Gestionnaire administratif H/F

Commune en plein essor située à 11km du centre de paris, desservie par de nombreux réseaux de transports, la ville de Stains est membre de l'établissement public territorial Plaine Commune.

Collectivité aux valeurs humaines, attractive et conviviale, reconnue pour sa richesse faite de diversité et de mixité, Stains rayonne par son dynamisme et ses projets porteurs d'innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques.

Comptant aujourd'hui près de 40000 habitants, près de 1000 agents s'attachent quotidiennement à offrir un service public de proximité performant et de qualité à l'ensemble des Stanois.

Sous la responsabilité de la coordination du pôle, le/la gestionnaire participe à la mise en œuvre opérationnelle des actions de communication interne et externe, ainsi qu'à l'organisation logistique et administrative des événements du pôle.

Il/elle veille à la bonne coordination des prestataires, au suivi budgétaire des actions, et à la production des supports de communication en lien avec les responsables de projets.

Missions principales :

Gestion administrative et communication du pôle

- Gérer l'assistanat de la direction

- Assurer l'organisation de l'agenda

- Gérer le calendrier des instances et initiatives du pôle

- Assurer la préparation et le suivi des dossiers (décisions, délibération,...)

- Gérer l'organisation et rédiger les comptes rendus de réunion de pôle

- Assurer, développer et mettre à jour les outils de suivi de projets du pôle

- Tenue et mise à jour des fichiers prestataires

- Aide à la conception des bilans d'événements (quantitatifs et qualitatifs)

- Assurer l'archivage des services du pôle

- Accueil physique et téléphonique du pôle

Gestion budgétaire et RH

- Participer au suivi budgétaire des services du pôle (dépenses et recettes)

- Gérer les commandes de fournitures et demandes diverses des services

- Gérer la relation avec les fournisseurs

- Réaliser les bons de commande, engagements et liquidations de facture des services

- Gérer les plannings et le suivi du temps de travail (absences, congés, CET,…)

- Centraliser et transmettre aux services de la DRH : demande de formation, recrutement, état de paie, rapport de renouvellement,...

- Assurer la transmission des informations relatives à l'offre de formation de la collectivité

⬥Compétences requises :

- Maîtriser l'outil bureautique et les logiciels métier (AirDélib, Ciril Finances, Ixbus) - Bonnes connaissances de l'organisation de la Collectivité

- Maîtriser les règles et procédures administratives (RH, finances, juridique et commande publique,..)

⬥Qualités et aptitudes requises :

- Disposer de capacités rédactionnelles et relationnelles

- Disposer de capacités organisationnelles

- Savoir prendre des initiatives et être force de proposition

- Etre capable de travailler en autonomie et en équipe

- Savoir rendre compte, organiser et définir les priorités

- Réactivité

- Etre capable de gérer des informations confidentielles

- Appétence pour le numérique et connaissance des outils de création numériques souhaités

• 37 heures hebdomadaires
• 25 congés annuels
• 12 RTT et jours de fractionnement possible
• Parc de vélos électriques à disposition du personnel communal
• Politique de formation ambitieuse ; Ecole de formation interne
• CASC : Comité d'Action Sociale et Culturelle (loisirs à prix attractifs, participation à l'abonnement de salle de sport, bon de rentrée scolaire, bons d'achat de noël etc.)
• Participation aux prestations sociales
• Temps conviviaux (vœux du Maire au personnel, olympiades du personnel etc.)
• Facilités de stationnement
• Offre de loisirs pour le personnel communal (activités sportives, culturelles, bien-être...)