Métier : secrétaire médicale – Grade : Adjoint administratif H/F à 100 en C.D.D. remplacement

À propos de nous

L'EPSM Caen, principal établissement de santé mentale du CALVADOS, fait partie

du GHT Normandie-Centre, dont le CHU Côte de Nacre est l'établissement support. Neuf autres établissements font partie du GHT.

La MAS et le SAMSAH l'Envol s'inscrivent dans la filière handicap de la Direction des activités médico-sociales de l'EPSM Caen. Cette direction regroupe également un CAARUD et un CSAPA (filière addictologie) ainsi qu'un programme auprès des personnes en situation de prostitution et la référence interne du dispositif « Un chez soi d'abord » (filière sociale).

Engagée vers le label « Humanitude », la Maison d'Accueil Spécialisée (MAS) Les Platanes de Boulon comprend des unités de vie temps plein et de l'accueil de jour.

La MAS assure l'hébergement temps plein, au sein de trois pavillons distincts de 48 adultes atteints de déficiences intellectuelles et/ou de troubles du neurodéveloppement.

La MAS comprend également une unité résidentielle pour 3 adultes avec TSA en situation très complexe, « URAAC ».

L'accueil de jour séquentiel pour adultes autistes à partir de 16 ans est externalisé sur le site de l'EPSM.

Le SAMSAH l'ENVOL, situé à Caen centre, dispose de 26 places et intervient sur les territoires Caen agglomération et Falaise.

Mission

Mission Principale
La secrétaire médicale organise et coordonne, en lien avec le cadre supérieur et les médecins responsables des structures, la rédaction, la transmission et le traitement des informations administratives, du SAMSAH l'Envol et de la MAS Les Platanes.

La secrétaire médicale travaille en collaboration avec l'ensemble des équipes socio-éducatives et paramédicales des 2 établissements.

Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction de l'organisation des structures, au regard des projets d'établissements.

Missions Specifiques
Gérer l'accueil physique et téléphonique

• Gestion du standard de la MAS, traiter et orienter les appels et messages téléphoniques
• Accueil des usagers, familles, partenaires.
• Information et orientation du public extérieur
• Tenue et gestion des agendas de réunion des 2 structures.
• Diffusion des notes de services aux personnels

Assurer le circuit des dossiers des usagers du premier contact et tout au long de la prise en charge

• Constitution des nouveaux dossiers inscrits sur Via Trajectoire
• Gestion des listes d'attentes et des contrats de séjours pour MAS, URAAC, PAS et SAMSAH
• Création des dossiers usagers (NETvie) avec vérification des informations administratives de l'usager dans le cadre de l'identitovigilance
• Suivi des développements et actualisation des dossiers usagers informatisés avec notamment intégration des documents externes dans le DPI (NETvie)
• Mise à jour des dossiers des usagers et suivi des échéances de renouvellement MDPH
• Suivi des présences, des permissions et enregistrement des sorties des usagers (Via trajectoire- CPAM- PASTEL)
• Classement et archivage, numérisation de documents pour intégration aux dossiers informatisés.

Réaliser les travaux administratifs des structures

• Réception, enregistrement et envoi du courrier
• Rédaction, mise en forme et traitement de documents administratifs : courriers, mails, compte-rendu de réunion et du conseil de la vie sociale, notes de service, bilans etc.
• Suivi des files actives pour la facturation des séjours et places en lien avec le bureau des entrées, et la DAFSI
• Participation à la rédaction des rapports annuels d'activités (ANAP) et à la saisie d'enquêtes
• Organisation des réunions (invitation, réservation de salle, …)
• Gestion du classement et archivage des documents afin d'en assurer la traçabilité et les rendre accessibles aux personnes habilitées

Contribuer à la gestion des flux logistiques

• Assurer le suivi du plan d'équipement et les commandes bureautiques pour les structures
• Gérer les commandes logistiques et de la restauration pendant les absences de la Référente Hôtelière- Régisseuse

Assurer la fonction de sous régisseuse dans le cadre du fonctionnement de la banque des patients.

Profil

Diplôme requis : BAC ou Diplôme de niveau IV minimum

Connaissances Souhaitables

• Utilisation des outils bureautiques : Word, Excel, Internet-Intranet, Zimbra, DATA MEAL, AGIRH, DPI (NETvie), PASTEL.
• Capacités rédactionnelles
• Connaissance de l'environnement médico-social
• Intérêt pour la gestion administrative
• Maîtrise de la grammaire et de l'orthographe
• Connaissance de la législation du droit des usagers et du code de l'action sociale et des familles

QUALITES ATTENDUES

– Discrétion professionnelle et confidentialité

– Sens des relations humaines

– Sens du travail en équipe

– Savoir hiérarchiser les tâches de secrétariat avec méthode

– Autonomie et rigueur

– Volonté de réactualiser ses connaissances et mettre à profit son expertise

– Concentration

– Dynamisme

– Disponibilité et adaptabilité