ASSISTANT-E DE DIRECTION

ARS NOUVELLE AQUITAINE Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine Espace Rodesse 103 bis rue Belleville CS91704 BORDEAUX CEDEX Direction : Direction de l'Offre de Soins Direction : Direction déléguée aux professionnels de santé et à la prospective Localisation géographique du poste : Bordeaux Si vous êtes en CDI sous convention collective de la sécurité sociale, recrutement possible selon les conditions suivantes des conventions collectives du régime général : Catégorie : Personnel Administratif Niveau : 4A à 5A (nouvelle classification UCANSS) Si vous n'êtes pas concernés par le statut cité ci-dessus : recrutement possible en CDD de droit public d'une durée pouvant atteindre 3 ans, renouvelable. Niveau : Contractuel-le niveau 4 du Cadre de Gestion Ministériel. Poste d'encadrement : Non Fonction soumise à Déclaration Publique d'Intérêt : Non Fonctions télétravaillables : Partiellement : 1 jour fixe avec possibilité de 1 jour flottant de façon ponctuelle. La direction de l'offre de soins (DOS) est notamment compétente sur les champs suivants : formation et suivi des professionnels de santé, structuration globale de l'offre de soins de ville et hospitaliers, allocation de ressources et supervision budgétaire des établissements de santé et autres offreurs de soins, promotion de l'efficience de l'offre de soins et médico-sociale (mission partagée avec la DPSA), prospective/innovation/préparation aux situations sanitaires exceptionnelles, coordination, pour l'ensemble de l'ARS, des parcours de santé concernant des pathologies ou types de pathologies. Cette direction est composée de 4 directions déléguées :
• Ressources humaines en santé et prospective
• Organisation des soins de ville et hospitaliers
• Financement de l'offre de soins
• Efficience de l'offre de soins et médico-sociale (direction déléguée transversale). La direction déléguée aux Ressources humaines en santé et à la prospective est composée de 2 pôles
• Le pôle ressources humaines en santé (23 agents) est en charge des actions régionales en matière de démographie, de formation et de gestion des professionnels de santé. Il construit avec les partenaires la feuille de route régionale des ressources humaines en santé qui définit les actions de court, moyen et long terme à mettre en œuvre afin de garantir l'adaptation des RH en santé aux besoins des populations dans tous les territoires d'une part, à l'évolution des prises en charge et des modalités d'exercice d'autre part.
• Le pôle études et statistiques (15 agents) définit la stratégie data permettant de répondre aux besoins de pilotage et d'aide à la décision de l'ensemble des secteurs de l'agence : santé publique, prévention, médico-social et sanitaire.

Description du poste
Définition du poste : Apporter son appui dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au suivi des dossiers en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des remontées au sein de la direction déléguée aux professionnels de santé et à la prospective. Activités essentielles :
• Assurer l'organisation de l'agenda du directeur délégué,
• Organiser les différentes réunions des équipes de direction (préparation des fonds de dossiers, rédaction de messages, de supports, de présentations, de comptes rendus ou de notes, du suivi des décisions prises),
• Gérer les listes de contacts de la direction déléguée,
• Gérer les déplacements du directeur et des agents de la direction déléguée,
• Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile pour les équipes de direction,
• Evaluer, signaler et orienter les urgences,
• Gérer la boite de messagerie fonctionnelle de la direction déléguée ainsi que la messagerie commune à la DOS concernant les déplacements des agents,
• Elaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques et en assurer le suivi en lien avec les autres directions,
• Assurer l'accueil téléphonique et physique et prendre les rendez-vous,
• Assurer la gestion et le suivi du courrier (dont les courriers élus en lien avec le cabinet) impliquant l'utilisation notamment de l'outil ELISE,
• Mettre en œuvre et assister les équipes dans l'archivage des documents numériques et physiques de la direction déléguée,
• Participer à l'organisation des évènements internes et externes de la direction déléguée,
• Assurer les interfaces avec les autres directions et la direction générale. Activités annexes :
• Appui ponctuel au pôle RHS,
• Appui ponctuel au pôle études et statistiques,
• Suppléer de façon régulière le secrétariat de direction de la Direction déléguée à l'efficience et à la transformation numérique du système de santé pendant les congés de l