Executive Assistant

il y a 6 jours

NeuillysurSeine, Île-de-France IFF Temps plein

Job Summary

IFF est un leader mondial dans les domaines des arômes, parfums, ingrédients alimentaires et sciences de la santé et de la vie. Nous proposons des innovations durables qui valorisent les produits du quotidien.

En tant qu'Executive Assistant de notre VP, Head of Fine Fragrance Europe, vous aurez pour mission d'accompagner dans les activités quotidiennes dans un esprit de service et de proactivité vis-à-vis de l'ensemble des interlocuteurs, internes et externes, et dans le respect des valeurs promues au sein d'IFF.

Le/la titulaire mènera ses missions avec autonomie et responsabilité afin d'assurer une permanence de la direction et de l'activité au regard des interlocuteurs internes et externes.

Le poste est à pourvoir en CDI et sera basé à Neuilly sur Seine.

Missions principales :

Missions de secrétariat et d'assistanat :

  • Gestion de l'agenda et accompagnement à l'anticipation des différentes échéances

  • Organisation des déplacements en France et à l'étranger

  • Organisation et préparation de réunions

  • Prise de rendez-vous avec les clients

  • Mise à jour et diffusion du calendrier comportant toutes les échéances et le planning des équipes

Vie d'équipe :

  • Contribution à l'organisation des séminaires et autres événements/réunions liés à la vie de l'équipe

  • Accueil des visiteurs

  • Onboarding des nouveaux arrivants

  • Être en lien étroit avec d'autres Executive Assistant de la division Scent  

Suivi administratif et budgétaire :

  • Gestion des notes de frais

  • Suivi des NDA à approuver

Profil recherché :

  • Expérience d'environ 5 à 8 ans en Assistanat de direction

  • Discrétion et sens de la confidentialité

  • Sens du service, adaptabilité et souplesse

  • Gestion des priorités, respect des délais, rigueur et organisation

  • Sens des initiatives, proactivité

  • Qualités de communication orales et écrites

  • Curiosité, ouverture d'esprit

  • Un anglais courant est nécessaire

We are a global leader in taste, scent, and nutrition, offering our customers a broader range of natural solutions and accelerating our growth strategy. At IFF, we believe that your uniqueness unleashes our potential. We value the diverse mosaic of the ethnicity, national origin, race, age, sex, or veteran status. We strive for an inclusive workplace that allows each of our colleagues to bring their authentic self to work regardless of their religion, gender identity & expression, sexual orientation, or disability.

Visit to learn more

  • Executive Assistant

    il y a 6 jours

    Neuilly-sur-Seine, Île-de-France IFF Temps plein

    Job SummaryIFF est un leader mondial dans les domaines des arômes, parfums, ingrédients alimentaires et sciences de la santé et de la vie. Nous proposons des innovations durables qui valorisent les produits du quotidien.En tant qu'Executive Assistant de notreVP, Head of Fine Fragrance Europe, vous aurez pour mission d'accompagner dans les activités...

  • CDD 12 mois Executive assistant

    il y a 2 semaines

    Gif-sur-Yvette, Île-de-France Servier France Temps plein

    Date de parution: 7 nov. 2025Ville: GIF-SUR-YVETTEPays/Région: FRType de contrat: CDDN° offre: 9784CDD 12 mois Executive assistant (H/F)Nous sommes un groupe pharmaceutique à dimension humaine, international et indépendant, gouverné par une Fondation. Notre modèle, singulier, fait notre fierté mais, surtout, nous permet de servir pleinement notre...

  • Assistant Administratif H/F

    il y a 1 semaine

    Ivry-sur-Seine, Île-de-France Talents Groupe Temps plein

    Présentation de la société Talents Supply recrute de manière spécialisée sur les métiers de la logistique, des achats et de la supply chain mais aussi sur de l'ADV et de l'Assistanat commercial.Suivez-nous pour être au courant de nos opportunités. Nous recrutons pour tous types d'entreprises.Description Rejoignez un groupe international spécialisé...

  • Executive Assistant

    il y a 12 heures

    Neuilly-sur-Seine, France International Flavors & Fragrances Temps plein

    It's an exciting time of growth for IFF, we’re inviting a dedicated and results driven individual to join us as Executive Assistant. The Executive Assistant will provide secretarial and administrative support for “Executive Team (EC).” **Your Focus** As Executive Assistant, you will handle complex meeting agenda and calendar management of ___. In...

