assistant administratif

Présentation de l'entreprise

AD Consultem, expert reconnu depuis plus de 20 ans, est le leader en France dans la mobilisation des aides publiques liées aux ressources humaines. Nous accompagnons nos clients de manière opérationnelle dans la gestion administrative des dispositifs d'aides au recrutement, de l'identification des opportunités jusqu'à l'extinction des versements. Grâce à une expertise pointue et une parfaite maîtrise des mécanismes publics, nous permettons à nos clients de sécuriser et d'optimiser l'obtention de ces aides, tout en allégeant leurs ressources internes.

AD Consultem intervient également dans l'externalisation de la gestion de la formation, en appui aux départements RH et formation.

Nous apportons à nos clients un accompagnement personnalisé ainsi qu'une gestion administrative et financière rigoureuse de leurs dossiers.

Notre ambition est de devenir un partenaire incontournable, en prenant en charge tout ou partie de la gestion administrative de ces dossiers, dans une logique de performance, de sécurité et de création de valeur.

Rejoindre nos équipes, c'est avant tout partager nos valeurs fondatrices :

• Le respect du client,
• La fiabilité et l'éthique professionnelle,
• La loyauté.

Ensemble, nous visons des objectifs communs, tels que :

• La réduction au strict minimum du temps d'intervention des services RH
  , qui sont entièrement déchargés de la gestion des dossiers,
• L'accès à des aides
  que l'entreprise n'aurait probablement jamais mobilisées seule, ou seulement de manière partielle,
• L'obtention optimale des aides disponibles
  , avec la garantie de mobiliser l'ensemble des dispositifs auxquels l'entreprise peut prétendre,
• Un suivi administratif complet
  , jusqu'à l'extinction des versements des subventions,
• Une externalisation sécurisée de la gestion de l'alternance
  , dans un cadre structuré et fiable.

Descriptif des missions

Accueil & Intendance / Gestion administrative

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires, avec filtrage des appels entrants et sortants.
• Gestion des stocks de fournitures et consommables : passation des commandes, réception, contrôle et suivi des livraisons.
• Réception, traitement et envoi du courrier et des documents administratifs (tri, distribution, affranchissement, enregistrement).
• Gestion et suivi de la boîte mail générale : traitement, orientation et réponse aux messages électroniques.
• Rédaction, mise en forme, diffusion et classement de documents administratifs.
• Suivi administratif des dossiers professionnels, contrats, commandes et factures : réception, vérification et saisie des données clients.
• Mise à jour des outils de pilotage de l'activité (tableaux de bord, reporting, indicateurs de suivi).

Support au service commercial et comptable

• Préqualification téléphonique des prospects
• Création, mise à jour et gestion des dossiers clients.
• Alimentation, actualisation et organisation de la base de données clients et prospects (classement, archivage, mise à jour).
• Organisation d'événements commerciaux, sessions de networking et actions de prospection visant à favoriser les opportunités d'affaires.

Savoir-Être

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Aisance à l'oral
• Force de proposition
• Rigueur rédactionnelle
• Capacité à travailler en autonomie
• Esprit d'équipe
• Sens du service client
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Notions de psychologie (empathie, compréhension des interlocuteurs)

Savoir-Faire

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Pack Office)
• Connaissance et utilisation des outils CRM
• Maîtrise des indicateurs de performance
• Capacité rédactionnelle professionnelle
• Relation clients et gestion commerciale

Profil

Vous justifiez à minima d'une première expérience réussie dans une entreprise, avec un minimum de 3 ans d'expérience, sur un poste polyvalent mêlant accueil, gestion administrative, et suivi commercial/comptable. Vous avez participé à des projets concrets qui démontrent votre capacité à gérer des dossiers de manière autonome, rigoureuse et proactive.

Doté(e) d'un excellent relationnel, vous êtes à l'aise tant à l'oral qu'à l'écrit, et savez interagir avec des interlocuteurs variés dans un cadre professionnel exigeant. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office) et avez idéalement une connaissance des outils CRM et des environnements orientés performance et qualité de service.

Niveau et spécialité d'études :
Formation de niveau Bac +3 minimum (
diplôme obtenu obligatoirement
)

Type de contrat :
CDD de 3 à 6 mois - 35h

Date de début :
Dès que possible

Rémunération à définir selon le profil et expérience :
26 à 30 k€ .

Avantages :

• Chèques déjeuner

• Prise en charge à 50 % du titre de transport

• Mutuelle d'entreprise

Localisation
: Poste à pourvoir au 39 rue de Courcelles, 75008 Paris. Métro : Saint Philippe du Roule / Courcelles