Assistant administratif

il y a 1 semaine

Paris Vaugirard, Île-de-France Institut Pasteur Temps plein
Métier

Pilotage - Technicien Supérieur administratif (Pilotage)

Intitulé du poste

Assistant administratif - Plateformes technologies H/F/X

Missions/Activités

L'Institut Pasteur conduit des recherches biomédicales de pointe et avant-gardistes depuis plus de 130 ans.

Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent pour répondre aux ambitions de l'Institut Pasteur.

Rattaché à la Direction de la Technologie, l'assistant administratif assurera le support de plusieurs équipes, en particulier 4 plateformes technologiques du C2RT (Centre de Ressources et Recherches Technologiques) : PF3PR, PFBMI, PF Cristallographie et PFIA.

Activités :

  • Accompagner les responsables dans leurs activités et gérer les tâches administratives du quotidien
  • Etre le relais d'information au sein du service
  • Gérer les plannings, le courrier, la messagerie et les appels téléphoniques
  • Relire et mettre en forme des documents
  • Mettre à jour les pages web
  • Organiser les réunions
  • Rédiger les compte rendus de réunion, suivre les actions à mener
  • Organiser et gérer les missions et les déplacements
  • Mettre à jour les listes de diffusion
  • Gérer les notes de frais
  • Participer à l'organisation d'évènements (séminaires, retraites, réunions annuelles, cours...)
  • Participer à l'instruction des dossiers RH (demande de recrutement, de stages)
  • Prendre en charge l'accueil des visiteurs, des chercheurs, des nouveaux entrants (stagiaires, CDD, CDI), les accompagner dans leurs démarches administratives (visa, titre de séjour..), être un support à la bonne intégration des différentes nationalités étrangères accueillies
  • Préparer et suivre le budget de l'entité et/ou des projets
  • Passer des commandes, assurer le suivi
  • Facturer des prestations de service
  • Contribuer à la gestion documentaire dans la démarche qualité ISO 9001 (parcours d'intégration et d'habilitation pour chaque nouvel arrivant dans les entités certifiées)

Activités communes au Pôle administratif :

Participer aux actions transverses (organisation d'évènements par exemple, travail collectif sur le suivi des contributions des plateformes aux avancées de la recherche pasteurienne dans les publications)

Profil

Profil :

Formation de type BTS Assistant manager ou bac +2 de type gestion administrative ou apparenté, vous avez une expérience réussie sur une fonction similaire

  • Maîtrise des outils informatiques et de bureautique classique (Word, Outlook, Excel, Teams...) et bonne capacité pour apprendre les outils internes (Concur, Easyfact, Endnote, SAP, Sharepoint, site web...)
  • Bonne communication écrite et orale (maîtrise de la prise de note et de l'orthographe).

Aptitudes personnelles :

  • Capacité à travailler en équipe
  • Sens du service, écoute active
  • Capacité d'adaptation et de flexibilité
  • Rigueur et réactivité
  • Proactivité
  • Compétences en organisation et gestion du temps (gestion des priorités).

Vos conditions et environnement de travail :

Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport

Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias

Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus)

Type de contrat

Contrat à durée déterminée

Durée du contrat

intérim 3 mois

Temps de travail

Temps plein

Travail le we

Non

Astreintes

Non

Déplacements

Pas de déplacements

Critères candidat
Niveau d'années d'expérience souhaitée

3 à 5 ans

Niveau d'étude souhaité

Bac + 2

Diplôme souhaité

Bac+2

Filière souhaitée

Assistanat

Certification ou habilitation requise

Aucune

Compétences linguistiques

Anglais (B2 - Opérationnel)

Localisation du poste
Localisation du poste

France, Paris

Lieu

Paris 15ème - Métro Pasteur

Demandeur
Poste à pourvoir le

05/01/2026

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