Secrétaire de direction

L'ADPEP 36 recrute pour son Pôle Travail et Insertion professionnelle ESAT
- Cuisine de Saint-Plantaire 1 Secrétaire de direction
- (H/F)
- 0.4 ETP CDD suivant Convention Collective du 15 mars 1966 Poste à pourvoir dès que possible ------
- Au sein du Pôle Travail et Insertion professionnelle (98 places d'ESAT sur 4 antennes, 17 places d'ESAT HLM, 122 places DEA 36
- 18) qui accompagne des personnes en situation de handicap adultes dans leur insertion professionnelle. Sous l'autorité de la direction du Pôle Travail et Insertion Professionnelle, vous aurez pour

missions:
Assurer la réception, l'orientation et la première information du public /client :
- Recevoir, filtrer, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques en fonction de leur importance et des priorités.
- Recevoir le public et recueillir leur demande.
- Veiller à l'application des consignes de sécurité Traiter l'information :
- Diffuser les notes de services, d'informations et mettre à jour l'information sur les tableaux d'affichage,
- Réceptionner, enregistrer, et affecter le courrier d'arrivée et rassembler, enregistrer et préparer le départ du courrier, Assurer les tâches de secrétariat courantes :
- Assurer les commandes liées au fonctionnement de l'établissement (fournitures bureau)
- Traitement des factures (rapprochement devis / BL / factures) Assurer les tâches liées à l'activité commerciale de l'ESAT
- Saisir la facturation
- Editer et diffuser les factures Assurer la gestion des commandes repas clients
- Intégrer les nouveaux clients
- Diffuser les menus
- Commander des repas (utilisation du logiciel Webfil)
- Ajuster les commandes clients en fonction des fiches convives Participer à la gestion des ressources humaines :
- Récolter et saisir les demandes de modifications de planning, les saisir dans le logiciel (salariés et TH) après validation d'un cadre. Participer à l'amélioration continue de la qualité du service / de l'établissement
- Proposer l'ordre du jour des réunions trimestrielles du service administratif
- S'inscrire dans le projet de l'établissement et associatif Profil : Les savoirs :
- Connaissances des outils bureautiques et informatiques liés au poste.
- Maitrise de la structure et de son fonctionnement.
- Connaissance de l'environnement institutionnel.
- Maîtrise de l'expression orale et de l'expression écrite courante. Les savoir-faire :
- Autonomie : sens de l'anticipation, de l'initiative.
- Rigueur : organisation et méthode.
- Raisonnement : capacité d'analyse et de synthèse.
- Être capable de gérer les imprévus et d'apporter des solutions. Les savoir être :
- Maîtrise de soi : résistance au stress, capacité à travailler dans l'urgence.
- Sens de l'entreprise : intégrité, discrétion, confidentialité
- Communication : sens du relationnel.
- Dynamisme : offrir un investissement personnel.

Conditions:
Rémunération selon CCNT 66 ; Annualisation du temps de travail ; Accord d'entreprise collectif : CET, congés enfants malades, QVT, Egalité professionnelle H/F.

Experience:
1 Mois

Compétences:
Planification des tâches et gestion des priorités Qualification: Employé qualifié Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux Liste des qualités professionnelles: Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance. Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser. Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles. Monsieur le Directeur Général de l'ADPEP3621 Rue du 11 Novembre 191836000 CHATEAUROUX