Secrétaire de direction

L'AEDE, engagée auprès des personnes et adultes en situation de handicap mental et psychique, employant 980 salariés et gérant 29 établissements et services médico-sociaux, recrute pour la Résidence de l'Amandier, regroupant un foyer de vie et des logements diffus :

Un(e) secrétaire de direction en CDI temps plein à compter du 1er mars 2026.

La Résidence de l'Amandier accompagne des adultes en situation de handicap psychique, qui ne sont pas en mesure d'exercer une activité professionnelle et d'accéder à un logement autonome, à court terme.

Le Foyer de vie propose 55 places réparties selon différentes modalités.

40 places sur le foyer : 26 chambres, 4 studios, 5 places en accueil de jour et 4 chambres et 1 studio, en accueil séquentiel ou temporaire.

15 places de logements diffus, en cœur de ville et à quelques minutes à pied du foyer et de la gare RER B de Drancy : 5 studios dans un petit immeuble et dix chambres dans deux maisons partagées.

Le projet particulièrement innovant en termes d'accueil, d'accompagnement et d'architecture a été construit avec des acteurs de l'ESMS, du sanitaire et des représentants des familles (UNAFAM). L'accueil a débuté en avril 2023 dans les maisons partagées.

Notamment, vous aurez pour mission d'assister et soutenir la direction de l'établissement et son équipe pour tous les aspects matériels, logistiques, organisationnels et administratifs afin de :

· Optimiser la gestion des activités de la direction d'établissement avec le soutien du/des technicien(s) administratif(s).

· Organiser et faciliter la circulation des informations internes comme externes.

· Assurer la communication avec les équipes de terrain pour faciliter l'application et le suivi des procédures relatives aux salariés et à la prise en charge des résidents.

Vous êtes garant(e) du respect des règles de confidentialité et le secret professionnel des données auquel vous avez accès.

Véritable interface entre la direction, l'équipe, les résidents, les familles, les partenaires et intervenants extérieurs, vous aurez pour mission d'assister et soutenir le directeur adjoint d'établissement pour tous les aspects matériels, logistiques, organisationnels et administratifs de la vie de la Direction :

· Accueil physique et téléphonique,

· Gestion des dossiers du personnel (constitution et mise à jour du dossier, suivi des visites médicales, mutuelle),

· Facturation des frais de séjours et suivi,

· Organisation des accueils temporaires hors établissement,

· Rédaction, suivi et mises en page des écrits professionnels de l'équipe pluridisciplinaire en lien avec le dossier de l'usager,

· Suivi et codification des absences sur le logiciel de planning (Octime),

· Suivi des contrats CDD du personnel,

· Gestion des stocks et commande des fournitures,

· Gestion administrative du parc automobile,

· Suivi de la maintenance informatique,

· Rédaction des courriers institutionnels,

· Rédaction des compte rendus de réunion,

· Rédaction de différents bilans : Bilan social, Bilan CSSCT, mise à jour DUERP en lien avec la direction,

· Organiser et faciliter la circulation des informations internes comme externes ;

· Assurer l'interface avec les équipes de terrain pour faciliter l'application et le suivi des procédures.

· Gestion des arrêts de travail en lien avec la CPAM et la prévoyance Collecteam

· Lien avec la technicienne administrative

Vous êtes titulaire a minima du baccalauréat et d'une expérience professionnelle dans un emploi de secrétariat. Idéalement vous justifiez d'une bonne connaissance du secteur sanitaire, social et médicosocial.

Ce poste nécessite d'être organisé(e) et méthodique. Connaissances générales et techniques concernant les travaux administratifs et de secrétariat.

Le bon relationnel avec les personnes en situation de handicap est indispensable dans un esprit de convivialité au sein du foyer.

Savoir gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes des différents interlocuteurs.

Poste situé à Drancy, proche du RER B.