Chef de Projet événementiel Sénior H/F

Tu es passionné de communication et expert en événementiel ?

Tu recherches de nouveaux challenges dans ta vie professionnelle et de nouveaux horizons ?

Tu as envie de venir travailler au sein de l'agence la plus cool de France ?

Alors ce post est fait pour toi, car nous sommes à la recherche de notre futur Chef de Projets Evénementiel Sénior, pour mettre en oeuvre des projets sur-mesure et porteurs de sens pour nos clients.

Présentation de l'agence :

Nous sommes une agence de communication créée en 1995, située à La Rochelle.

Notre équipe est composée de plus de 100 personnes réparties sur 6 structures :

• BIM : Studio de création graphique et design

• CAPSULE : Agence de stratégie de communication et marketing digital

• SARBACANE FILMS : Agence de production audiovisuelle

• KOGOIA : Agence web et mobile

• ICI LA TERRE : Agence événementielle

• ON AIR LIVE : Agence de talents

C'est au sein de l'agence événementielle, Ici la Terre, que nous créons un nouveau poste à pourvoir de suite.

Nos clients sont très diversifiés et couvrent de nombreux secteurs d'activité : Services (banques / notaires / informatique / transport / santé / immobilier…), Bâtiment (énergies / promoteurs / architectes /…), Commerces (restaurants / bricolage / opticiens / …).

Quant à nos événements, nous les pensons à 360° pour chaque client. Une soirée, un lancement de produit, un congrès, une convention, un séminaire, une plénière ou un événement combinant l'ensemble, en France et à l'étranger, de 20 à 5 000 personnes, nous apportons la réponse sur-mesure pour faire vivre une expérience commune avant, pendant et après la réalisation à l'ensemble des participants.

Description du poste :

Au sein de notre équipe
"Production/Logistique"
encadrée par nos Directeurs de Projets, vous serez en charge, avec les autres chefs de projet, de la mise en œuvre des événements de l'agence.

Vos différentes missions au sein de cette équipe :
En tant que Chef de Projets Senior, vous jouerez un rôle essentiel dans la réalisation de nos projets événementiels. Votre responsabilité principale sera de
veiller à la réussite des projets, dans les délais et le respect du budget. Vous serez un point de contact clé pour nos clients et encadrerez une équipe dédiée à la création et/ou à la gestion de chaque événement.

Fort de son expérience avancée, le CPS
contribue activement à la stratégie spécifique à chaque projet

, mettant en œuvre des solutions innovantes et pertinentes.

Le CPS a accumulé une expérience significative, démontrant une connaissance approfondie du métier et
une capacité à gérer des portefeuilles ou projets complexes

. Il

assume la coordination de plusieurs projets simultanément.

Tout en maintenant
un rôle proactif dans la gestion opérationnelle

, le CPS partage également la responsabilité de
la supervision d'équipes dédiées aux projets.

L'expertise de senior est mise en avant, notamment dans la
formation et le management au sein de l'équipe

, contribuant ainsi à la croissance des compétences.

Gestion de Projet (conception et production) :

-
Planifier, coordonner et superviser l'ensemble du projet

, de la production à l'exécution (en physique, en digital ou en hybride)

-
Élaborer des propositions novatrices tant sur le plan créatif que sur le plan opérationnel

selon besoins client en cours de route

-
Suivre le plan de communication

de l'événement avec nos expertises

-Collaborer avec nos différents directeurs transverses en interne (DA, DC, DT) pour
garantir la vision stratégique à 360° du projet

• Déterminer le curseur opérationnel de l'ensemble de l'équipe :
  établir un plan de projet détaillé, en définissant les objectifs, les étapes clés et les ressources nécessaires

-
Superviser et collaborer activement avec les membres de l'équipe (parfois junior) pour assurer la qualité et la pertinence de la production de contenus

(emailings, vidéos, slides, outils de com divers pour dynamiser ou pour créer de l'appartenance à la marque etc.)

• Suivre et être proactif dans la production des contenus 

-
Responsabilité du budget

: négocier, suivre les coûts et veiller à ce que les projets restent rentables 

Gestion relation client :

• Établir
  et entretenir des relations solides avec les clients

, en comprenant leurs besoins et en assurant leur satisfaction et leur fidélisation 

-
Consolider sa connaissance de « marque » client pour être proactif et viser juste

dans la réponse aux attentes des clients 

-
Animer les réunions

• Gérer les demandes de changements et les attentes des clients de manière « professionnelle »

-
Rédiger les éléments pour constituer le contrat

(avec contrôle et appui service admin) et l'envoyer au client

-
Envoyer les factures

Gestion logistique :

- Superviser et participer activement à la logistique de l'événement

, y compris parfois la réservation, la coordination des fournisseurs, la gestion des transports etc. 

-
S'assurer que tous les détails opérationnels

sont pris en charge pour une exécution fluide de l'événement.

-
Garantir les exigences de sécurité et de qualité

Gestion sur le « terrain » :

• Assurer un rôle en tant
  qu'interlocuteur privilégié du client

• Anticiper et gérer efficacement les imprévus en collaboration avec l'équipe

• Assumer la responsabilité de la coordination de ou des plénières, en gérant seul les répétitions et en étant apte à faire du « coaching » intervenants (un plus)

• Exercer une communication efficace avec les membres de l'équipe

Gestion d'équipe :

-
Encadrer et coordonner de façon proactive la passation

entre la team conception et production

-
Former et encadrer

une équipe dédiée au projet

• Fixer des objectifs et assurer la coordination de l'équipe :
  répartir les tâches

• Faire preuve d'un
  leadership fort

et motiver l'équipe pour atteindre les objectifs du projet

Gestion post événement :

- 
Organiser un débrief constructif en interne

avec l'équipe

- 
Assurer le débrief avec le client

et fidéliser

-  Suivre la production des outils post événements

(bilan carbone, vidéos etc) avec l'équipe projet

-  Contrôler l'atterrissage budgétaire avec l'équipe projet

-
Être garant de la clôture administrative du dossier

Lieu de travail : La Rochelle (La Pallice) - 17

Rémunération : selon expérience

Durée : CDD de 6 mois minimum avec possibilité d'évolution vers un CDI ou CDI direct selon profil

Poste à pourvoir immédiatement

Expérience dans l'événementiel : 5-8 ans minimum

Logiciels maîtrisés : Pack Office, Google Drive, IWork

Travail à l'agence sur Apple MacBook Pro.