Secrétaire à la Direction des Soins 77362

Le Centre Hospitalier d'Avignon est le premier acteur de santé du département de Vaucluse et l'établissement support du Groupement Hospitalier du Territoire qui comprend 10 établissements hospitaliers publics.

Fort de ses 959 lits et places, développant un panel très large d'activités de soins de proximité et de recours organisé en 8 pôles cliniques et 3 pôles médicotechniques, il est également le premier employeur du département avec 3580 collaborateurs dans plus de 100 métiers. Son budget est de 335 M€.

Le projet de l'établissement comporte un important programme de travaux d'extension et de modernisation TERRAH portant sur 400 lits, et des services comme la réanimation, les urgences et la dialyse.

Il met également l'accent sur le développement de l'offre de soins sur le territoire, la recherche et l'innovation, la transformation de la gouvernance et la responsabilité sociale et environnementale des organisations.

Description de la mission :

La secrétaire de la direction des soins collabore avec l'assistante de direction et participe au bon fonctionnement des activités de la direction des soins et de la présidence de la Commission des soins infirmiers, de rééducation et médico-techniques (CSIRMT).

Elle fait partie de l'équipe de la direction générale du centre hospitalier d'AVIGNON, établissement support de groupement.

Particularité du poste :

Assure le remplacement de la secrétaire de l'hémovigilance lors de ses congés.

Catégorie du poste : Adjoint administratif (catégorie C)

A. ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE

• Accueillir, informer et orienter.
• Recevoir, traiter, filtrer des appels téléphoniques.
• Gérer l'agenda du Directeur Coordonnateur général de sons (DCGS) ou du Directeur des soins (DS) et cadres supérieurs de santé chargés de missions à la direction des soins.
• Assurer la gestion des agendas, des réunions et visioconférences en lien avec les secrétariats des directions fonctionnelles
• Gérer les parapheurs, le courrier et les messageries : enregistrement, reproduction et transmission des courriers et documents
• Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, comptes-rendus, convocations…), les scanner et les diffuser.
• Assister dans la préparation des réunions, des événements, mettre en forme des présentations.
• Constituer, préparer et archiver les dossiers de la direction des soins
• Gérer les déplacements professionnels du directeur coordonnateur général de soins ou directeur des soins
• Gérer les relations avec les partenaires extérieurs
• Assurer le secrétariat de la CSIRMT, réunions des cadres de santé (envoi des convocations, rédaction du dossier d'ordre du jour, des délibérations et du procès-verbal).
• Gérer des stocks de produits, de matériels, dans son domaine de compétence (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
• Gestion des stagiaires en partenariat avec le GIPES d'Avignon et autres établissements de santé ainsi que les établissements scolaires (conventions, courriers aux stagiaires…)

B. ACTIVITES SPECIFIQUES REMPLACEMENT EN HEMOVIGILANCE :

• Assurer la traçabilité des de tous les produits sanguins labiles délivrés par le CHA

o A partir de la liste des produits délivrés chaque jour par l'EFS au CHA en collaboration avec le Médecin et l'infirmier.

o Après contrôle, la secrétaire conclue la traçabilité du jour et transmet les informations à l'EFS et archive les documents.

• Signaler les divergences d'identité des patients
• Gérer les courriers internes et externes
• Assurer le secrétariat du CSTH
• Transmettre les fiches d'évènements indésirable receveur et les fiches complémentaires après enquête médicale. Enregistrement et classement
• Gérer les fiches de non-conformité (CHA-EFS)
• Mettre à jour les tableaux d'activité du service
• Mettre à jour les listes de personnels (publipostage)
• Gérer avec l'EFS les pochettes grises de transport du sang

• Répondre aux appels téléphoniques (médecin, cadre, IDE, EFS…)

• Diplôme requis Bac+2

• Poste à temps plein
• Modalité temps de travail : 7h30 par jour - 37H30 par semaine - 14 RTT

Profil recherché :

COMPETENCES REQUISES

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Planifier, prioriser les tâches
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer devant une ou plusieurs personnes
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social...)
• Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Horaires : Horaires normaux

Période de la journée : Jour

Contrat à durée déterminée, Contrat à durée indéterminée