Chef du service Inscriptions Administratives

Type de recrutement :

Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD

Quotité de travail :

100%

Niveau d'emploi :

A - IGE ouvert aux ASI

Durée du contrat :

Commence à partir du 01 février 2026

Localisation :

DGD Formation

Bât. Pierre Mendès France 640, rue des universités

38400 Saint Martin d'Hères

Présentation de la structure

Rattaché à la Direction Générale Déléguée Formation, au sein de la Direction des Études et de la Formation Initiale (DEFI – 35 agents), le service Inscriptions Administratives – Apogée – Pégase est un acteur clé du pilotage de la scolarité et du système d'information associé.

Le service assure l'expertise fonctionnelle et le support auprès des composantes pour l'utilisation des outils Apogée et Pégase. Il intervient sur la gestion administrative des étudiants, le paramétrage de l'offre de formation et le pilotage des campagnes structurantes (inscriptions administratives, fiabilisation des données, enquêtes SISE).

Il joue également un rôle central dans l'accompagnement des utilisateurs, à travers des actions de support et de formation métier, et travaille en lien étroit avec de nombreuses directions partenaires (DSI, DAF, Agence comptable, etc.).

Description de l'équipe :

Le service Inscriptions Administratives – Apogée – Pégase s'appuie sur une équipe de 7 agents, complétée ponctuellement par 2 renforts, aux compétences complémentaires, engagée dans le bon fonctionnement et la fiabilisation de la scolarité. Les agents interviennent sur des missions d'expertise fonctionnelle, de gestion des campagnes, de support aux utilisateurs et de formation métier.

L'équipe travaille en interaction constante avec les composantes et les directions partenaires, dans un environnement collaboratif et transverse, nécessitant coordination, anticipation et réactivité. Elle accompagne les évolutions des outils et des processus dans une logique d'amélioration continue et de qualité de service.

Par ailleurs, le service est pleinement engagé dans le déploiement du projet Pégase, destiné à remplacer Apogée.

Missions principales

Rattaché·e à la Directrice adjointe, vous prendrez la responsabilité d'un service stratégique au cœur de la scolarité.

Vous encadrerez et animerez une équipe de 9 agents, garantirez la fiabilité des processus et des données, et impulserez une dynamique d'amélioration continue. Vous piloterez l'utilisation d'Apogée, accompagnerez les composantes et jouerez un rôle clé dans la conduite du changement, notamment à travers le déploiement du projet Pégase, en lien étroit avec les directions partenaires et les instances nationales.

Activités principales

Encadrement et animation de l'équipe

Vous pilotez une équipe de 9 agents, organisez leur charge de travail, accompagnez leur montée en compétences et conduisez les entretiens annuels. Vous assurez la communication des objectifs et impulsiez une dynamique d'amélioration continue au service des composantes.

Pilotage fonctionnel du système d'information de scolarité (Apogée)

Vous garantissez la cohérence et la fiabilité des données, veillez au respect de l'offre de formation et des règles réglementaires, et assurez la coordination avec les autres applications et directions partenaires. Vous représentez le service dans les instances nationales et participez aux groupes de travail transversaux.

Assistance et formation des utilisateurs

Vous organisez un service d'assistance efficace, déployez des plans de formation adaptés et accompagnez les publics particuliers (CPGE, EAD, IFSI…). Vous facilitez l'appropriation des outils par les composantes et soutenez les utilisateurs dans leur quotidien.

Organisation des processus de scolarité et des inscriptions

Vous supervisez les campagnes d'inscriptions administratives, la fiabilisation des données et le suivi des étudiants (SISE), en coordination avec les partenaires institutionnels (CROUS, Ministère, agence comptable…). Vous assurez la bonne organisation des commissions et des phases critiques d'inscription.

Déploiement du projet Pégase

Vous accompagnez la transition entre Apogée et Pégase, répartissez les activités entre maintien et déploiement, et conduisez le changement auprès des utilisateurs, en veillant à la continuité de service.

Pilotage et amélioration continue

Vous développez des outils de pilotage et de suivi (tableaux de bord, statistiques, requêtes), analysez les résultats et proposez des axes d'amélioration pour renforcer l'efficacité et la qualité des processus.

Mission d'encadrement :

Nombre d'agents encadrés Catégorie A : 1

Nombre d'agents encadrés Catégorie B : 8

Compétences attendues

• Connaissance des formations de l'enseignement supérieur et de la réglementation nationale applicable à la scolarité
• Maîtrise des processus de gestion de scolarité et des outils bureautiques
• Capacité à encadrer et animer une équipe, piloter des projets et impulser de nouvelles méthodes de travail
• Aptitude à gérer les priorités, analyser et synthétiser des informations, et rendre compte de manière claire
• Communication efficace et diplomatie dans les relations avec les équipes et partenaires
• Maîtrise des techniques de gestion de conflits
• Rigueur, sens des responsabilités, disponibilité et réactivité
• Une bonne connaissance de l'organisation et de l'offre de formation de l'Université Grenoble Alpes constitue un atout

Conditions de diplômes

Bac + 3

Rémunération

A partir de 1944€ mensuel brut et en fonction de l'expérience.

Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 669 €.