Chargé administratif H/F

Le Département des Yvelines, avec plus de 4000 collaborateurs, est un acteur majeur de proximité auprès des Yvelinois.

Il s'engage chaque jour pour apporter une réponse aux enjeux territoriaux, dans de nombreux domaines, parmi lesquels l'action sociale, l'enfance, l'insertion, le développement et l'aménagement du territoire, l'éducation, la culture ou encore la jeunesse.

Les missions assurées par le Département sont au coeur des préoccupations des yvelinois et contribuent à leur qualité de vie, au développement et rayonnement du territoire.

En réponse à ces enjeux, le Département s'inscrit dans une réelle dynamique de modernisation qui s'illustre notamment à travers des projets ambitieux et innovants.

Le
Département des Yvelines
mène une
politique d'aménagement culturel du territoire
, visant à renforcer l'impact des
actions culturelles
en comblant les manques identifiés localement.

Plutôt que de multiplier les initiatives, il agit en complémentarité avec les autres acteurs publics, en cohérence avec ses politiques de solidarité.

Le
service Culture
oeuvre pour une offre culturelle équitable et accessible, adaptée aux spécificités des territoires.

Rôle du poste dans l'articulation du service et l'atteinte de ses objectifs
Ce poste occupe un
rôle central
en assurant le
suivi administratif et financier du service
, garantissant la conformité des procédures et la fiabilité des données. Elle fait le lien avec les directions supports, tout en soutenant l'équipe dans l'organisation interne et la logistique des projets. Actrice clé du traitement des aides culturelles, elle contribue au bon fonctionnement quotidien du service dans une logique d'efficacité et de service public.

Missions
Suivi administratif et financier

• Préparer et mettre en forme
  des courriers, notes, notifications, éléments de langage.
• Gérer
  les parapheurs physiques et numériques, assurer leur traçabilité et relancer les validations si besoin.
• Suivre
  l'intégration des délibérations dans Airs Délib et les engagements dans GDA ;
  veiller
  à la cohérence des données budgétaires avec les référents métiers.
• Participer
  aux réunions budgétaires avec le chef de service, contribuer à la complétude des tableaux de pilotage (subventions, bilans, etc.).
• Assurer
  le classement, l'archivage et la sauvegarde des documents (conventions, notes internes…).

Interface et coordination

• Être le point d'entrée du service pour les questions administratives, juridiques, RH ou financières.
• Assurer la liaison active avec les directions supports (DAJA, DSI, DF, RH) : demandes spécifiques, recherche de solutions, coordination des réponses.
• Réceptionner, répartir et suivre les sollicitations entrantes (mails, courriers, appels).

Appui opérationnel et organisationnel

• Assister
  les chargés de projets ou d'événements sur des tâches administratives (recherche, relances, prise de rendez-vous, MAJ de tableaux, devis, …).
• Participer
  à l'organisation logistique et humaine du service (réunions, ordres de missions, planning d'accueil nouvel arrivant…).
• Rédiger
  des comptes rendus des réunions de service,
  assurer
  la bonne circulation de l'information au sein de l'équipe.

Contribution aux dispositifs d'aide

• Suivre
  administrativement les demandes de subventions (vérification des pièces, conformité, instruction dans les outils).
• Assurer
  le suivi post-attribution : notifications, conventions, mise en paiement.
• Participer
  à l'organisation des comités de sélection ou jurys (convocations, préparation, logistique).

Travail transversal

• Renfort ponctuel
  possible auprès des autres chargées administratives de la DCTS (augmentation de l'activité, congés, …).

Nb d'années d'expérience min. requis :

Minimum 5 ans

Niveau de diplôme requis

Bac +2.

Formation (diplômes, certifications, agréments...):

• Bac+2 minimum (BTS, DUT ou équivalent).
• Expérience dans une collectivité ou une structure publique appréciée, idéalement en environnement culturel ou transversal.

Savoir-faire :

• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams).
• Bonne connaissance des circuits administratifs et de la chaîne de validation institutionnelle.
• Connaissance des procédures de subventions et des documents associés souhaitée.
• Rigueur et fiabilité.
• Prise d'initiative.
• Capacité d'anticipation.
• Aisance orale et rédactionnelle, sens de la synthèse.

Savoir-être :

• Très bon relationnel, sens du service et de la collaboration.
• Autonomie, sens de l'organisation, discrétion professionnelle.
• Réactivité, capacité à gérer les imprévus avec méthode.

AUTRES INFORMATIONS :

• Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI).