Secrétaire de pôle H/F

Vous avez une première expérience en gestion administrative et vous recherchez un nouveau challenge ? Cela tombe bien l'ITS, structure bienveillante et reconnue comme l'un des acteurs de premier plan en formation dans le secteur de la solidarité, recherche :

Un(e) secrétaire de pôle (H/F)

CDD de remplacement d'une durée prévisionnelle d'un mois,

Temps partiel (15h36min/semaine réparties les lundi, mardi jeudi et vendredi après-midi)

La secrétaire de pole a pour mission d'assurer le suivi administratif, logistique et organisationnel d'une ou plusieurs formations (Diplôme d'Etat moniteur éducateur, Diplôme d'Etat de la jeunesse, de l'éducation populaire et du sport, brevet professionnel de la jeunesse, de l'Education populaire et du sport) en étroite collaboration avec l'assistante de pôle.

Sous l'autorité du responsable du pôle Direction, Management et Ingénierie Sociale, le/la candidat(e) aura pour missions principales :

La gestion de l'organisation du ou des dispositifs relevant de sa ou de sa responsabilité :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et la gestion du courrier
• Assurer la facturation des prestations pédagogiques (Aurion)
• Assurer la saisie et le suivi de la programmation (Aurion) en lien avec le coordinateur
• Assurer, au besoin, la saisie des dossiers apprenants sur chacune des plateformes, interne (Aurion) et externes en lien avec le type de financement, avec le soutien de l'assistante
• Assurer les relations avec les organismes payeurs et financeurs et répondre aux sollicitations de l'autorité tarifaire (contrôles, facturations, bilans…)
• Établir les contrats de travail et contrats de prestation de service des intervenants occasionnels et des référents de parcours (Aurion)
• Déposer la facturation des intervenants sur contrat de prestation de service et des référents de parcours (Zeendoc)
• S'assurer de l'archivage des documents liés à l'activité de sa ou ses filière(s)
• Veiller au respect des référentiels qualité (Qualiopi, RNCP) et garantir la conformité des processus avec les exigences réglementaires en lien avec l'assistante de pôle : participer à la collecte des éléments de preuve dans les SHAREPOINTS
• Être force de proposition en matière d'amélioration générale des activités administratives et de l'utilisation des progiciels
• Veiller au respect des engagements de l'habilitation de la DRAJES en lien avec la coordinatrice et la responsable de pôle
• Participer aux réunions administratives du pôle et avec les coordinateurs selon les besoins
• Contribuer aux réponses des appels d'offre et des demandes d'habilitation

Le suivi administratif du parcours de la personne en formation :

• Formaliser les calendriers de formation en lien avec l'assistante
• Élaborer les devis avant l'entrée en formation, les faire valider par le responsable et assurer le suivi des dossiers de financement des personnes en formation
• Créer les plannings de formation à destination des apprenants et des employeurs
• Établir les courriers de rentrée et transmettre les documents annexes aux apprenants, aux employeurs - en collaboration avec les coordinateurs et le responsable de pôle en lien avec l'UFA
• Gérer et suivre les dossiers administratifs des personnes en formation et répondre à leurs sollicitations
• Éditer les émargements, saisir les états de présence et réaliser les attestations (Aurion) en lien avec l'UFA
• Traiter les assiduités des cours en FOAD : recueillir les émargements et les questionnaires de fin de séances
• Créer des supports propres à la filière : livrets divers, tableaux de suivi d'activité…
• Suivre les dossiers des stagiaires dans le cadre du PRF Animation (rémunération des stagiaires, gestion de la CPAM)
• Dans le cadre de la gestion des absences (Aurion), assurer la saisie des compensations/récupérations en lien avec les référents de parcours et avec l'UFA - être en alerte sur l'absence de régularisation des heures auprès du coordinateur
• Saisir les assiduités et suivre les dossiers apprenants sur les différentes plateformes
• Saisir les conventions de stage
• Établir les conventions financières à partir d'un modèle institutionnel
• Contribuer à la préparation et à l'inscription aux sessions d'examens et diplômes en lien avec le service des certifications internes en lien avec l'UFA
• Établir les questionnaires de fin de formation et participer à l'analyse de ces derniers
• Organiser des remises de diplômes (invitation, questionnaire, résa self, lien services développement, certifications…)
• Répondre aux demandes des partenaires extérieurs en fonction de la filière (DRAJES, région…)

La participation à la vie institutionnelle et associative :

• Participer aux actions de communication, de développement et de marketing (renseigner les prospects et sites qualifiants…)
• Participation aux groupes de travail, les réunions institutionnelles et les différentes thématiques institutionnelles

Profil requis :

Ce poste est accessible avec un diplôme de niveau baccalauréat professionnel (ou titre professionnel de secrétaire).

Au-delà des compétences habituelles pour ce poste, nous recherchons avant tout une personne dynamique, ayant le sens du service et de la rigueur administrative.

Compétences requises

· Maitrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion des formations

· Compétences en gestion administrative et gestion de la facturation

· Connaissance de la réglementation, du financement et des spécificités de la formation professionnelle

· Capacité à rédiger des documents administratifs (maîtrise rédactionnelle)

· Capacité à gérer différentes tâches en simultanée et à prioriser

· Sens de l'accueil et du relationnel avec des interlocuteurs variés

· Aptitude à travailler en équipe et en autonomie selon les situations

Vous serez rattaché(e) à laConvention Collective Nationale du Travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées (15/03/1966) – statut technicien qualifié (coef selon ancienneté) – début de grille à 729,21 euros bruts mensuels et bénéficierez de divers avantages complémentaires (congés supplémentaires, indemnité Ségur de 95.20 euros brut mensuel, ...).

Poste à pourvoir dès que possible.

Ce poste vous intéresse ? Adresser sans tarder, et au plus tard le 16 janvier 2026, votre candidature (CV lettre de motivation) à l'adresse mail suivante : ressources.-

Type d'emploi : Temps partiel, CDD

Durée du contrat : 1 mois

Rémunération : à partir de 2 061,03€ par mois

Nombre d'heures : 15.6 par semaine

Avantages :

• RTT

Lieu du poste : En présentiel