Assistant administratif
il y a 1 jour
Référence
Date de début de diffusion
/11/2025
Date de parution
/12/2025
Métier
Pilotage - Technicien Supérieur administratif (Pilotage)
Intitulé du poste
Assistant administratif - Plateformes technologies H/F/X
Missions/Activités
L'Institut Pasteur conduit des recherches biomédicales de pointe et avant-gardistes depuis plus de 130 ans.
Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent pour répondre aux ambitions de l'Institut Pasteur.
Rattaché à la Direction de la Technologie, l'assistant administratif assurera le support de plusieurs équipes, en particulier 4 plateformes technologiques du C2RT (Centre de Ressources et Recherches Technologiques) : PF3PR, PFBMI, PF Cristallographie et PFIA.
Activités :
- Accompagner les responsables dans leurs activités et gérer les tâches administratives du quotidien
- Etre le relais d'information au sein du service
- Gérer les plannings, le courrier, la messagerie et les appels téléphoniques
- Relire et mettre en forme des documents
- Mettre à jour les pages web
- Organiser les réunions
- Rédiger les compte rendus de réunion, suivre les actions à mener
- Organiser et gérer les missions et les déplacements
- Mettre à jour les listes de diffusion
- Gérer les notes de frais
- Participer à l'organisation d'évènements (séminaires, retraites, réunions annuelles, cours...)
- Participer à l'instruction des dossiers RH (demande de recrutement, de stages)
- Prendre en charge l'accueil des visiteurs, des chercheurs, des nouveaux entrants (stagiaires, CDD, CDI), les accompagner dans leurs démarches administratives (visa, titre de séjour..), être un support à la bonne intégration des différentes nationalités étrangères accueillies
- Préparer et suivre le budget de l'entité et/ou des projets
- Passer des commandes, assurer le suivi
- Facturer des prestations de service
- Contribuer à la gestion documentaire dans la démarche qualité ISO 9001 (parcours d'intégration et d'habilitation pour chaque nouvel arrivant dans les entités certifiées)
Activités communes au Pôle administratif :
Participer aux actions transverses (organisation d'évènements par exemple, travail collectif sur le suivi des contributions des plateformes aux avancées de la recherche pasteurienne dans les publications)
Profil
Profil :
Formation de type BTS Assistant manager ou bac +2 de type gestion administrative ou apparenté, vous avez une expérience réussie sur une fonction similaire
- Maîtrise des outils informatiques et de bureautique classique (Word, Outlook, Excel, Teams...) et bonne capacité pour apprendre les outils internes (Concur, Easyfact, Endnote, SAP, Sharepoint, site web...)
-Bonne communication écrite et orale (maîtrise de la prise de note et de l'orthographe).
Aptitudes personnelles :
- Capacité à travailler en équipe
- Sens du service, écoute active
- Capacité d'adaptation et de flexibilité
- Rigueur et réactivité
- Proactivité
- Compétences en organisation et gestion du temps (gestion des priorités).
Vos conditions et environnement de travail :
Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus)
Type de contrat
Contrat à durée déterminée
Durée du contrat
intérim 3 mois
Temps de travail
Temps plein
Travail le we
Non
Astreintes
Non
Déplacements
Pas de déplacements
Critères candidatNiveau d'années d'expérience souhaitée
3 à 5 ans
Niveau d'étude souhaité
Bac + 2
Diplôme souhaité
Bac+2
Filière souhaitée
Assistanat
Certification ou habilitation requise
Aucune
Compétences linguistiques
Anglais (B2 - Opérationnel)
Localisation du poste
France, Paris
Lieu
Paris 15ème - Métro Pasteur
Poste à pourvoir le
05/01/2026
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