attache (assistant) de direction (f/h)

Présentation de l'établissement

La Chambre de Métiers et de l'Artisanat de Région Occitanie a pour mission de représenter, promouvoir, défendre les intérêts généraux de l'artisanat et de promouvoir le développement des entreprises du secteur. Etablissement public à caractère administratif, la Chambre de Métiers et de l'Artisanat de Région est administrée par des artisans élus par leurs pairs. Ses actions sont relayées dans les territoires d'Occitanie par ses 13 chambres de métiers départementales (CMA).

En Haute-Garonne, la CMA 31 accompagne l'artisan dans chaque étape de sa vie professionnelle : apprentissage, création d'entreprise, formation, développement économique, transmission d'entreprise.

De plus la CMA 31 est gestionnaire de CMA Formation MURET qui dispense des formations en apprentissage et de la formation continue professionnelle dans les secteurs automobile, alimentaire et design dentaire.

Il existe également une antenne décentralisée à Saint Gaudens « Antenne du Comminges ».

Missions

Rattaché(e) à la Direction Territoriale, vos missions seront les suivantes :

Assister la Directrice Territoriale, le Président de la délégation, les élus de la commission territoriale en assurant :

• Garantir le fonctionnement efficace de la direction territoriale et contribuer à l'organisation de la vie interne : gestion des priorités, de l'agenda et des échéances, organisation des déplacements et des réunions ;

• Assurer et suivre le secrétariat, l'agenda et les représentations du Président et des élus de la CMA 31

• Le suivi de projet et de dossiers, le secrétariat, la gestion administrative, le lien avec les services, le respect des procédures régionales et liens administratifs avec le Siège, ou tout autre action contribuant au fonctionnement de la direction Territoriale

• Assister la Directrice Territoriale dans la préparation et la mise en œuvre de la politique des établissements ;

• La rédaction des courriers et des documents, ainsi que des comptes rendus et des synthèses ;

• La préparation des dossiers et documents de travail pour la Directrice Territoriale et le Président

• Le tri et l'archivage des documents ;

• Participer aux CODIR et à différentes réunions d'élus ;

• Préparer l'ordre du jour des réunions du CAH-HSSCT, participer aux réunions et établir le compte-rendu ;

• La préparation et suivi des instances : Préparer, assurer le secrétariat et suivre les rencontres et réunions

• La collecte des états de frais des élus dans le respect des délais impartis ;

Assurer la circulation des informations auprès des différents services et des partenaires extérieurs :

• Gérer, suivre et contrôler le courrier et documents administratifs avant signature ;

• Filtrer et assurer l'accueil téléphonique et physique du Président et de la Directrice Territoriale ;

• Organiser et préparer des réunions, rédiger les comptes rendus ou les relevés de décisions, et en assurer la diffusion auprès des personnes concernées ;

• Organiser des événements internes ou externes ;

• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure ;

• Se positionner en ressource et conseil sur les usages et procédures en cours.

Profil recherché

Diplômé(e) d'un bac +2 en assistanat de direction ou expérience professionnelle dans le domaine de 2 ans

Connaissances et compétences recherchées

• Connaissance de l'environnement institutionnel et des organisations publiques

• Forte capacité d'organisation et d'autonomie

• Rigueur et gestion des priorités

• Réserve et confidentialité

• Capacité à rendre compte et assurer une information constante auprès de la Direction Territoriale

• Maîtrise des outils numériques collaboratifs

• Compétences en rédaction de documents administratifs et officiels, à la prise de notes,

• Esprit de synthèse

• Capacité à adapter son discours en fonction de l'interlocuteur

• Disponibilité et sens du service

• Forte capacité d'organisation et d'autonomie

• Aisance orale et écrite

• Discrétion et probité

Type d'emploi : CDD

Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 26 936,00€ par an

Avantages :

• RTT

Lieu du poste : En présentiel