Responsable pôle Moyens internes

En tant que responsable du pôle
Moyens internes
, vous organisez et coordonnez les activités de votre périmètre et managez l'équipe associée. Plus précisément, vous êtes chargé.e de :

Manager le pôle :

• Vous managez et encadrez les 2 agents du pôle, et les accompagnez dans leur montée en compétence.
• Vous interrogez et améliorez l'organisation du service dans sa globalité, en proposant et mettant en place des plans d'action d'amélioration notamment sur la qualité du service rendu et sur la relation aux usagers.
• Vous gérez le budget du service, les contrats de fourniture et de services nécessaires à la mise en œuvre des missions du service et et la relation avec les fournisseurs.

Gérer l'activité du courrier :

• Vous êtes le/la garant.e du bon fonctionnement du service courrier, de la bonne réception et de la transmission efficiente des courriers et du respect d'un délai acceptable. Vous organisez la réception, la distribution et le traitement du courrier sous formats papier et numérique. Vous veillez également au respect du circuit que doivent suivre les courriers sensibles.
• Vous administrez fonctionnellement le logiciel de traitement du courrier MEM. Vous en évaluez l'utilisation, l'optimisez et mettez en place les outils de contrôle et de reporting.
• En lien avec le service de la commande publique, vous suivez les contrats avec La Poste et proposez une politique d'optimisation de l'affranchissement et des frais postaux. Vous suivez également les contrats de location et maintenance des machines de mise sous pli, affranchissement, adressage, etc.
• Vous assurez le bon déroulement de la distribution et la réception des parapheurs au siège et dans les services déconcentrés.

Gérer l'activité du protocole :

• Vous êtes l'interlocuteur privilégié pour l'organisation d'évènements internes ou externes, manifestations, cérémonies ou réunion. Vous travaillez en concertation avec le cabinet, la direction de la communication, ou tout autre service à l'incitative. Vous conseillez les organisateurs, listez les élus et invités et énumérez les besoins pour le bon déroulement de l'évènement. Vous recherchez et sélectionnez les lieux, les fournisseurs et traiteurs les mieux adaptés.
• Vous établissez et faites valider le planning des évènements.
• Vous veillez à la mise en place des salles pour les bureaux et conseils communautaires.

Gérer l'activité des moyens généraux :

• Vous organisez la mise à disposition de lieux et moyens aux services et aux élus
  (salle de réunion, badges d'autoroute, café, matériel audio, ordinateur,…).
  Vous organisez également
  la mise à disposition de salles aux tiers extérieurs.
• Vous êtes le/la garant.e de la bonne tenue des salles de réunions et en gérez le planning d'utilisation.
• Vous gérez les adhésions, ou les abonnements et la documentation

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre Annemasse Agglo, c'est profiter de conditions de travail de qualité dans un environnement professionnel stimulant.

L'organisation du temps de travail :
Ce poste a un volume horaire de
36h30/semaine
. Dès votre embauche, vous bénéficiez de
5 semaines de congés
et de
7,5 jours de RTT.

L'organisation du temps de travail est flexible (selon les services) : vous travaillez sur 4 jours, 4 jours et demi, 5 jours selon votre organisation personnelle, avec la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine.

En complément de votre salaire mensuel, vous bénéficiez d'une
indemnité de résidence
, d'un
13e mois
et d'une
prime annuelle
valorisant votre manière de servir et l'atteinte des objectifs.

En tant qu'agent d'Annemasse Agglo, vous profitez de nombreuses prestations sociales

(sous conditions d'ancienneté et selon le type de contrat) :

• Les titres restaurant
• Le remboursement de votre abonnement de transport en commun pour vos trajets domicile-travail à hauteur de 75 %
• Un forfait mobilité durable si vous utilisez un mode de transport alternatif
• La participation à votre protection sociale complémentaire (mutuelle et/ou prévoyance)

Pour vos activités de loisirs, vous apprécierez également :

• les nombreuses prestations sociales du Comité National d'Action Sociale
• les activités et manifestations organisées par l'Amicale du personnel
• les ateliers bien-être (culture et sport) proposés gratuitement aux agents et réalisés dans nos établissements

Ce poste est ouvert en CDD de remplacement de 8 mois, avec possibilité de d'envisager une collaboration plus perenne par la suite.