Assistant administratif de la direction des études

L'ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE

Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l'Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.

Non-discrimination, ouverture et transparence

Les établissements membres de l'Université PSL s'engagent à soutenir et promouvoir l'égalité, la diversité et l'inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Direction des études, de la vie étudiante et des carrières (DEVEC)

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d'accueil du poste)

La DEVEC (Direction des Études, de la Vie Étudiante et des Carrières) est une structure centrale de l'ENS-PSL qui accompagne ses étudiants, de leur entrée à l'école jusqu'à la fin de leur scolarité, en coordonnant trois pôles complémentaires :

1. Direction des études

2. Direction de la vie étudiante

3. Direction des carrières

Le présent poste est affecté à la direction des études, dont la mission se concentre principalement sur le volet académique du parcours étudiant à l'école.

La direction des études cherche un·e assistant·e administratif·ve pour assurer un appui opérationnel au responsable administratif dans l'exercice des missions de service public de l'école.

MISSION PRINCIPALE

Assister le responsable administratif dans la coordination et la mise en œuvre des activités administratives, de communication, logistiques, de suivi d'appels, et de gestion financière liées aux projets et événements de la direction des études.

ACTIVITES PRINCIPALES

Tâches administratives

• Assurer, en lien avec l'assistant.e vie étudiante et carrières, l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la DEVEC
• Réceptionner, classer et transmettre les demandes reçues (email, courrier, etc.)
• Gérer les agendas de la direction des études et sécuriser les échéances
• Assurer le suivi des circuits de signature

Documentation et communication

• Participer à la communication et la diffusion de l'information par email
• Publier et mettre à jour les pages intranet et ou web de la DEVEC (documentation interne et externe)
• Prendre des notes de réunion et contribuer à la rédaction des comptes-rendus

Tâches logistiques

• Planifier et assurer le volet opérationnel des événements (suivi des participants, restauration, réservation, installation et équipement des salles, etc.)
• Coordination des grands dossiers de la direction des études (candidatures étudiantes aux divers appels, projets étudiants)
• Lancer les appels et réceptionner les demandes
• Organiser, alimenter, mettre à jour les tableaux de bord des appels
• Suivre les dossiers, sécuriser les échéances

Assistance aux tâches de gestion financière

• Traiter certaines commandes, du devis au paiement des factures, dans le logiciel de comptabilité de l'ENS-PSL
• Assurer le paiement des vacations
• Respecter les impératifs liés au budget annuel

CHAMPS DES RELATIONS

Internes : étudiants, enseignants, responsables de formation, services administratifs de l'école

Externes : PSL, établissements partenaires

COMPETENCES ATTENDUES

• Diplôme : baccalauréat
• Expérience professionnelle : une expérience de secrétariat, de gestion financière ou dans l'administration publique serait un atout

Connaissances :

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur public
• Langue anglaise : A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences techniques :

• Maîtriser les logiciels de bureautique (word, excel, messagerie électronique)
• Savoir hiérarchiser et planifier son activité en respectant les échéances
• Savoir rendre compte et alerter
• Savoir rédiger de manière claire, soignée et adaptée au public
• Gérer avec aisance des opérations administratives ou financières comportant des éléments chiffrés

Compétences comportementales :

• Savoir travailler en équipe
• Avoir le sens de l'accueil, de l'écoute et de l'accompagnement des publics
• Être à l'aise dans l'échange direct avec les interlocuteurs
• S'adresser à différents interlocuteurs avec tact dans les échanges professionnels
• Être réactif et s'adapter rapidement aux situations
• Avoir le sens de la confidentialité

CADRE D'EMPLOI

Niveau d'emploi : Catégorie B / TECHNICIEN RECHERCHE FORMATION

Poste à pourvoir le : 01/03/2026

Lieu de travail : Ecole normale supérieure, 45 rue d'Ulm 75005 Paris

Quotité de travail : 100%

Poste ouvert :

• aux agents titulaires de la fonction publique
• aux contractuels

Rémunération : selon profil et expérience

CONDITIONS DE TRAVAIL ET AVANTAGES

Selon votre statut et vos missions, vous pourrez bénéficier de nombreux avantages :

• Jusqu'à 49 jours de congés par an, incluant les jours de RTT
• Télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, selon les caractéristiques de votre poste
• Accès à une large offre de formations professionnelles, via une école interne dédiée au développement des compétences
• Accès aux services du campus : espaces de restauration, cafétéria, bibliothèques en accès libre, installations sportives, etc.
• Avantages sociaux (liste non exhaustive) : Prise en charge à 75 % du titre de transport - Allocation mobilité durable - Participation à la complémentaire santé individuelle - Bons culturels, etc.

POURQUOI ET COMMENT NOUS REJOINDRE ?

• Rejoindre l'ENS-PSL, c'est intégrer un établissement handi-accueillant, engagé en faveur de la diversité, de la mixité et de l'égalité des chances.
• Rejoindre l'ENS-PSL, c'est aussi contribuer au rayonnement d'un établissement d'excellence, engagé dans des projets stratégiques d'envergure, au sein d'un environnement stimulant, collaboratif et en constante évolution.
• Modalité de candidature : merci d'envoyer votre CV et votre lettre de motivation en cliquant sur le bouton « Postuler à cette offre ».

La lettre de motivation est indispensable.