Chargé(e) de Congrès

Le/la Chargé(e) de Congrès/évémentiel pilote tout le cycle de vie des congrès nationaux de la SFAP, de la recherche du site à l'évaluation finale, sur trois éditions menées en parallèle. Il/elle organise aussi les journées ponctuelles de formation. Anticiper les éditions futures (N+3 et N+2) Prospecter les villes et sites : visites techniques, faisabilité, négociation avec les centres de congrès. Rechercher les présidents locaux GO/GS, leur transmettre le cahier des charges et préparer les dossiers pour le Groupe Congrès et le CA. Accompagner les groupes locaux : transmission des acquis, conseil organisationnel, financier et réglementaire, suivi du rétroplanning. Coordonner le contenu scientifique Organiser l'appel à communications : anonymisation, notation, sélection, réponses aux auteurs. Élaborer et mettre en ligne les programmes préliminaire et définitif. Gérer les posters, leurs prix et les actes. Faire l'interface entre le conseil scientifique, le GS, les intervenants et le prestataire. Piloter le PCO et les autres prestataires Rédiger et actualiser le cahier des charges et assurer le suivi contractuel. Contrôler les livrables (inscription, signalétique, plateforme hybride) et arbitrer les aléas. Coordonner les autres prestataires : lieu, restauration, audiovisuel, informatique, mailings. Superviser les inscriptions et les bourses Tester la plateforme, suivre les inscriptions en temps réel et traiter les cas particuliers. Faire des points d'étape à la direction et à la présidence. Gérer les bourses : financements, appel à candidatures, sélection avec les présidents GO/GS, bilans aux financeurs. Coordonner les partenariats et les exposants Suivre la commercialisation des stands par le PCO. Être l'interlocuteur(trice) des partenaires sur les contreparties et la conformité éthique. Valider le plan d'implantation. Organiser l'hybride et la logistique sur site Coordonner la diffusion à distance (streaming, replay, interactivité) et les besoins spécifiques (accessibilité, restauration, espaces dédiés). Gérer l'accueil des orateurs et le dispositif d'accueil, y compris la formation des volontaires. Assurer le pilotage financier Participer aux budgets avec la DAF, suivre recettes, dépenses et mécénat, et produire un reporting régulier au Bureau. Communiquer Coordonner les supports de promotion avec le pôle communication et gérer les demandes de presse avec la directrice de la communication. Organiser les journées de formation Coordonner le comité de pilotage, la logistique, la communication et les inscriptions. Garantir les exigences Qualiopi et dresser le bilan de chaque journée. Évaluer et améliorer Piloter les enquêtes de satisfaction, rédiger les bilans et les présenter aux instances. Faire évoluer le cahier des charges avec le Groupe Congrès, actualiser les outils et participer à l'audit Qualiopi. 3.1 Formation
* Formation supérieure (Bac+3 à Bac+5) en gestion de projets événementiels, communication, gestion associative ou équivalent. 3.2 Expérience
* Expérience minimum de 5 ans en gestion de congrès, salons professionnels ou événements de grande ampleur (idéalement > 1 000 participants).
* Expérience du pilotage de prestataires externes et de la gestion de cahiers des charges événementiels.
* Une connaissance du secteur associatif, médical ou de la santé, et des soins palliatifs, est un atout apprécié. 3.3 Compétences techniques
* Maîtrise de la gestion de projet événementiel (rétroplanning, budget, indicateurs de suivi).
* Connaissance des outils de gestion des inscriptions en ligne et des plateformes d'événements hybrides.
* Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et aisance avec le reporting chiffré.
* Maitrise de publication sur BO wordpress ou similaire, Canva et outils mailing
* Notions de négociation contractuelle et de suivi budgétaire.
* Connaissance des exigences de la formation professionnelle continue et du référentiel Qualiopi appréciée.
* La connaissance des enjeux d'éthique et de transparence liés au partenariat avec l'industrie de santé est un plus. 3.4 Savoir-être
* Sens de l'organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs interlocuteurs, éditions et échéances en parallèle.
* Excellent relationnel : capacité à représenter la SFAP auprès du prestataire, des présidents de congrès, des exposants et des intervenants.
* Réactivité et sang-froid dans la gestion des imprévus, notamment pendant les jours du congrès.
* Esprit d'équipe et adhésion aux valeurs de la SFAP : humanité et justesse dans l'accompagnement.
* Disponibilité accrue en amont et pendant les dates du congrès (y compris ponctuellement en soirée ou week-end). La SFAP (Société Française d'Accompagnement et de soins Palliatifs) est une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, créée en 1990. Société savante pluridisciplinaire, e