Office Manager H/F

Ma-domiciliation.fr est la LegalTech spécialisée dans la domiciliation d'entreprises 100 % en ligne. Créée en 2019 et basée sur les Champs-Élysées, nous accompagnons plus de 25 000 TPE et PME dans leurs démarches administratives et juridiques : domiciliation, création, modification et cessation de société, et services associés. Une société rentable, en croissance de +70 % sur 12 mois, fondée par deux serial entrepreneurs. Nous abordons aujourd'hui une phase de structuration et cherchons un(e) Office Manager confirmé(e), prêt(e) à piloter au quotidien l'ensemble de nos sujets juridiques, administratifs et RH. Votre rôle : Vous êtes le socle opérationnel de l'entreprise : grâce à vous, tout tourne, rien ne se perd, et l'équipe avance vite et sereinement. Vous travaillez en lien direct avec les cofondateurs. Vos

missions:
People & RH
- Aide au recrutement : rédaction et diffusion des offres, screening et présélection des candidats
- Réponse aux demandes RH du quotidien
- Organisation des onboardings Juridique & conformité
- Garantir la conformité de l'entreprise au regard des obligations propres aux sociétés de domiciliation : obtention, maintien et renouvellement des agréments préfectoraux, vérification et transmission des exports SIE / greffes / URSSAF, suivi des obligations LCB-FT (lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme), assurances des locaux
- Rédaction et relecture de contrats
- Gestion des contentieux et pré-contentieux (clients, partenaires, contestation de saisies administratives)
- Échanges avec les administrations (greffe du tribunal de commerce, préfecture de police, SIE...)
- Négociation et relecture des baux commerciaux
- Réponse aux contrôles éventuels des administrations (DGCCRF, DREETS, SIE...), sur place ou à distance
- Participation et suivi des assemblées générales de copropriété
- Gestion des formalités légales et administratives Office & Operations
- Piloter le bon fonctionnement des bureaux (logistique, prestataires, fournitures)
- Garantir un environnement de travail fluide, professionnel et accueillant
- Accueil physique et à distance (prestataires, facteurs, huissiers, livreurs...)
- Recherche de nouveaux locaux Finance & Admin
- Gestion du courrier sensible (chèques, amendes, documents officiels)
- Préparation des virements
- Suivi des factures et relation avec le cabinet comptable (Pennylane)
- Aide à la clôture comptable
- Suivi du pilotage financier (Excel / Agicap)
- Préparation des paies (Payfit) Transverse & amélioration continue
- Audit, suivi qualité et coordination des office managers
- Projets ponctuels en lien direct avec les cofondateurs
- Identification et prise de contact avec de nouveaux prestataires stratégiques
- Proposition et mise en place d'améliorations de process
- Contribution aux documents liés à nos levées de fonds

Votre profil
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Expérience:
2 à 5 ans comme Office Manager en startup
- Recrutement : vous avez déjà mené des missions de recrutement
- Croissance : idéalement, vous avez accompagné une structure passée d'une vingtaine à une cinquantaine de collaborateurs
- Savoir-être : organisé(e), rigoureux(se), fiable, très autonome, avec un vrai sens des responsabilités
- Outils : à l'aise avec Payfit, Pennylane, Excel / Sheets, Agicap, la suite Google et les outils IA
- Rythme : vous aimez les environnements dynamiques et savez jongler avec des priorités multiples Créer une entreprise en France, c'est d'abord trouver une adresse. ma-domiciliation.fr a commencé par là
- et en a fait le point de départ d'un accompagnement complet : domiciliation, création de société, gestion administrative, comptabilité. 50 000 clients, +70 % de croissance sur 12 mois. En forte croissance, ils cherchent les humains qui font ce qu'aucun outil ne remplace : comprendre, conseiller, convertir. Fondée par deux serial entrepreneurs : Jules De Blegiers (CEO)
- créateur de Codedelaroute.io (5 M€ de CA, 10 % de part de marché, sans levée de fonds). Pierre Gochgarian (COO)
- co-fondateur de Prizm, levée de 1,2 M$ auprès de Xavier Niel. Une société rentable, en croissance de +70 % sur 12 mois. Soutenue par Eric Larchevêque (fondateur de Ledger, 386ème fortune française, jury de « Qui veut être mon associé ? »). Notes clients : 4,6/5 sur Avis Vérifiés (745 avis), 4,5/5 sur Trustpilot, NPS 70. 20 personnes aujourd'hui, une dizaine de recrutements à venir. La culture : autonomie réelle, ownership, décisions rapides. Les meilleurs outils IA du marché sont mis entre les mains de chacun
- on fixe le cap et on fait confiance sur l'exécution.