Adjoint en gestion administrative F/H

Informations générales

Organisme de rattachement

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de vingt-cinq 27 sites en Ile-de-France et en régions.  

Référence

Niveau facultaire / inter-facultaire

Directions inter-facultaires

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie (DGAFP)

C (employé)

Corps

ATRF

Domaine / métier

06 - Catégorie C - Adjoint technique recherche et formation (ATRF) - J - Gestion et Pilotage - Adjoint-e en gestion administrative

Nature de l'emploi

Emploi ouvert uniquement aux contractuels

Statut du poste

Vacant

Intitulé du poste

Adjoint en gestion administrative F/H (réf

Présentation de la structure recruteuse

Présentation de la Direction :
Le Collège Doctoral met en œuvre la politique doctorale de l'université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d'indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l'ouverture sur l'environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.
Le Collège Doctoral est composé :
- Des écoles doctorales de Sorbonne Université
- D'un département des inscriptions, de l'accompagnement, des diplômes et des missions
- D'un département formation et carrières
- Affaires Générales du Collège doctoral
Les affaires générales sont composées de 7 personnels et d'un bureau des finances

Description du poste

Fonctions : Adjoint administratif / Adjointe administrative
Catégorie : C
Corps : ATRF
BAP : J

CDD de 4 mois.

A pourvoir dès que possible.

Placée sous la hiérarchie de la responsable administrative du Collège doctoral, l'adjoint-e administratif-ve assure un appui opérationnel à la bonne gestion des affaires générales en matière administrative, financière et logistique.

Les activités principales sont :

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
• Retranscrire des informations orales à l'écrit
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Classer et archiver des documents
  
  

Descriptif du profil recherché (connaissances, compétences métier, compétences relationnelles)

Connaissances transversales requises : 

• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Culture internet
• Techniques de communication

Compétences opérationnelles :

• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir les populations concernées
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Utiliser les outils bureautiques

Connaissance à acquérir :

• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à la formation doctorale en France

Compétences comportementales:

• Polyvalence       
• Savoir appliquer des procédures administratives, juridiques et financières
• Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
• Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes : prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Savoir organiser son travail avec méthode
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir être :

• Être autonome, esprit d'initiative et rigueur
• Sens de la confidentialité et loyauté
• Faire preuve de polyvalence et de capacité d'adaptation
• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe (interlocuteurs internes ou externes)
• Sens du service public

Durée du contrat (mois)

4 mois

Quotité

Temps plein

Conditions particulières d'exercice

• Le soutien à la direction implique la réalisation de tâches d'accueil demandant une présence sur site, pour assurer le bon déroulement des réunions sur la semaine entière.
• Des évènements sont également organisés hors des horaires habituels. Une activité d'appui logistique pourrait être demandée dans le cadre de ce types d'activités.

Informations complémentaires
Encadrement

Non

Télétravail possible

Non

Conditions d'exercice
Conduite de projet

Non

Unité protégée / ZRR

Non

Critères candidat
Niveau d'études

Niveau 3 - CAP, BEP

Niveau d'expérience min. requis

Non renseigné

Date limite de candidature

01/11/2025

Langues

Anglais (2 - Niveau élémentaire (A2))

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Les cordeliers

Site

Campus des Cordeliers - 15 rue de l'École-de-médecine 75006 Paris

Date de vacance de l'emploi

01/11/2025

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