Assistant(e) de Direction

il y a 7 jours

Lille, Hauts-de-France Institut Catholique de Lille Temps plein

Accueil et interface avec l'extérieur

  • Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants, étudiants, entreprises partenaires, etc.).
  • Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées.
  • Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d'un invité, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
  • Prendre en charge les relations avec les services internes (comptabilité, technique, informatique, RH, etc.) pour ce qui concerne les échanges de documents et les demandes au quotidien.
  • Faire en sorte que l'information soit fluide, que la collaboration soit possible.

Secrétariat de direction / logistique

  • Gérer l'agenda du doyen, du secrétaire général et des responsables, prise de rendez-vous, plannings, réunions etc.
  • Organiser et préparer la logistique des réunions et de certains évènements : veiller au bon déroulement, préparer les ordres du jour, gérer les commandes de repas/cafés, réservations de salles, assurer les comptes-rendus et les diffuser etc.
  • Organiser et préparer la logistique des voyages/déplacements et les notes de frais de la direction : réservation de l'hébergement et transport, inscription, etc.
  • Assister les doyen, secrétaire général et des responsables dans leurs activités

Gestion administrative

  • Gérer des dossiers complets en toute autonomie. Être proactif et force de proposition.
  • Assurer la préparation, le suivi et l'archivage de dossiers.
  • Réaliser les activités nécessaires de manière que les rendez-vous/réunions/rencontres soient documentés et préparés (transcription de supports de présentation, recherche documentaire, etc.).
  • Assurer le lien avec les interlocuteurs et intervenants.
  • S'assurer du maintien d'un rendez-vous, d'une réunion ou rencontre.
  • Réaliser la saisie et la mise à jour des données et fichiers.
  • Réaliser des travaux et fonctions traditionnels de secrétariat (saisie, mise en page, classement, diffusion de documents et informations, courrier, etc.).
  • Accompagner le doyen, le secrétaire général et les directeurs dans les procédures de recrutement en lien avec le service RH (réception des candidatures, envoi des convocations, réservation de salles, de transports, envoi des courriers…) Participer aux réunions des services supports de la recherche de l'Université et participer à l'inscription du laboratoire dans l'Université et à sa visibilité.

Profil recherché :

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

  • Diplôme de bac + 2 minimum, dans le domaine du secrétariat, de la gestion et de l'administration ou expérience professionnelle équivalente.
  • Maîtrise du Pack Office.
  • Avoir le sens du relationnel et de la communication, être organisé et rigoureux, être disponible et avoir le sens du service.
  • Avoir l'esprit d'initiative, être force de proposition et dynamique.

  • Assistant(e) de Direction

    il y a 7 jours

    Lille, Hauts-de-France INSTITUT CATHOLIQUE DE LILLE Temps plein

    La Faculté de Gestion, Economie et Sciences (FGES) recrute un(e) Assistant(e) de Direction, en CDI. Poste à pourvoir dès que possible.Elle offre 16 masters, 7 licences, et une licence professionnelle en sciences, gestion, numérique, comptabilité et économie, des classes CUPGE en double cursus. Elle accueille chaque année 2700 étudiants....

  • Assistante De Direction

    il y a 7 jours

    Lille, Hauts-de-France Donuts & Donuts Temps plein

    À propos de DONUTS AND DONUTSNous sommes une entreprise en pleine expansion, spécialisée dans la fabrication et la distribution de délicieux donuts faits maison.Dans le cadre de notre développement, nous recherchons une Assistante de direction rigoureuse, polyvalente et dotée d'un excellent sens de l'organisation pour accompagner la direction dans la...

  • Assistant de direction H/F

    il y a 7 jours

    Lille, Hauts-de-France Coutot-Roehrig Temps plein

    À propos de nousLa société Coutot-Roehrig fondée en 1894 est le leader européen de la Généalogie Successorale, au service des études notariales et autres professions juridiques. Réputée pour notre expertise et pour notre management de proximité, notre entreprise privilégie un environnement où chaque collaborateur est valorisé et soutenu dans...

  • Assistant(e) de Direction H/F

    il y a 7 jours

    Lille, Hauts-de-France TOUT CHAUD Temps plein

    TOUT CHAUD est une enseigne de restauration rapide implantée sur 16 sites au Nord de Paris.Pour renforcer la gestion des différentes sociétés, nous recherchons une Assistante de Direction polyvalente et dynamique.Dotée d'une excellente organisation et de capacités relationnelles fortes, vous cumulez une expérience positive dans les domaines suivants...

  • Assistant-e juridique H/F

    il y a 7 jours

    Lille, Hauts-de-France Université de Lille Temps plein

    À propos de nousAmbitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté...

  • Stage Assistant-e Chargé-e d'Affaires Entreprise

    il y a 1 jour

    Lille, Hauts-de-France Crédit Agricole Nord de France Temps plein

    POUR VOUS, TOUT COMMENCE ICI Envie de faire vraiment la différence dans les projets de vie de vos clients et de relever tous les challenges qui s'offrent à vous ? Oui ? Alors, vous êtes au bon endroit pour cela La Direction des Entreprises et de l'Immobilier recrute un-e Assistant-e Chargé-e d'Affaires Entreprise H/F en stage pour une durée de 3 à 6...

  • STAGE ASSISTANT DE DIRECTION F/H

    il y a 1 semaine

    Lille, Hauts-de-France Elsatis Temps plein

    La Ville de Lille, c'est...Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre...

  • Assistant(e) Relations Internationales

    il y a 1 semaine

    Lille, Hauts-de-France INSTITUT CATHOLIQUE DE LILLE Temps plein

    Fondée en 1875, l'Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L'Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux...

  • Membre du Comité de Direction

    il y a 2 semaines

    Lille, Hauts-de-France Barrière Temps plein 42 000 € - 84 000 € par an

    Description de l'entreprise Le Resort Barrière Lille recherche Une/Un Membre de Comité de Direction Machines - Responsable Front-Office Sous la responsabilité de notre Directeur des Machines à Sous, vous intégrerez une équipe jeune et dynamique de 29 personnes au sein de notre Resort, Hôtel 5* comprenant un Spa, un Casino de 311 Machines à Sous , 6...

  • assistant.e de direction rh

    il y a 7 jours

    Lille, Hauts-de-France Javens Temps plein

    À la recherche de nouveaux défis professionnels ? VendTout, Numéro 1 de la décoration de la maison, est en pleine expansion avec 106 magasins au compteur et 20 nouvelles ouvertures de magasin chaque année depuis trois ans… L'enseigne recherche son Assistant de Direction Ressources Humaines (H/F). Poste à pourvoir au plus vite dans le cadre d'un CDI....