Chargée de gestion administrative, financière et de projets

Au sein du Secrétariat Général du Fonds pour le Progrès Humain, le Chargé(e) de gestion administrative, financière et PMO sera en charge :

1. Gestion administrative, financière et conformité

• Assurer le suivi administratif et financier du Fonds, en lien avec les équipes Finance et Contrôle de gestion.
• Contribuer à la définition, la formalisation et l'amélioration des processus de gestion des fournisseurs.
• Veiller à la conformité réglementaire des opérations (conventions, contrats, attestations fiscales, pièces justificatives).
• Préparer les éléments nécessaires dans le cadre des contrôles et audits internes ou externes.
• Mettre en place et au déploiement des outils dédiés (ex. OPAL), maintenir un espace de gestion électronique de documents (par exemple SharePoint) pour centraliser et organiser les documents clés.

2. Gouvernance Partenaires/Fournisseurs et optimisation des processus

• Définir, formaliser et améliorer en continu les processus de gestion des fournisseurs (référencement, contractualisation, suivi).
• Assurer le rôle d'interlocuteur(rice) opérationnel(le) des équipes Procurement et des fonctions support (Juridique, Conformité, etc.).
• Contribuer aux processus de due diligence fournisseurs (conformité, gestion des risques).
• Vérifier l'existence, la complétude et l'actualisation des conventions et contrats fournisseurs.
• Mettre en place des outils et indicateurs pour suivre les engagements, afin d'optimiser les processus de contrôle de gestion.

3. Administration du Grand Management System (GMS) et gouvernance des outils métiers

• Contribuer au choix, à l'évolution et à l'appropriation des outils métiers (gestion fournisseurs, suivi budgétaire, reporting, gestion électronique de documents), et assurer le support en lien avec la DSI.
• Assurer l'administration fonctionnelle du GMS du Fonds (paramétrage des champs, formulaires, vues, rapports de base).
• Recueillir et formaliser les besoins métiers des équipes (mécénat, opérations, communication) pour les partager avec la DSI en vue de leur implémentation fonctionnelle.
• Briefer la DSI sur les évolutions à apporter à la plateforme (mise en avant des programmes, parcours, automatisations).
• Veiller à la qualité, à l'intégrité et à la mise à jour des données dans la plateforme de gestion.
• Mettre en place des outils de reporting (type power BI)

En fonction des besoins et de l'activité, il pourra également être demandé les tâches complémentaires suivantes :

4. PMO et coordination transversale des opérations du Fonds

• Préparer les réunions et instances clés (ordres du jour, supports, documents de référence).
• Rédiger et diffuser les comptes rendus, formaliser les décisions et plans d'actions, et en assurer le suivi.
• Concevoir et maintenir des modèles de documents communs (fiches projet, trames de comptes rendus, modèles de reporting).
• Harmoniser les pratiques de pilotage des projets.
• Centraliser, consolider et synthétiser les informations sur les projets et programmes (avancement, résultats, indicateurs d'impact).

5. Support aux projets de communication et valorisation des programmes

• Se tenir informé(e) des plans et temps forts de communication du Fonds.
• Apporter un soutien opérationnel à la responsable communication et à la responsable évènementielle dans le pilotage des projets (planning, coordination, suivi).
• Fournir les données factuelles nécessaires à la communication (bilans, chiffres clés, indicateurs d'impact, éléments de reporting).
• Veiller à la cohérence entre le reporting des projets dans le GMS, les bilans d'activité et la valorisation des programmes en interne et en externe.

• Expérience significative en gestion administrative, financière et ou gestion de projets (PMO)
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à coordonner plusieurs activités transversales
• Connaissance approfondie des outils de gestion (ERP, GMS, gestion électronique de documents, SharePoint)
• Rigueur, sens de l'analyse et capacité à assurer la conformité réglementaire.
• Aptitude à travailler en équipe avec des partenaires internes et externes (Procurement, Juridique, DSI)
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des indicateurs de suivi de performance
• Forte capacité de communication écrite et orale pour préparer et diffuser des supports de réunion, comptes rendus et reporting
• Sens de l'engagement, proactivité et capacité à évoluer dans un environnement dynamique et international (Maitrise de l'Anglais obligatoire sur le poste).
• Diplôme supérieur en gestion, administration, finance ou domaine connexe, avec une expérience pertinente souhaitée
• Une connaissance ou première expérience dans le domaine de la Philanthropie ou au sein d'une fondation est un plus.

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