secretaire de direction

L'Association Foyer Marie-Madeleine est un centre parental qui œuvre dans le champ de la protection de l'enfance à travers plusieurs dispositifs, accueillant des mères, pères et enfants dans le cadre d'un accompagnement éducatif et parental.

Dans un contexte de réorganisation et de transformation, la direction recherche un(e) secrétaire de direction rigoureux(se), autonome et doté(e) d'un excellent sens de la discrétion, pour appuyer la gestion administrative et le pilotage institutionnel.

Missions principales

Sous la responsabilité directe de la direction, vous assurez :

1. Secrétariat général et institutionnel

2. Gestion de l'agenda de direction, organisation des réunions et rédaction des comptes rendus ;

3. Préparation et suivi des dossiers présentés au Conseil d'Administration, CSE, financeurs, etc. ;

4. Rédaction, mise en forme et diffusion des courriers, notes internes et documents officiels ;

5. Classement, archivage et mise à jour des documents institutionnels (procédures, projets, conventions, etc.).

6. Suivi administratif et logistique

7. Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs externes (partenaires, autorités, fournisseurs) ;

8. Commandes et suivi du matériel administratif et logistique ;

9. Gestion du courrier entrant/sortant et des parapheurs ;

10. Appui à la coordination des services (plannings, convocations, déplacements, etc.).

11. Appui à la gestion RH et financière

12. Suivi des dossiers du personnel en lien avec la direction et la comptabilité (absences, congés, visites médicales, etc.) ;

13. Appui à la préparation des éléments de paie (heures, primes, attestations) ;

14. Participation à la mise à jour des tableaux de bord et indicateurs institutionnels.

Profil recherché

• Formation en secrétariat, gestion ou assistanat de direction (Bac +2 souhaité) ;

• Expérience confirmée dans un poste similaire, opérationnel rapidement, idéalement en structure médico-sociale ou associative ;

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et du français écrit ;

• Discrétion, sens de la confidentialité et de la hiérarchie ;

• Rigueur, polyvalence et capacité d'adaptation à un environnement en évolution ;

• Goût du travail d'équipe et sens du service public.

Conditions

• Rémunération : selon la convention collective du 15 mars 1966 (coefficient selon diplôme et expérience) + reprise d'ancienneté.

• Avantages : Congés supplémentaires, mutuelle, restauration sur place possible, cadre de travail bienveillant et engagé

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 20 790,00€ à 30 000,00€ par an

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel