Assistant-e à la Direction Génarale des Services F/H

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

amU s'engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

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La direction générale des services (DGS) participe à la définition de la stratégie de la politique de l'établissement, à l'élaboration du projet de développement et est responsable de sa mise en œuvre opérationnelle.

Sous la responsabilité hiérarchique directe de l'attaché de direction de la direction générale des services, la personne recrutée assume des missions et tâches qui requièrent, sérieux, rigueur, réactivité, diplomatie et une grande discrétion.

Elle exerce ses missions au sein du secrétariat de la DGS et fonctionne en binôme, chaque assistant disposant d'un périmètre d'action propre tout en assurant la continuité du service et le soutien mutuel dans les activités quotidiennes.

Missions :

Secrétariat :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels voire étudiants) et externes (partenaires, etc.); (filtrage des appels, prise de messages, transmission des demandes, pause-café des invités).
• Gérer le courrier (arrivée : tri, réorientation, enregistrement, etc.) et, le cas échéant, en assurer le suivi.
• Suivre les circuits de signature et de validation (parapheurs, documents officiels) y inclus le transport des parapheurs entre les services.
• Assurer la gestion courante de la messagerie du secrétariat DGS.
• Gérer les aspects logistiques du service : fournitures, matériel, demandes auprès de la DEPIL et de la DIRNUM.
• Gérer l'archivage, matériel et numérique des documents de la direction générale des services.
• Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données (répertoires, listes de diffusion, demandes particulières, etc.).

Mission d'assistanat :

• Gérer les agendas des directeurs généraux adjoints des services (DGAS) et s'assurer de leur disponibilité et contrôler les échéances.
• Alerter les DGAS des urgences portées à sa connaissance.
• Préparer les fonds de dossier nécessaires aux réunions ainsi que les réservations de salles et la préparation de liens pour les visioconférences le cas échéant, etc.
• Rédiger et mettre en forme des documents (comptes rendus, présentations).
• Planifier, organiser et rendre-compte sur certains dossiers.
• Réaliser et préparer les missions de déplacement des DGAS (assistant Notilus) en procédant aux réservations des moyens de transport et des nuits d'hôtel, etc.
• Procéder aux demandes de devis et suivi/réception de bons de commande en relai de la référente financière.
• Gérer en l'absence de la seconde assistante les dossiers en cours.

Positionnement hiérarchique

Sous la responsabilité hiérarchique directe de l'attaché de direction de la direction générale des services, en lien fonctionnel avec 2 DGAS.

Vous possédez une bonne connaissance du fonctionnement et de l'organisation de l'université ainsi que de son environnement institutionnel. Vous maîtrisez les techniques de gestion administrative et de secrétariat et disposez d'une excellente expression écrite et orale.

Vous savez organiser et prioriser votre activité dans un contexte de travail exigeant et multi-tâches. Vous savez rendre compte, appliquer des procédures, travailler en équipe et communiquer avec pédagogie auprès de différents interlocuteurs. Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et les logiciels métiers nécessaires à l'activité.

Le contexte de travail requiert polyvalence, adaptabilité, réactivité (travail dans l'urgence, gestion d'actions plurielles). Du fait des interactions avec le Cabinet de la Présidence et le traitement de dossiers sensibles, le poste nécessite un fort degré de confidentialité.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

• Assistant-e à la Direction Génarale des Services F/H
  

## Structure

Services Centraux - DGS

## Localisation

Marseille

## Campus

PHARO

## Type d'Offre

Externe

## Statut

CDD

## Catégorie Fonction Publique

B

## Corps du poste

TECH

## Spécialité

BAP J - Gestion et Pilotage

## Emploi-Type

REFJ4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

## Domaine Professionnel

Pilotage administratif

## Niveau d'Etudes

BAC

## Niveau d'Expérience

Tous niveaux d'expérience

## Télétravail

NON

## Date de publication de l'offre

Mardi 2 décembre 2025

## Prise de poste

Mardi 6 janvier 2026

## Durée du Contrat

12 mois

## Rémunération Brute

De à € (Euros) par an