Adjoint en gestion administrative et financière H/F

L'ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE

Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l'Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.

Non-discrimination, ouverture et transparence

Les établissements membres de l'Université PSL s'engagent à soutenir et promouvoir l'égalité, la diversité et l'inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

La Direction générale des services (DGS), forte de plus de 200 agents, est composée de 10 services sur l'ensemble des missions support d'un établissement d'enseignement supérieur (finances, ressources humaines, scolarité, logistique…) dont le service de la commande publique et le Service de la restauration.

Le poste à pourvoir est mutualisé entre le Service de la commande publique (60 %) et le Service de la restauration (40 %). Ces deux services sont directement rattachés à la Directrice générale des services.

Le Service de la commande publique contribue à la performance et à l'optimisation des achats pour l'ensemble de l'établissement. Il est composé de trois agents et gère environ 80 marchés annuels de travaux, fournitures et services.

Le Service de la restauration assure le bon fonctionnement du restaurant universitaire et de la cafétéria du campus Panthéon. Il est composé de 22 agents, dont des apprentis.

MISSION PRINCIPALE

Sous l'autorité des deux responsables de service, l'assistant administratif et financier réalise des actes de gestion administrative et comptable dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

ACTIVITES PRINCIPALES

Au sein du Service de la commande publique (60%) :

• Saisir les marchés, les avenants, les sous-traitants, les reconductions dans le logiciel de gestion financière SIFAC
• Établir et suivre les demandes de création de fournisseurs (SIFAC)
• Traiter et suivre les demandes de révision des prix, de sous-traitance
• Saisir, mettre en forme des documents divers et les diffuser sur la page intranet ou internet du service
• Assister l'équipe sur des tâches administratives courantes (rédaction de courriers, par exemple)
• Classer, archiver des documents

Au sein du Service de la restauration (40%) :

• Participer à l'élaboration des outils de suivi de gestion administrative et financière du service
• Suivre l'activité administrative et financière du service et plus particulièrement des marchés, des contrats du service (factures, suivi de contrats, vérification et validation des demandes de révision des marchés du service, suivi de l'impact budgétaire des dépenses du service)
• Saisir, mettre en forme des documents divers et les diffuser sur la page intranet ou internet du service
• Assister le responsable du service sur des tâches administratives courantes (rédaction de courriers, par exemple)
• Assurer l'archivage administratif (courriers, copies pièces marchés, bons de commandes, facture, devis …)

CHAMPS DES RELATIONS

Internes : services administratifs de la DGS dont principalement le service finances, plus occasionnellement les services techniques connexes (service informatique, service sécurité …)

Externes : les entreprises participant aux consultations de marchés publics, les services administratifs et/ou comptables des prestataires et des entreprises sous contrats avec l'Ecole normale supérieure - PSL

COMPETENCES ATTENDUES

Diplôme : CAP en gestion administrative

Expérience professionnelle : tous niveaux d'expérience

Connaissances :

• Environnement et réseaux professionnels
• Notions de base en gestion budgétaire et comptable
• Notions de base concernant les règles de la commande publique
• Formalisme de la rédaction administrative
• Une connaissance des logiciels spécifiques à l'activité « commande publique » serait particulièrement appréciée (SIFAC, PLACE, notamment)

Compétences techniques :

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, notamment)
• Rédiger des documents
• Enregistrer et classer les documents
• Appliquer des règles de gestion financières
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC, PLACE,.. )

Compétences comportementales :

• Sens de la confidentialité
• Rigueur / Fiabilité
• Sens de l'organisation
• Travailler en équipe
• Savoir rendre compte
• Adaptabilité

AUTRES INFORMATIONS

Poste à pourvoir le : 1er mars 2026

Lieu de travail : 29 rue d'Ulm – 75005 PARIS

Quotité de travail : 100% (temps plein)

Poste ouvert aux contractuels (CDD de 3 ans – Rémunération selon grille et expérience)

L'ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité