Office Manager

Dans un contexte de forte croissance et de structuration de l'entreprise, l'Office Manager joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du siège, la qualité de l'environnement de travail et la coordination des services généraux pour une population majoritairement composée d'ingénieurs en cybersécurité. Interlocuteur privilégié des collaborateurs du siège et relais des sites en région, il/elle contribue activement à l'expérience collaborateur, à la qualité de vie au travail et à l'image professionnelle de l'entreprise.Rattaché(e) à la Direction des Ressources Humaines, vos principales missions seront les suivantes : 1/ Gestion des services généraux – Siège et coordination multisitesGestion quotidienne des locaux du siège : fonctionnement, entretien, sécurité, propreté, logistiquePilotage des prestataires (ménage, maintenance, sécurité, accueil, fournisseurs divers...)Suivi des contrats, devis et budgets liés aux services générauxCoordination des besoins des sites en région en lien avec les relais locauxContribution à l'organisation des déménagements, réaménagements et à l'optimisation des espaces de travail2/ Accueil et vie de bureauOrganisation de l'accueil des visiteurs, partenaires, clients et candidatsContribution à une expérience fluide et qualitative et sécuritaire dès l'arrivée sur siteGestion des fournitures de bureau, consommables et équipements du quotidienPilotage de la gestion des goodies : choix des objets, relation fournisseurs, commandes et suivi des stocksParticipation à l'amélioration continue du cadre de travail et de la vie de bureau3/ Organisation d'événements internes et externesOrganisation d'événements internes : petits-déjeuners, afterworks, moments de convivialité, team building, réunions d'équipe élargies, cocktails clients...Coordination logistique d'événements avec traiteur (devis, commandes, installation, suivi)Organisation ponctuelle d'événements à l'externe (réservations de lieux, restaurants)Interface avec les équipes internes pour comprendre les besoins et assurer une expérience fluideGestion des calendriers, aspects logistiques et respect des budgets alloués4/ Support aux équipes et aux fonctions centralesInterface avec les équipes RH, IT, Finance et Direction sur les sujets de fonctionnement du siteSupport logistique aux équipes internes (réunions, événements, formations)Contribution à l'onboarding des nouveaux collaborateurs sur leur accueil, les aspects matériels et pratiques (badges, leur équipements...)5/ Santé, sécurité et conditions de travailContribution à la mise en œuvre des règles de sécurité et de prévention sur siteSuivi des obligations réglementaires liées aux locaux (affichages obligatoires, registres, conformité)Participation aux actions d'amélioration des conditions de travail et du bien-être au bureau6/ Assistanat de Direction :Soutien administratif aux 2 dirigeants et/ou à l'équipe de directionPréparation de rapports, présentations et documentsOrganisation des voyages et des déplacements des directeursCoordination des projets et des initiatives au nom des dirigeantsPérimètre et interactions : Interactions quotidiennes avec les collaborateurs du siègeRelations régulières avec les managers et les équipes RH, IT, FinanceCoordination avec de nombreux prestataires externesRôle de référent services généraux et vie de bureau pour les sites en régionDe formation supérieure, vous bénéficiez d'une expérience confirmée sur un poste d'Office Manager (ou équivalent), idéalement dans un environnement en forte croissance et/ou multisites.Vous avez su développer diverses compétences telles que : Excellentes capacités d'organisation et de priorisationSens du service et du collectif très développéCapacité à gérer plusieurs sujets en parallèleAisance relationnelle et communication efficaceMaîtrise des outils bureautiques (Suite Office / Google Workspace)Anglais courantLes soft skills indispensables à la bonne tenue de ce poste sont : Proactivité et autonomieSens pratique et orientation solutionsFiabilité, discrétion et professionnalismeUne réelle appétence pour les environnements techniques et dynamiques est indispensable.Ce poste est ouvert aux candidats en situation de handicap. Nous nous engageons à garantir un processus de recrutement équitable et à fournir les aménagements nécessaires pour favoriser leur intégration au sein de nos équipes.L'ensemble des collaborateurs impliqués dans nos processus de recrutement ont signé et approuvé notre charte du recrutement éthique. Nous valorisons la diversité et pensons qu'elle fait partie intégrante de notre réussite collective. Nous sommes déterminés à promouvoir un environnement inclusif où chaque individu est respecté et valorisé. Nous encourageons les candidatures issues de différents horizons et nous nous engageons à éliminer toute forme de discrimination dans notre processus de recrutement et à garantir l'égalité des chances.Pourquoi nous rejoindre ?Entreprise en forte croissance dans un secteur stratégique et innovant (cybersécurité)Poste central, transverse et très opérationnelImpact direct sur l'expérience collaborateur et la vie de l'entreprise.