Gestionnaire Administratif Travaux et Patrimoine H/F

Le Centre Hospitalier Intercommunal nord Ardennes est composé de 4 sites géographiques (Charleville Mézières, Sedan, Fumay et Nouzonville), il constitue le principal pôle sanitaire des Ardennes.

Nous sommes à la recherche d'un(e) Gestionnaire Administratif Travaux et Patrimoine H/F.

CONTENU DU POSTE

Activités

PATRIMOINE

OPERAT

Pour répondre à l'obligation règlementaire et l'urgence du décret tertiaire (demande pressante de l'ARS), nous devons répertorier nos données d'exploitation des différents sites du CHInA (comme les consommations énergétiques, les surfaces, l'état de vétusté, etc…).

Pour ce faire, différentes tâches sont afin d'obtenir l'exhaustivité des données concernant les différents bâtiments et sites du CHInA :

• Récolter les informations auprès des différents chefs d'exploitation du CHInA.
• Saisir les dites données dans le logiciel de gestion patrimonial.
• Extraire les différentes données à la demande des institutions afin d'avoir une vision plus complète et efficiente du patrimoine immobilier de l'établissement.
• Prise en compte des retours de l'ARS et suivi des améliorations à mettre en place.

Gestion du patrimoine immobilier

• Rédaction des titres de recettes pour les loyers et envoi à la Direction des Affaires financières.
• Rédaction des baux professionnels et/ou d'habitation.
• Inventaire du patrimoine du CHInA pour mettre en place de nouvelles conventions d'occupation et/ou des cessions potentielles.

TRAVAUX

Accessibilité PMR

• Mise en étude de l'état des lieux de l'accessibilité sur l'ensemble des sites du CHInA en lien avec le conducteur d'opérations.
• Mise en place des opérations et son suivi (budgétisation, planning etc.).

Suivis financiers des chantiers (Investissement + Exploitation)

• Création de la fiche de suivi financier pour les projets d'ampleur.
• Rédaction des différentes fiches projet en lien avec les conducteurs d'opération (à la demande et au fil de l'eau).
• Assurer l'extraction des données financières et s'assurer de leur bonne cohérence en lien avec les conducteurs d'opérations et la direction des achats (lien travaux et achats de matériels).
• Présentation des suivis financiers des projets au sein de l'établissement et auprès des différentes institutions si besoin.

Mise en place et suivi des « fiches projets », concernant les différentes demandes des services pour des travaux.

• Création de la fiche de demande de projets par le biais d'un formulaire disponible dans Sharepoint pour les services du CHINA (en lien avec l'informatique) afin de récolter l'ensemble des données nécessaires pour une demande travaux, hors maintenance.
• Traitement des demandes reçues au fil de l'eau et suite à la validation du directeur des services techniques, transmission des demandes au bureau d'étude pour faisabilité technique et financière.
• Suivi de l'évolution de ces fiches et reporting (via le tableau « Suivi des opérations ») jusqu'à la livraison des travaux.

Coordination et suivi des appels à projet pour l'obtention de subvention de financement d'investissements pour de nouveaux projets auprès des différentes institutions (ARS, européenne, conseil départemental etc.)

• Récolte et rédaction des différents éléments techniques et financiers.
• Coordination entre les différentes directions du CHInA.
• Envois des différents dossiers aux institutions afin d'obtenir des subventions pour l'établissement.

ADMINISTRATIF

Commissions de sécurité

• Récolte des éléments demandés dans le cadre des commissions de sécurité en lien avec les différents services.
• Assurer la coordination des différents documents contractuels et administratifs pour la bonne préparation des commissions de sécurité.
• Rédaction et diffusion des notes d'information relatives aux travaux, vérifications des matériels dédiés à l'incendie et sûreté.

Suivi des demandes d'autorisations équipements ou activités

• Mises en forme et envois des documents aux autorités compétentes

Remplacement en l'absence de la secrétaire Direction des Services Techniques et Direction des Achats

• Gestion du standard DST et DA.
• Ouverture du courrier DST et DA
• Rédaction des CR de réunions.
• Rédaction des notes de service.
• Suivi des procès routiers
• Etablissement des bons de commande

CONDITIONS DE TRAVAIL

Horaires de travail

Horaires : 8h – 16h

NIVEAUX ET COMPETENCES REQUIS

• Recrutement par contrat catégorie B
• Formation souhaitée : minimum Bac + 2

Type d'emploi : Temps plein

Avantages :

• Crèche d'entreprise
• Restaurant d'entreprise
• RTT

Lieu du poste : En présentiel