Assistant administratif et gestionnaire des réservations de salles H/F

Au sein du service Vie associative :

Accueil, information et orientation des associations et des usagers durant les horaires d'ouverture au public.

Gestion et suivi des réservations des salles municipales par les associations, usagers privés, organismes divers, directions et services municipaux.

Suivi administratif du service, enregistrement du courrier arrivé et départ, diffusion des informations utiles aux agents du service, référent congés au niveau du service.

Participation dans les projets innovants et structurant du service (Forum des associations, Soirée des bénévoles, GRU portail associations, statut du bénévole, projet de maisons des associations thématiques).

Missions principales :

Accueil, information et orientation des associations et usagers divers :

• accueil téléphonique ou physique du public, transmission de l'information recherchée ou orientation vers l'interlocuteur ou le service compétent,
• prise des messages et transmission pour traitement,
• hiérarchisation des demandes selon l'urgence et la priorité,
• information sur les procédures internes au service.

Gestion et suivi des réservations occasionnelles et/ou régulières des salles municipales :

• prises des réservations, orientation des réservataires vers la salle adaptée et enregistrement des prêts sur le progiciel Planitech,
• orientation des réservataires vers les autres services municipaux prestataires pour l'organisation de manifestations,
• coordination des réservations avec le coordonnateur des sites associatifs et l'agent au bureau d'accueil de la maison des associations Boris Vian,
• gestion des courriers de confirmation et des conventions correspondantes, des attestations d'assurance,
• gestion des prêts associatifs répétitifs et réguliers à la saison ou à l'année,
• transmission des conventions payantes en DF pour recouvrement,
• édition de plannings de salles hebdomadaires,
• édition des états de réservations des utilisateurs,
• édition de statistiques.

Suivi administratif du service :

• réception des courriers, des formulaires de réservations de salles, enregistrement et traitement,
• réception des courriels et orientation ou traitement,
• utilisation des outils bureautiques et logiciel de gestion,
• rédaction de comptes-rendus de réunions,
• tri, classement et archivage de dossiers et documents,
• référent congés : suivi et enregistrement des congés des agents du service en lien avec les Ressources Humaines,
• transmission des informations municipales concernant les agents de la collectivité, aux agents du service.

Participation dans les projets innovants et structurant du service :

• Forum des associations : participation aux étapes d'organisation, de suivi et de déroulement du Forum des associations,
• Soirée des bénévoles : participation aux étapes d'organisation, de suivi et de déroulement,
• GRU, portail associatif, projet d'un statut de bénévole, projet de création de maisons des associations thématiques.

Missions secondaires :

Assurer la continuité du service lors des périodes de vacances ou d'absence du collègue "Conseillèr(e) et accompagnement aux associations".

Polyvalence et relais pour la gestion du fichier des associations : connaissance des procédures d'identification des associations.

Connaissance des procédures du service : dépôts des demandes de subventions associatives, cases courriers, locaux permanents pour donner une information de base aux associations et orientation vers l'agent compétent.

Connaissance du fonctionnement du réseau Guid'Asso et orientation vers le référent au sein du service et/ou les référents Guid'Asso.

Qualités relationnelles d'accueil, d'écoute, de respect.

Sens du service public

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

Capacité à travailler en équipe.

Qualité d'organisation et de gestion du temps de travail, rigueur, dynamisme, sens des priorités, capacité d'autonomie.

Connaissance des techniques de secrétariat.

Connaissance des outils bureautiques.

Maîtrise du progiciel Planitech.

Connaissance des procédures de service (gestion des salles, gestion des demandes de subventions, et des procédures administratives) et capacité à transmettre l'information.

Capacité à mettre en forme des courriers, des courriels, des documents administratifs.

Conditions de travail :

Combiner quotidiennement des fonctions d'accueil (téléphonique, physique, numérique) et de gestion de dossiers - Horaires de travail tenant comptant des horaires d'ouverture au public du service - Forum des associations une fois par an sur un week-end complet - Soirée des bénévoles une fois par an en décembre.

Poste à pourvoir rapidement - Rémunération statutaire – RIFSEEP – Accès au Comité des Œuvres Sociales – Affiliation au CNAS – Participation employeur Prévoyance et mutuelle Santé – Accès restaurant administratif – Forfait mobilité durable – Partenariat pour participation co-voiturage

Les entretiens de recrutement auront lieu semaine 05 ou 06

• Prime de fin d'année
• Restauration collective/titres restaurant
• Compte-Epargne Temps
• Chèques vacances/loisirs
• Avancement de carrière/promotion
• Abonnement CNAS ou FNAS
• Abonnement COS ou CAS
• Régime indemnitaire
• ARTT
• Autorisations spéciales d'absence
• RIFSEEP
• CIA
• Gratification pour les médailles du travail
• Participation aux frais de séjour/enfants

Située en plein cœur de la France, aux portes de la Région Auvergne-Rhône-Alpes (2ème région française), Montluçon, ville la plus importante de l'Allier en nombre d'habitants, est le centre d'une agglomération de 21 communes au sein d'un bassin de vie de habitants. La Ville, avec sa cité médiévale dominée par le château des Ducs de Bourbon (berceau de la famille royale), est située sur l'axe autoroutier Paris-Montpellier ; Montluçon est proche de la capitale régionale Clermont-Ferrand.

Depuis une quinzaine d'années, Montluçon poursuit son évolution urbaine et économique ayant pour objectif de renforcer son territoire : attractivité économique et commerciale, aménagements et rénovations urbains, création d'équipements et structures de loisirs et de services. Montluçon est une ville offrant un large panel d'activités sportives : golf, bowling, centre équestre…, culturelles : Théâtre, Conservatoire à rayonnement départemental, MuPop…, et festives. Elle se distingue aussi par la richesse de son tissu associatif regroupant plus de 300 associations.