Assistant de département F.H H/F

Organisée autour de 5 campus stéphanois et d'un campus roannais, l'Université Jean Monnet (UJM) accueille près de étudiants et 1 500 personnels. L'UJM affirme son identité pluridisciplinaire et propose une offre de formation initiale, continue, en alternance, de niveau bac+3, bac+5 et doctorat.

Le poste à pourvoir est situé sur le campus de la Métare et la personne sera affectée à l'IUT de Saint-Etienne.

POSITIONNEMENT

La personne recrutée est placée sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif en étroite collaboration avec le chef de département.

MISSION PRINCIPALE : Secrétariat administratif et pédagogique du département Mesures Physiques (MP) – Gestion Vie étudiante

ACTIVITES :

1/ Assurer le secrétariat du département en lien avec la secrétaire en place :

• Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique)
• Gérer les services d'enseignement des enseignants permanents et non permanents (logiciel OSE). Informer les enseignants et gérer les situations particulières. Assurer la gestion des dossiers des personnels vacataires du département
• Informer et veiller à l'application de la règlementation, des directives et consignes
• Assurer la gestion du budget affecté au département (faire les demandes d'achat, suivre les commandes, réceptionner et contrôler des livraisons, gérer les déplacements)
• Organiser les réceptions et autres manifestations liées à la formation (JPO, soutenances diverses, organisations des entretiens de recrutement le cas échéant…)
• Organiser les courriers et mailings, gérer l'affichage des informations
• Classer et archiver tous les documents
• Gérer la scolarité de parcours de formation en lien avec l'équipe pédagogique et les partenaires extérieurs :

o Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou des alternant

o Participer à l'élaboration des emplois du temps et suivre leurs modifications (logiciel ADE)

o Vérifier la disponibilité des salles et du matériel pédagogique

o Organiser la partie administrative des devoirs surveillés

o Participer à l'organisation des jurys du département…

o Établir, si besoin, les statistiques liées au suivi des groupes d'étudiants

o Suivre l'assiduité des étudiants et/ou des alternants (gestion des absences, établissement des fiches de présence, suivi des justificatifs…)

o Saisir les notes des étudiants et/ou des stagiaires

Ce poste est un poste clé du département, la personne recrutée intervient dans l'accueil et les relations avec les vacataires et les partenaires le cas échéant.

2/ 20% du temps de la personne recrutée est basé à la direction sur une mission transverse relative à la vie étudiante (relations avec les BDE, gestion des formations…) et communication interne (mise à jour de document de communication type album des personnels…)

• Savoirs

Connaitre la réglementation relative à la scolarité dans l'enseignement supérieur

Maîtriser les techniques d'accueil et les techniques de communication orales et écrites,

Connaitre les techniques de gestion administrative

Maitriser les logiciels bureautiques (excel, word…)

Connaitre si possible des logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité, des emplois du temps, des services d'enseignement, à la plate-forme pédagogique. (APOGEE, SCODOC, ADE, e_candidat, Ose, Parcoursup, Studéa, Career center…)

Connaitre l'organisation et le fonctionnement de la structure

• Savoir faire

Savoir communiquer à l'oral et à l'écrit

Savoir travailler en équipe

Savoir analyser et gérer les demandes d'informations

Savoir appliquer la réglementation des domaines FI/FC

Savoir hiérarchiser les informations et les priorités, respecter les calendriers.

Savoir accueillir le public en toutes circonstances.

Savoir mettre en œuvre les consignes données

Savoir rédiger un courrier, une note ou un compte-rendu de réunion

Savoir organiser et gérer un système de classement

Savoir rendre compte

• Savoir être

Sens du contact et qualité d'écoute

Sens du travail en équipe

Être capable de s'adapter au contexte et à ses interlocuteurs

Rigueur et clarté en tenue de documents administratifs

Bon relationnel et esprit d'équipe

Discrétion

Respect de l'usager

Faire preuve de polyvalence et de disponibilité