Gestionnaire administratif scolarité

Référence

Date de début de diffusion

/12/2025

Date de parution

/12/2025

Métier

Pilotage - Technicien Supérieur administratif (Pilotage)

Intitulé du poste

Gestionnaire administratif scolarité - H/F/X

Missions/Activités

Missions principales :
→ Assurer le suivi des dossiers des candidats du mastère spécialisé : informer et orienter les candidats, suivre le recrutement, (suivi candidatures, visas… sur la plateforme),
→ Piloter le planning du mastère, renseigner les outils de suivi, gestion des bourses des élèves, suivi des lignes budgétaires liées au mastère spécialisé
→ Vie du mastère spécialisé (e.g., synthèse des évaluations des enseignements, organisation d'évènements, etc.)
→ Organisation et participation aux réunions structurant la formation (e.g., comités pédagogiques, conseil de perfectionnement, etc.)
→ Formatage du programme et des supports étudiant plannings, invitations des intervenant·es, programmation et pilotage réunion préparatoire , Saisie et suivi des notes de frais, renseignement du tableau de suivi budgétaire,
→ Gestion du bilan d'un cours : programmation et préparation, point budget, archivage, bilan pédagogique...
→ Liens avec le Cnam :
- Transmission des données administratives, réservation des salles, organisation des examens,
- Organisation et pilotage de la pré-rentrée au Cnam et de la pré-rentrée à l'IP (visio) avec les élèves au début de l'année académique, gestion des présentations des intervenant·es et documents pédagogiques de l'ensemble des cours du mastère spécialisées cours Pasteur,
- Organisation des examens pour chaque cours Pasteur et des soutenances des mémoires.
- Réservation d'hébergement et transports pour les intervenant·es des cours dispensés au Cnam et à l'Institut Pasteur et pour les élèves pour le cours dispensé à Rennes (cours IDEA à l'EHESP);
- Accueil : coordination pour les badges, préparation et suivi matériels des salles, démarrage des cours…
→ Accueil des conférencier·es.
→ Organisation d'événements.
→ Gestion des plateformes pédagogiques.
→ Gestion et actualisation du site web, plaquettes, page LinkedIn et réseaux sociaux
→Saisie des séances du programme et mise en ligne pour les cours Pasteur (page Web et plate-forme dédiée). Préparation des questionnaires numérique, extraction des réponses pour les responsables des cours Pasteur. Utilisation des outils administratifs internes à l'institut.

Profil

Profil recherché

→ Maîtrise outils bureautiques (Word, Excel avancé, Messagerie, PowerPoint, Outlook, ADOBE).
→ Aisance avec plateformes pédagogiques, bases de données
→ Compétences en organisation logistique.
→ Organisation du temps sur des fonctions multitâches/multi projets
→ Gestion rigoureuse des dossiers, traçage et archivage
→ Français bonne expression écrite et orale (C2) et anglais (B2 minimum).
→ Prise de parole en public
→ Interaction avec de nombreux·ses interlocuteur·rices
→ Savoir produire des indicateurs
→ Rigueur administrative, autonomie dans la planification, la vérification et la coordination des activités
→ Autonomie, anticipation
→ Prise d'initiative dans le périmètre défini collectivement
→ Gestion des imprévus
→ Esprit de synthèse
→ Aisance relationnelle et sens du service, écoute
→ Disponibilité, adaptabilité
→ Travail en équipe, collaboration active
→ Respect de la confidentialité.

Vos conditions et environnement de travail :

• L'Institut Pasteur s'engage à offrir un environnement de travail inclusif et respectueux. Nous accueillons toutes les candidatures répondant aux critères du poste, en valorisant la diversité sous toutes ses formes et les parcours variés.

• Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus)

• Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées

• Politique de congés très favorable

• Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport

• Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias

• Mutuelle familiale (gratuité conjoints/enfants) et service de santé pour les collaborateurs sur le campus

• Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives sur le campus

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Temps de travail

Temps plein

Travail le we

Non

Déplacements

Pas de déplacements

Critères candidat
Niveau d'années d'expérience souhaitée

3 à 5 ans

Niveau d'étude souhaité

Bac + 3

Certification ou habilitation requise

Aucune

Compétences linguistiques

• Français (C2 - Bilingue)
• Anglais (C1 - Maîtrise)

Localisation du poste

France, Paris

Lieu

Paris 15ème - Métro Pasteur

Poste à pourvoir le

01/02/2026

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