Office Manager agence d'architecture h/f

Office Manager (H/F)Agence d'architecture – Marseille centreBee To B Recrutement Conseil accompagne une agence d'architecture indépendante en pleine croissance, implantée au cœur de Marseille, reconnue pour son approche exigeante, créative et centrée sur l'expérience utilisateur...L'agence intervient majoritairement sur des projets de logement collectif (résidences étudiantes, opérations de 30 à 70 logements), avec une ouverture sur des projets tertiaires, industriels et de réhabilitation selon les opportunités.Équipe à taille humaine (environ 10 personnes)Dans le cadre d'une création de poste, nous recrutons un(e) Office Manager, véritable pilier de l'organisation interne et bras droit opérationnel du Président.Poste basé à Marseille – 100 % sédentaire (en présentiel).Les principales missions️ Appels d'offres & dossiers (publics / privés)Veille quotidienne sur les consultations et qualification des opportunitésGestion des plateformes de consultation (profils acheteurs, BOAMP/JOUE, etc.)Constitution des dossiers de candidature : collecte des pièces, mise en forme, conformité, dépôt dans les délaisCoordination avec les partenaires (BET, co-traitants, groupements) : relances, centralisation, respect des échéancesSuivi et mise à jour des tableaux de pilotage Organisation & structuration interneMise en place de méthodes, process, checklists, routines et outils de suiviStructuration de l'organisation documentaire (Teams / SharePoint / arborescences / templates)Suivi des plannings, échéances, jalons et livrablesAmélioration continue : faciliter la vie de l'équipe, réduire les irritants, fluidifier les échanges Support Direction & administrationInterface avec le cabinet comptable (transmission, suivi, préparation d'éléments)Suivi des notes de frais, indemnités kilométriques, titres-restaurant, heures supplémentairesSoutien administratif à la DirectionLogistique quotidienne : moyens généraux, prestataires, organisation de déplacements (si besoin) Communication & événementielMise en forme de supports (présentations, fiches projets, dossiers références – Canva / Pack office)Organisation d'événements (inaugurations, visites, rencontres partenaires, temps forts internes)Contribution à la communication et aux relations presse professionnelles (mise en forme, diffusion, suivi des retombées)Le profil recherchéIndispensableExpérience confirmée (idéalement ≥ 5 ans) en tant qu'Office Manager / Assistante de direction / Assistante d'agenceMaîtrise solide des appels d'offres / marchés publics : veille, plateformes, constitution de dossiers, conformité, respect des délaisEnvironnement apprécié : architecture, bureau d'études, ingénierie, promotion immobilière, constructionExcellente organisation, rigueur, sens des priorités, fiabilitéTrès bon niveau rédactionnel, soin apporté à la mise en forme des documentsAisance outils : Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint/OneDrive) ; Canva appréciéAppétence pour les NTIC et l'IA (ex. ChatGPT) afin d'optimiser l'organisation, la production documentaire et les routines administratives. Savoir-être attenduDiscrétion, posture de confiance (informations sensibles)Proactivité, capacité à anticiper et faire avancer les sujetsBon relationnel, communication fluide avec l'équipe et les interlocuteurs externesÀ l'aise dans un environnement exigeant, où la coopération et la fiabilité comptent.Conditions & organisationPoste basé à Marseille centre – présentiel (pas de télétravail régulier, exceptions possibles au cas par cas)Flexibilité horaire possiblePossibilité de 4/5e (mercredi off) selon organisationDémarrage souhaité : ASAPProcessus de recrutement1er échange avec Bee To B Recrutement ConseilEntretien avec la Direction de l'agenceTest de personnalité en phase finale (à des fins d'évaluation professionnelle)Contrôle de références réalisé par Bee To B Recrutement ConseilCandidaterPour échanger de façon confidentielle, vous pouvez me contacter en message privé ou par e-mail.Égalité des chancesBee To B Recrutement Conseil et l'entreprise recrutante s'engagent en faveur de l'égalité des chances : ce recrutement est conduit dans le respect des principes de non-discrimination. Seules les compétences, l'expérience et l'adéquation au poste sont évaluées