Assistant·e administratif·ve en planification d'événements

Secteur de tutelle : Division des conférences, des langues et des documents (CLD)

Lieu d'affectation: Paris

 Classification of duty station:[[filter12]]

Standard Duration of Assignment: [[filter13]]

Catégorie d'emplois: Soutien administratif général

Type de contrat : Personnel non permanent

Grade : Level 3

Durée du contrat : De 1 à 6 mois

Recrutement ouvert à : Candidats externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 11/12/2025

Valeurs fondamentales de l'UNESCO : Engagement envers l'Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

L'Unité de planification événementielle de l'Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO) recherche un·e Assistant·e administratif·ve en planification d'événements, engagé·e et motivé·e, pour rejoindre une petite équipe dynamique en tant que membre du personnel à temps plein pour une durée de 6 mois.

L'Unité agit comme point de contact central pour toutes les demandes d'organisation d'événements au siège de l'UNESCO, traitant les sollicitations du Secrétariat, des États membres, des partenaires et d'entités externes. Elle joue un rôle clé dans la mise en œuvre des événements en gérant plus de 1 000 activités chaque année, comprenant des réunions, des conférences, des activités culturelles et des événements de restauration (cocktails). Les principales responsabilités incluent la réservation d'espaces, l'évaluation de la faisabilité, l'établissement d'estimations budgétaires, la gestion des procédures administratives et la correspondance officielle.

Ce poste offre une opportunité de contribuer directement à la réalisation des programmes de l'UNESCO et à la promotion des espaces du siège auprès des organisateurs d'événements. Le·la candidat·e retenu·e apportera un soutien administratif et opérationnel complet pour les missions liées aux événements, contribuant à la réalisation d'un programme riche d'événements en journée et en soirée. Le·la candidat·e idéal·e fera preuve d'un fort sens du service client, d'une conscience commerciale pour accroître les revenus liés à la location des espaces, d'une maîtrise avancée des outils informatiques, notamment Word et Excel, ainsi qu'une expérience en gestion d'événements. L'excellence organisationnelle, d'excellentes compétences en communication à tous les niveaux, ainsi que la capacité à rester confiant·e, proactif·ve et serein·e sous pression sont essentielles. Du fait de la diversité des missions, ce poste représente une opportunité exceptionnelle pour une personne motivée, dotée d'un esprit d'initiative, désireuse de développer un large éventail de compétences et de poursuivre une carrière enrichissante dans la gestion d'événements.

Principales responsabilités :
Information et marketing

• Répondre aux demandes relatives aux événements par téléphone et par courriel, en fournissant des informations précises sur l'organisation d'événements au siège de l'UNESCO, y compris les tarifs, les règles et procédures, les délais et les conditions applicables.
• Accueillir les clients potentiels et organiser des visites des espaces proposés par l'UNESCO.
• Identifier et recommander des formules événementielles, préparer des estimations préliminaires des coûts en utilisant l'outil de tarification de l'UNESCO.
• Contribuer à la création de supports marketing, tels que brochures, flyers, communications internes et messages directs aux clients.

Administration

• S'assurer que les dossiers de candidature sont complets pour examen par les services internes.
• Gérer les procédures d'approbation (conformité de l'activité au mandat de l'UNESCO et diligence raisonnable).
• Suivre le statut des demandes.
• Superviser la liste annuelle des événements en collectant les informations et en assurant sa mise à jour quotidienne ; partager cette liste chaque semaine avec les publics concernés.
• Gérer la correspondance officielle (enregistrement et suivi des courriers entrants/sortants), rédiger et diffuser des réponses officielles en français et en anglais.

Ce poste a pour mission d'assurer la bonne exécution de nombreux événements, principalement en soutenant le développement et l'expansion de l'activité de location commerciale des espaces. Les responsabilités essentielles incluent un appui administratif et opérationnel complet, le suivi de l'avancement des demandes et des données associées, la diffusion des informations sur les événements pour favoriser la collaboration interne, la gestion des communications officielles et le maintien d'un service client exemplaire.

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)
Communication (F) Partage des connaissances et volonté constante d'amélioration (F) Planification et organisation (F) Travail en équipe (F) Innovation (F) Professionnalisme (F)
Pour plus d'informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l'UNESCO. QUALIFICATIONS REQUISES

Diplôme universitaire et au moins deux ans d'expérience dans la gestion d'événements.

Maîtrise opérationnelle de MS Word, Excel, Outlook, Teams et Internet.

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

• Compréhension de la planification d'événements
• Bonne culture générale
• Connaissance des équipements techniques liés aux événements
• Compétences en vente et en marketing

SALAIRES ET INDEMNITES

Rémunération mensuelle de 2 830 euros (assujettie au paiement des charges sociales en vigueur en France).
Les charges dues par l'employé au titre de la sécurité sociale devront peut-être être déduites de ce montant.
Les cotisations ou paiements dus par l'Organisation au titre de la sécurité sociale ne sont pas inclus dans ce montant.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.

L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l'avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences.

L'UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats.

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.

L'UNESCO rappelle que la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d'assurer à l'Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d'intégrité. L'UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l'égard de toute forme de harcèlement. L'UNESCO s'est engagée à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi que la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l'UNESCO est résolue à atteindre une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les candidatures de ressortissants d'États membres non et sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont particulièrement bienvenues et vivement encouragées. Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones, ainsi que les personnes handicapées, sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité mondiale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.

L'UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.

Veuillez noter que l'UNESCO est une organisation non-fumeurs. 

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