- Clôturer les formations
- Transmettre les documents post formation (attestations, étiquettes, cartes sst)

**Compétences requises**

De profil minimum Bac + 3, vous disposez d'une expérience professionnelle réussie de 3 ans dans un poste similaire.

Vous maitrisez parfaitement l’outil informatique et avez déjà managé une équipe administrative avec des enjeux d’organisation, de management, de conformité et d’optimisation du fonctionnement.

Ce que nous recherchons:
**Des compétences humaines et de management**: vous entrez facilement en contact et aimez la communication et l'interaction, vous avez le sens de l’accueil et faite preuve de patience et d’empathie.

Vous êtes dynamique et enthousiaste, vous savez encadrer et mobiliser une équipe. Vous avez des capacités d’analyse et de prise de décision.

Vous savez faire preuve d'initiatives, êtes force de proposition et prendre des responsabilités dans votre fonction

**Des compétences