  • Executive Assistant

    il y a 1 semaine

    Neuilly-sur-Seine, France Parfums Christian Dior Temps plein

    **Position**: - LVMH Beauty Tech is the IT / IS team dedicated to LVMH’s Beauty Division. We are 1000+ experts in 27 countries to build, support and operate solutions that provide innovation and business value to each LVMH Beauty Maisons, such as Parfums Christian Dior, Guerlain, Loewe, Benefit, etc._ - We provide new technical and innovative solutions,...

  • Executive Assistant, DC

    il y a 4 jours

    Neuilly-sur-Seine, France Sephora USA, Inc Temps plein

    At Sephora, the Executive Assistant provides proactive and energetic support to site GMs by independently handling crucial administrative tasks to contribute to the overall successful day to day operations of the distribution center. This position requires a genuine passion for providing highly quality support with a “no task is too big or too small”...

  • Executive Assistant Anglais Bilingue H/F

    il y a 1 jour

    Neuilly-sur-Seine, France Page Personnel Temps plein

    Rattaché(e) à la DRH Groupe, vous occuperez un poste stratégique à double casquette, combinant des missions d'assistanat de direction et de communication interne, avec une forte dimension internationale. Vos principales missions seront les suivantes : Gestion d'un agenda complexe et organisation des déplacements, Organisation de réunions et rédaction...

  • Executive Assistant to GM

    il y a 4 jours

    Neuilly-sur-Seine, France Sephora USA, Inc Temps plein

    A leading beauty retailer in Neuilly-sur-Seine is seeking an Executive Assistant to support the General Manager of their Distribution Center. This role involves managing complex calendars, coordinating logistics for meetings, and ensuring compliance with financial processes. The ideal candidate will have 3-5+ years of administrative experience and...

  • Cdi - Assistante de Direction RH Monde (F/H)/x)

    il y a 1 semaine

    Neuilly-sur-Seine, France Sephora Temps plein

    At Sephora we inspire our customers, empower our teams, and help them become the best versions of themselves. We create an environment where people are valued, and differences are celebrated. Every day, our teams across the world bring to life our purpose and values. **The opportunity**: The _Global HR Assistant_ will report to the _Global VP Talent,...

  • Personal Assistant to HR Director

    il y a 3 jours

    Neuilly-sur-Seine, France Uriage Temps plein

    Description du poste Intitulé du poste Personal Assistant to HR Director & Internal Communication H / F Contrat CDD Durée du contrat 8 mois Description de la mission Laboratoire Français spécialisé en dermo-cosmétique, les Laboratoires Dermatologiques d'Uriage distribuent leurs produits depuis plus de 30 ans en pharmacie et parapharmacie en France et...

  • Assistant Administratif H/F

    il y a 2 semaines

    Ivry-sur-Seine, France Talents Supply Temps plein

    Rejoignez un groupe international spécialisé dans la fabrication et la distribution de produits de boulangerie, reconnu sur les marchés GMS et Food Service. Avec plus de 3 000 collaborateurs dans le monde, l'entreprise évolue dans un secteur en pleine expansion offrant de véritables perspectives de croissance. Dans le cadre d'un surcroît d'activité,...

  • Team Leader Executive Assistant

    il y a 1 semaine

    Villebon-sur-Yvette, France Pharmélis Temps plein

    Descriptif du poste Vous assurerez l’assistanat du directeur de la Business Unit Service et vous managerez le pôle administratif qui a pour objet de répondre aux besoins de la BU Service. Vous serez principalement chargé(e) des missions suivantes: - Organisation planning et gestion d’agendas - Filtrage des appels, traitement du courrier -...

  • Executive PA to HR Director

    il y a 3 jours

    Neuilly-sur-Seine, France Uriage Temps plein

    Une entreprise de cosmétique recherche un(e) Assistant(e) Personnel(le) à la Directrice RH pour une durée de 8 mois. Le candidat idéal devra avoir de solides compétences en organisation et communication, ainsi qu'une expérience dans un environnement international. Les missions incluent la gestion de l'agenda, l'organisation des événements internes et...