SLB - Gestionnaire administratif H/F

Vos missions en quelques mots

Localisation Géographique
Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture du Pas-de-Calais – rue Ferdinand BUISSON - ARRAS

Vos Activités Principales

• Elle/il assure la gestion administrative auprès du chef de service : secrétariat, accueil, rédaction de courriers, gestion des plannings de congés du service, relances des différents acteurs des missions du SLB, suivi des agendas du service.
• Elle/il contribue à la complétude des outils partagés au sein du service mais également avec l'ensemble du SGC du Pas-de-Calais et les services soutenus par celui-ci : tableaux de suivi SGCD, Instances représentatives, RESANA, Démarches simplifiées …
• Elle/il est le principal gestionnaire et acteur de l'application de ticketing, mis à disposition des agents de l'ATE.
• Elle/il assure un appui administratif auprès des chefs de pôle et leurs adjoints: sollicitation/relance/gestion auprès de fournisseurs (ex : demande de devis, facture, programmation d'interventions …), courriers divers liés à l'activité du pôle.
• Elle/il assiste les chefs de pôle et leurs adjoints pour la programmation budgétaire en année N-1 (solliciter des devis, compléter les tableaux de programmation) et pour le suivi de l'exécution des travaux durant l'année N.
• Elle/il contribue à la rédaction des différents communications du services en ayant pris les éléments auprès des pôles (intranet, lettre info, Flash Info...)

Assistance Pôle Bâtimentaire

• Elle/il contribue à la complétude des tableurs (notamment les tableaux de suivi des travaux et des maintenances préventives, ou de suivi des engagements budgétaires), cartes mentales (cartographie des contrôles réglementaires, suivi d'opérations), réseau interne.
• Elle/il assure la constitution, la rédaction et le suivi de différents dossiers touchant aux activités du pôle : déclarations d'urbanisme (autorisation de travaux, déclaration préalable, permis de construire), obligations réglementaires (registres d'accessibilité, complétude des dossiers de suivi des maintenances,...), courriers divers liés à l'activité du pôle.
• Elle/il assure la suppléance du gestionnaire opérationnel en matière de contrôles réglementaires et de maintenances préventives.
• Elle/il assure la suppléance du gestionnaire budgétaire en matière gestion des achats du service (CHORUS Formulaire)

Assistance Pôle Soutien Logistique

• Il/elle a en charge la continuité du service rendu sur la gestion des abonnements et des demandes d'achats liées à la documentation en général.
• elle/il assure la suppléance du gestionnaire d'archives. Pour cela, elle/il produit tous les documents réglementaires : bordereaux de demande d'élimination, bordereaux de versement aux Archives Départementales…
• Il/elle assure la suppléance dans la gestion et les suivi des tableaux des consommations (dépenses liées aux abonnements, aux péages, aux cartes essences, à l'affranchissement, aux réservations de salle…).

Profil recherché

Connaissances Techniques
Vos compétences principales mises en œuvre :

Avoir des compétences en informatique et bureautique - niveau pratique / requis

Connaître l'environnement Professionnel / niveau de maîtrise - à acquérir

Disposer de bonnes connaissances techniques / niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis

Avoir de l'initiative et de la rigueur / niveau pratique - requis

Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis

Savoir Être
Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique - requis

Savoir s'adapter / niveau pratique - requis

Votre Environnement Professionnel
Activités du service :

La raison d'être du SGCD repose sur la mutualisation des secrétariats généraux des préfectures et des directions départementales interministérielles (DDI) telle que prévue par la dernière réforme de l'organisation territoriale de l'État. Cette structure, à caractère interministériel est conçue pour intervenir au bénéfice des services dont elle regroupe les moyens supports, tout en préservant la capacité de pilotage et de management des directeurs.

Le SGCD est composé de 5 services dont le service logistique et bâtimentaire qui a pour mission d'assurer la continuité du fonctionnement courant des sites de la préfecture, des sous-préfectures, de la DDPP, de la DDTM, de la DDETS et du SGCD.

Composition et effectifs du service

Le service logistique et bâtimentaire est composé de 2 pôles. Un pôle soutien logistique composé de 25 agents et un pôle entretien bâtimentaire composé de 16 agents.

Le service logistique et bâtimentaire est implanté sur plusieurs site Arrageois et le gestionnaire administratif sera amené à se déplacer régulièrement sur ces sites.

Liaisons hiérarchiques

Le Chef de service

Les Chefs de pôle et leurs adjoints

Liaisons fonctionnelles

Les services composant le SGCD

L'ensemble des services de la préfecture, des sous-préfectures, de la DDTM, de la DDETS, de la DDPP

Des prestataires extérieurs (entreprises, fournisseurs, maîtres d'œuvre, etc, …)

Éléments de candidature

Personnes à contacter

frederic.-de-