Assistant/e administratif/ve

Join EDQM as an Administrative Assistant

About us

At the European Directorate for the Quality of Medicines & HealthCare (EDQM), over 400 staff members, representing more than 30 nationalities and dozens of professions, work together for better health for all. Through close collaboration with a global network of stakeholders and around 2000 experts covering a wide range of scientific disciplines, EDQM teams carry out numerous activities, all contributing to public health protection.

Your team

The team within which you will work, the Quality Section of the Substances of Human Origin (SoHO) Division, is part of the Intergovernmental Committees and Networks Department (ICND) and is based in Strasbourg.

Your tasks

• Provide administrative support to working groups and the implementation of study programmes, liaising with experts and national authorities.

• Format standard correspondence with experts, check translations and documents, prepare their distribution/publication and ensure filing and archiving.

• Assist with the practical organisation of meetings (on-site or remote), events such as symposia, audits, consultations or training sessions.

• Assist in the preparation of missions for the staff members concerned.

• Keep expert records up to date with contact details, CVs and declarations of interest.

• Liaise with other departments involved in preparing documents for publication and updating web pages.

• Process and follow up on production or purchasing requests related to the provision of samples or services as part of interlaboratory studies.

What we expect

• Organised, adaptable, service-oriented and a true team player

• Proficiency in Office 365

• Excellent command of English or French and good knowledge of the other language.

• Nationality of one of the 46 member states of the Council of Europe

What we offer

• Contract type: fixed-term contract (replacement of a maternity leave, 6 months max.)

• Location: Strasbourg

• Salary: 3 285 € (grade B1) or 3743 € (grade B2) per month (gross)

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À propos de nous

À la Direction européenne de la qualité du médicament & soins de santé (EDQM), plus de 400 membres du personnel, représentant plus de 30 nationalités et des dizaines de professions, travaillent ensemble pour une meilleure santé pour tout le monde. Grâce à leur étroite collaboration avec un réseau mondial de parties intéressées et d'environ 2 000 expert·es couvrant des disciplines scientifiques très variées, les équipes de l'EDQM mènent de nombreuses activités, qui contribuent toutes à la protection de la santé publique.

Votre équipe

L'équipe dans laquelle vous travaillerez, la Section Qualité de la Division Substances d'origine humaine (SoHO), appartient au Service des Comités intergouvernementaux et réseaux (ICND). Elle est basée à Strasbourg.

Vos tâches

• Apporter une assistance administrative aux groupes de travail et à la mise en œuvre des programmes d'études, en collaboration avec des expertes et experts et les Autorités nationales

• Mettre en forme la correspondance standard avec les expertes et experts, vérifier des traductions et assurer la conformité éditoriale de différents documents, en préparer la distribution/publication et en assurer le classement et l'archivage

• Aider à l'organisation pratique de réunions (sur site ou à distance) et d'événements, tels que des symposiums, des audits, des consultations ou des formations

• Aider à la préparation des missions des membres du personnel concerné·es

• Tenir à jour les dossiers des expertes et experts (coordonnées, CV et déclarations d'intérêts)

• Assurer la liaison avec les autres services impliqués dans la préparation des documents pour publication et dans la mise à jour des pages web

• Traiter et suivre les demandes de production ou d'achat liées à la fourniture d'échantillons ou de services dans le cadre des études interlaboratoires

Ce que nous attendons de vous

• Organisation, adaptabilité, sens du service et véritable esprit d'équipe

• Maîtrise d'Office 365

• Excellente maîtrise du français ou de l'anglais et bonne connaissance de l'autre langue

• Nationalité d'un des 46 États membres du Conseil de l'Europe

Ce que nous proposons

• Type de contrat : contrat à durée déterminée ( remplacement de congé maternité, 6 mois max)

• Lieu : Strasbourg

• Salaire : 3 285 € (grade B1) ou 3 743 € (grade B2) par mois (brut)