Secrétaire de service

Sous la direction du chef/fe de service, vous assurez le suivi administratif, l'accueil physique et le standard téléphonique.

MISSIONS:
1
- SECRETARIAT -Accueil téléphonique standard, orientation des appels ou prise de messages -Accueil des jeunes et des partenaires -Tenue du registre de courrier (arrivée et départ) -Tri et distribution du courrier -Gestion et commande des fournitures -Transmission des factures à la comptabilité -Alimente la base des données statistiques annuelles -Impression de documents et affichage -Création et réactualisation de différents tableaux pour le chef de service -Gestion du matériel informatique (demandes & maintenance) -Gestion de la correspondance -Archivage 2
- PARTICIPATION AUX REUNIONS DE L'ASSOCIATION -Participer aux réunions institutionnelles -Rédiger, faire valider et classer les comptes rendus 3
- SUIVI DES DOSSIERS JEUNES -Création d'une fiche de renseignement à l'admission d'un jeune -Etablissement du dossier administratif des jeunes -Impression des documents en vue des admissions -Mise à jour hebdomadaire et transmission des hébergements occupés par les jeunes -Mise à jour de la liste des référents ASE pour les jeunes -Gestion et relance des Prises en charge ASE (mail) -Elaboration, mise à jour et transmission des listes des usagers présents par semaine -Elaboration du tableau mensuel de facturation ASE 4
- GESTION DE LA FLOTTE AUTOMOBILE -Gestion des documents obligatoires dans les véhicules (carte grise, vignette assurance, constat à l'amiable, etc) -Déclaration des sinistres auprès de l'assurance Transmission des éléments nécessaires aux professionnels ayant occasionné les dégâts pour dépôt au garage, après réponse des assurances 5
- GESTION DU PARC IMMOBILIER -Classement de copies des baux des hébergements des jeunes du service -Souscription à une assurance habitation -Ouverture des compteurs d'eau, gaz et EDF -Déclaration de sinistres -Gestion des clés des hébergements 6-GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL -Elaboration et affichage des plannings des salariés du service en lien avec le Chef de service -Actualisation et envoi mensuel des variables au siège après signature du Chef de service -Préparation de l'arrivée du professionnel dans le service -Remise au professionnel des clés du service sur site -Modification des visites à la médecine du travail AVANTAGES SOCIAUX :
- Tickets restaurant = 8 € / jour travaillé
- Prime Ségur = 238 € bruts / mois (pour un temps plein)
- Congés trimestriels = 18 jours / an
- Chèques cadeaux Noël et chèques vacances
- Mutuelle employeur prise en charge à 70% par l'employeur SPECIFICITES :
- Horaires : du lundi au vendredi (9h à 17h)
- CDD de remplacement pour congé maternité (du 16 novembre 2026 au 31 mars 2027) pouvant être renouvelé
- Possibilité de 4/5 ou temps plein PREREQUIS :
- BTS assistant manager ou équivalent
- 5 ans d'expérience sur même type de poste
- Bonne maîtrise de Word, Excel, des outils d'internet et de messagerie
- Bonne orthographe
- Sens relationnel et de l'accueil, Disponibilité, Adaptabilité, Organisation, Autonomie, Sens du travail en équipe, Aptitudes rédactionnelles, Aptitudes à la transmission, Sens du service, Créativité, Discrétion, Rigueur, Esprit d'initiative Envoyez votre candidature (cv + lm) à : lbegue@entemps.fr et contact@entemps.fr URGENT

Experience:
5 An(s)
- sur même type de poste

Compétences:
Techniques de gestion administrative,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,5 ans d'expérience,BTS assistant manager (ou équivalent) Qualification: Employé qualifié Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés