Assistant administratif

Présentation de la Ville :

Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d'innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques.

Suresnes est au cœur d'un pôle économique majeur de l'Ile-de-France d'environ habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd'hui près de habitants, près de 1000 agents s'attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l'ensemble des Suresnois.

Pourquoi Suresnes ?

Vous avez l'opportunité de rejoindre une collectivité éco-responsable, qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l'égalité professionnelle femmes-hommes, du handicap et du dialogue social.

Vous intégrez une direction innovante avec des projets modernes et ambitieux.

Vous rejoignez une équipe dynamique et riche de profils aux compétences variées.

Votre rôle :

Faciliter l'activité du service en assurant une bonne circulation de l'information et en prenant en charge au quotidien les tâches administratives de secrétariat et de gestion de l'occupation du domaine public, ainsi que le suivi des relations avec les usagers.

Missions :

Accueil : Accueil physique et téléphonique des administrés, entreprises
• Réceptionne et filtre les appels téléphoniques, renseigne et oriente les appels
• Programmer des rendez-vous
• Donne une information de premier niveau

Gestion du courrier/rendez-vous : Frappe des courriers et divers documents pour le chef de service et les surveillants de travaux
• Courrier : réceptionne, répartit, assure le suivi (via le logiciel Elise ou autre support) et apporte les réponses aux administrés

Gestion : Etablissement des occupations du domaine public : arrêtés et autorisations (chantiers, circulation, terrasses, etc.)
• Suivi et gestion des demandes d'installation des manèges et forains
• Suivi de l'aspect financier des droits de voirie en partenariat avec le correspondant budgétaire
• Gestion des demandes application Civisuresnes

Organisation de réunions : Planifie, gère les réservations, invitations pour différentes réunions et commissions
• Prépare les dossiers et établit les comptes-rendus lorsque l'assistant administratif participe à l'une d'entre-elles

Communication : Assure la transmission d'informations au sein du Pôle et du service Voirie et Réseaux

Classement : Assure le classement et l'archivage des dossiers relatifs au service ainsi que de ses propres dossiers

Polyvalence : Peut participer à d'autres tâches en fonction des besoins, des absences des collègues : courriers divers, suivi logiciel courrier, montage de réunions, agenda directeur de pôle et élu de secteur, etc.

• Des équipements performants : pour travailler dans les meilleures conditions possibles, que ce soit au bureau ou à distance.

• Le télétravail : nous proposons une organisation du travail hybride, adaptée à vos besoins et à nos missions.

• Une flexibilité du temps de travail : parce que nous savons que la vie ne s'arrête pas aux portes du bureau, nous encourageons une gestion souple du temps de travail.

• Une participation à la mutuelle et à la prévoyance : pour prendre soin de votre santé et de celle de vos proches.

• Des activités sportives et culturelles sur le temps de travail : un temps dédié à votre bien-être physique et mental.

• L'accueil des animaux au bureau : vos animaux de compagnie sont les bienvenus, dans le respect du cadre de travail collectif.

• Les avantages du COS / CNAS : vous accédez à de nombreuses prestations sociales, culturelles et de loisirs (billetterie, voyages, aides diverses…).

Poste à pourvoir rapidement.

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu'aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire.

Vous êtes un professionnel rigoureux, organisé et doté d'un excellent sens du service. Fort d'une expérience dans la gestion administrative et le soutien aux équipes, vous savez gérer les priorités avec efficacité et assurer un suivi précis des dossiers. Votre sens de la communication vous permet de collaborer aisément avec l'ensemble des agents.