recrute un.e assistant.e de formation pour l'IAE

il y a 3 jours

Chemin de la Censive du Tertre Nantes, France Nantes Université Temps plein


Vos missions en quelques mots

L'assistant-e de formation assure la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il (elle) travaille en lien avec les enseignants des différents parcours concernés pour accompagner les étudiants tout au long de leur année universitaire.

· Recruter les étudiants de l'année N+1 :

Suivre les candidatures, convocations, préparation des entretiens, jurys de recrutement et listes d'attente.

· Préparer les rentrées universitaires : 



Suivre les étudiants partis à l'étranger ou en césure, créer les listes d'étudiants, réaliser un trombinoscope par formation, réserver des salles, insérer et mettre à jour des plans de cours sur MADOC, réaliser les inscriptions pédagogiques sur TIGRE, suivre de la complétude des inscriptions en collaboration avec le service scolarité et contrôler la disponibilité des intervenants sur l'année N+1

· Gérer les emplois du temps et piloter le bon déroulé administratif de cours :

Elaborer les emplois du temps des formations gérées, suivre les annulations de cours pour repositionnement, imprimer les supports de cours, gérer les feuilles d'émargement, accompagner au quotidien les enseignants et les étudiants

· Piloter l'organisation des stages :

Rédiger les conventions et les avenants de stage, assurer le suivi des signatures, conserver et stocker la documentation, organiser les soutenances de stage

· Gérer les examens :

Réaliser le planning des examens, envoi des convocations, réservation des salles, reprographie des sujets, édition des listes d'émargement et des PV de surveillance.

Organiser les sessions (écrits et soutenances), saisir les notes dans le logiciel TIGRE, envoyer les résultats aux tuteurs et étudiants, préparer la session de rattrapage

· Assurer l'accueil physique et téléphonique :

Assurer un accueil physique, orienter les interlocuteurs internes et externes et assurer l'interface avec les différents intervenants.

FICHE DE POSTE



Profil recherché


•  Formation et/ou qualification : Bac + 2 (gestion administrative, RH, comptabilité)


•  Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 2 à 5 ans

Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions     de l'article L du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d'un justificatif).

Compétences et connaissances requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :



- Techniques de communication

- Techniques d'accueil téléphonique et physique

- Connaissance de l'offre de formation de l'IAE de Nantes

 - Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique

Savoir-faire opérationnels :

- Savoir rendre compte

- Travailler en équipe

- Mettre en œuvre des procédures et des règles

- Savoir planifier son activité et respecter les délais

 - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité, les bases de données et les logiciels de bureautique

Savoir-être :

- Réactivité particulièrement dans les périodes de forte affluence

- Capacité d'adaptation

- Sens relationnel

- Sens de l'organisation

- Rigueur, fiabilité



Niveau d'études minimum requis
  • Niveau
    Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2


Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

Erell.-

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    Chemin de la Censive du Tertre - Nantes, France Nantes Université Temps plein

    Vos missions en quelques motsDans un contexte réglementaire en constante évolution, le bureau des licences met en œuvre les actions nécessaires répondant à l'attente des équipes pédagogiques et à la formation juridique des étudiants en devenir professionnel ou à la poursuite d'études en Master. Au sein d'une équipe de 6 personnes, le ou la...

  • recrute un.e gestionnaire financier.e au SFP du pôle sociétés

    il y a 6 jours

    Chemin de la Censive du Tertre - Nantes, France Nantes Université Temps plein

    Vos missions en quelques motsElaborer et suivre les budgets des 4 composantes. Assurer les opérations financières en dépenses et recettes. Gérer les contrats de recherche, apporter aide, conseil technique et règlementaire auprès des directions et des enseignants.Activités principalesRéaliser la gestion budgétaire de l'UFR Droit- Réaliser les...

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