Assistant administratif et logistique

Nous recrutons un.e Assistant.e (H/F)pour l'équipe biomédicale, dans le cadre d'une création de poste. CDD 6 mois / CDI : Démarrage dès que possible Horaires : Arrivée entre 08h30 et 09h00
- fin de journée entre 16h30 et 17h00 (pause déjeuner 1h) Du lundi au vendredi L'assistant.e de l'équipe biomédicale assure l'organisation administrative du service, le suivi documentaire des équipements et interventions, la gestion administrative des commandes et la coordination des échanges avec les services, fournisseurs et prestataires. Il/Elle contribue à la qualité et à la traçabilité de l'activité biomédicale, sous la responsabilité du Responsable biomédical et en collaboration avec le Référent atelier biomédical et les techniciens biomédicaux. ⚙️ Vos missions principales : Véritable point d'appui administratif de l'équipe biomédicale, vous intervenez notamment sur les missions suivantes : Gestion et suivi des demandes
- Accueillir et orienter les interlocuteurs du service,
- Réceptionner et enregistrer les demandes des services de soins et des plateaux techniques,
- Transmettre les informations aux professionnels concernés,
- Assurer le suivi administratif des demandes et effectuer les relances nécessaires. Commandes, livraisons et facturation
- Préparer et suivre les demandes d'achat et les commandes,
- Recueillir les devis et vérifier les informations administratives,
- Suivre les délais de livraison et relancer les fournisseurs,
- Contrôler la cohérence entre les devis, commandes, bons de livraison et factures,
- Signaler les éventuelles anomalies. Suivi des interventions et du SAV
- Organiser les rendez-vous avec les fournisseurs et prestataires,
- Préparer les demandes de prise en charge et les documents d'expédition,
- Suivre les équipements envoyés en réparation,
- Collecter et classer les rapports d'intervention,
- Identifier les dossiers incomplets ou en attente. Gestion documentaire et outils de suivi
- Mettre à jour les informations administratives dans la GMAO,
- Classer et archiver les documents du service,
- Suivre les contrats de maintenance et leurs échéances,
- Préparer des tableaux de suivi et des éléments de reporting,
- Participer à la préparation des audits, contrôles et réunions du service. Les décisions techniques, les opérations de maintenance et la validation de la remise en service des équipements restent sous la responsabilité des professionnels biomédicaux compétents. Nos avantages au GIE :
- Accord d'intéressement
- Prime décentralisée versée en décembre (5% du brut annuel hors Ségur) et reliquat en janvier
- Prime d'ancienneté évolutive chaque année : +1% par an
- Mutuelle AESIO cotisation salariale à partir de 31€ par mois
- Prise en charge du forfait TCL à 50%
- Abonnement TCL réduit : Citypass PDE/PDA
- Parking sécurisé pour vélo
- Politique de formation favorable
- Locaux récents (ouverture en 2019)
- Cafétéria et 2 autres espaces de restauration (prix en moyenne 5€ par repas)
- Conciergerie avec de multiples prestations vous facilitant la vie de tous les jours
- CSE : Participation à la cotisation salariale à la mutuelle et chèques cadeaux
- Actif 'pôle : Salle de sport accessible aux salariés sur adhésion
- Aide au logement
- 1% patronal
- action logement Le Groupement d'Intérêt Économique (GIE) est une structure composée de plus de 40 professionnels dévoués à soutenir l'établissement de santé Médipôle. Le GIE gère notamment les circuits logistiques nécessaires à l'approvisionnement des services de soins et administratifs, garantit le suivi et la conformité des équipements biomédicaux, et supervise l'entretien des bâtiments ainsi que le bon fonctionnement des équipements techniques. Le GIE incarne un pilier opérationnel pour la qualité et la continuité des soins.