Assistant administratif

Structure
L'Institut Thématique Neurosciences, Sciences Cognitives, Neurologie, Psychiatrie (IT Neuro) est un interlocuteur privilégié de tous les acteurs de la recherche (Agence de Programmes de Recherche en Santé, ANR, CNRS, CEA, Inrae, Universités, CHU, sociétés savantes, autres instituts thématiques, etc.).

L'IT Neuro pilote, avec ses partenaires, des programmes de recherche d'envergure (par exemple, les PEPR), participe aux décisions stratégiques et d'orientation des instruments de la recherche (IHU, Centres d'Excellence, etc.) et d'animation (GIS, etc.), et conseille les Directeurs d'Unités dans leur politique scientifique.

L'IT Neuro est une équipe composée du Directeur, de deux chargées de mission, d'une assistante administrative et d'une chargée de communication.

Le Poste
Mission principale

Vous coordonnerez et réaliserez des actes administratifs liés à la gestion de l'IT Neuro. Vous assisterez l'équipe dans ses activités. Vous serez notamment amené à apporter un soutien pour l'organisation des événements scientifiques, et gérerez le calendrier du Directeur ainsi que l'organisation des réunions internes et externes à l'équipe. Vous serez placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de l'IT.

Activités principales

• Assister l'équipe de l'IT Neuro : gestion de l'agenda, traitement des courriers et des informations, rédaction, mise en forme et suivi des courriers, documents administratifs, comptes rendus, présentations et autres supports de communication scientifique.
• Accueil téléphonique et réception des demandes extérieures à transmettre à l'équipe.
• Organiser et préparer les réunions périodiques : réservation de salles, organisation des conférences téléphoniques et visioconférences, envoi des convocations, accueil des participants, suivi des actions issues de ces réunions.
• Gérer les missions et les déplacements professionnels de l'équipe et des invités (experts, collaborateurs, conférenciers…) : réservations de billets de transport et d'hôtels, édition des bons de commande et gestion des frais de mission via le progiciel de gestion financière.
• Assurer l'organisation logistique et le suivi des événements tels que réunions trimestrielles du comité des experts ateliers, colloques, séminaires et écoles, ainsi que l'accueil des participants. Édition des bons de commande correspondants dans le progiciel de gestion financière.
• Assurer le suivi du budget : gestion des commandes, facturations, crédits et remboursements. Vérification de l'état des dépenses et maintien de l'équilibre budgétaire en temps réel.
• Coordonner avec les pôles administratifs du siège pour la gestion logistique et matérielle.
• Assister l'équipe de l'IT Neuro dans les actions de communication : création de newsletters, organisation de stands lors de congrès scientifiques, etc.
• Mettre à jour et enrichir le contenu du site internet en fonction des besoins.
• Mettre en place des procédures administratives internes pour optimiser le fonctionnement de l'équipe.
• Mettre à jour les documents de travail : gestion des listes, tableaux de bord, archivage des documents.
• Assurer la liaison avec les services du Biopark et du siège (informatique, finance,Direction générale, etc.).

Spécificité(s) et environnement du poste

• Pas de contrainte particulière

Profil Recherché
Connaissances

• Maîtrise des techniques de secrétariat, les logiciels bureautiques et de publication assistée par ordinateur (Pack-Office, Adobe, Photoshop et InDesign), les outils informatiques (internet, …) et de communication
• Maîtrise de logiciel financier et comptables de la structure, en particulier le progiciel de gestion Safir (IP/ PO, Missions) ou SIFAC+
• Bonnes notions en finances publiques
• Maîtrise l'anglais (oral et écrit)
• Connaissance de la fonction publique-EPST, du monde de la recherche et de ses acteurs

Savoir-faire

• Accueil téléphonique et accueil physique français et anglais
• Organisation et planification, priorisation de ses activités
• Restitution des informations orales et écrites pour transmission
• Rédaction tous types de documents, expression écrite et mise en forme
• Organisation des données, partage classification, archivage

Aptitudes

• Autonomie et réactivité
• Rigueur
• Esprit de synthèse
• Travail en mode projet
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de la confidentialité

Expérience(s) souhaité(s)

• Expérience en gestion des administrations et assistanat de direction
• Une expérience dans l'organisation d'évènements (colloques, meetings en France et à l'étranger…) serait appréciée

Niveau de diplôme et formation(s)

• Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager