Adjoint administratif

CDD 6 MOIS RENOUVELABLE

Entreprise :

Le Groupe L'Oréal est engagé vis-à-vis des professionnels de la coiffure depuis plus de 115 ans et participe activement à la transformation du secteur de la coiffure et à l'élévation de la profession. À travers la création de REAL Campus by L'Oréal, l'ambition du Groupe est de former les entrepreneurs de la coiffure de demain.

Inaugurée en janvier 2020, REAL Campus by L'Oréal est une école unique en France où les étudiants sont formés aux compétences techniques de la coiffure et aux disciplines pour développer leur esprit entrepreneurial comme le management, la relation client, l'anglais ou encore le digital. Elle décerne, en 3 ans, un Bachelor Entrepreneur de la Coiffure. À ce titre, elle accompagne ses étudiants tout au long de leur parcours, de la formation à l'insertion professionnelle.

Mission :

Sous la responsabilité de sa Responsable, l'Assistante Administrative Formation est le pilier de la gestion administrative des parcours de nos alternants. Elle assure un rôle clé d'interface entre les étudiants, les entreprises partenaires et les organismes financeurs (OPCO), garantissant la fluidité des processus administratifs, la complétude des dossiers et la sécurisation des financements. Elle contribue activement à l'excellence du service rendu aux apprenants et à la bonne gestion financière du campus.

Missions détaillées :

Gestion administrative

Dans ce cadre, et sous la responsabilité de la Directrice Adjointe en charge des partenariats, vous serez amené(e) à assurer plusieurs missions :

• Recueillir, vérifier et s'assurer de la complétude des dossiers administratifs nécessaires à la formalisation des contrats d'apprentissage (CERFA et pièces justificatives).
• Veiller à la conformité des dossiers avec la réglementation en vigueur et les exigences de l'OPCO.
• Déposer et suivre l'enregistrement des contrats d'apprentissage auprès de l'OPCO compétent via les plateformes dédiées (portail OPCO, YPAREO...).

Gestion financière et facturation :

• Établir la facturation des contrats d'apprentissage (frais pédagogiques, frais de premier équipement, reste à charge) auprès des OPCO et/ou des entreprises en respectant les modalités et les échéances définies.
• Assurer le suivi rigoureux des encaissements et des recouvrements.

Reporting et remontées analytiques :

• Collecter et consolider les données relatives à l'activité de formation et de facturation.
• Préparer les remontées analytiques et les tableaux de bord pour le suivi des indicateurs clés (nombre de contrats signés, état des paiements OPCO, etc.).
• Contribuer à l'optimisation des processus administratifs et financiers.

3. Compétences Techniques (Savoir-faire) :

• Maîtrise du logiciel
  YPAREO
  : connaissance approfondie des modules de gestion des dossiers apprenants, contrats d'apprentissage et facturation.
• Maîtrise des outils bureautiques : excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook).
• Capacité d'analyse : pour la gestion des données et la préparation des remontées analytiques.
• Compétences rédactionnelles : qualités rédactionnelles avérées pour la communication écrite.
• La connaissance de la législation de l'alternance serait un plus : maîtrise des dispositifs d'apprentissage, de la réglementation et des règles de prise en charge des OPCO.

4. Qualités Personnelles (Savoir-être) :

• Rigueur et organisation : sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités pour traiter un volume important de dossiers.
• Autonomie et proactivité : capacité à prendre des initiatives et à gérer les missions de manière autonome.
• Esprit d'équipe : aptitude à collaborer efficacement avec les différentes équipes du campus.
• Discrétion et confidentialité : respect des informations sensibles et confidentielles.
• Capacité d'adaptation : facilité à s'adapter aux évolutions réglementaires et aux outils.

5. Profil Recherché / Formation :

• Formation :
  Diplôme Bac+2/3 en Assistanat de Direction, Gestion, Comptabilité, Ressources Humaines, ou formation équivalente.
• Expérience :
  Une première expérience significative (minimum 2 à 3 ans) sur un poste similaire, idéalement au sein d'un Centre de Formation d'Apprentis (CFA) ou d'un organisme de formation, est fortement souhaitée.

6. Candidature :

Merci d'adresser votre CV et lettre de motivation à :

Rémunération : négociable en fonction de l'expérience