Assistant contrats transversaux et aide au pilotage de la qualité du BGF F/H

Fonctions : Assistant-e contrats transversaux et aide au pilotage de la qualité du bureau de la gestion financière des contrats de recherche

Catégorie : A

Corps : ASI                 

BAP : J

Emploi-type : Assistant-e gestion financière et comptable

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission : Sous l’autorité de la Chargée des contrats stratégiques et du pilotage de la qualité et en lien avec la Responsable de bureau, l’Assistant-e des contrats transversaux a pour mission d’accompagner le bureau dans l’amélioration de la dimension financière des projets stratégiques pour la recherche de Sorbonne Université (MESR, PIA, France 2023, …).

Elle/il est l’interlocuteur-trice privilégié-e des chargés de développement et des chargés d’affaires des bureaux de développement pour toute question liée à l'exécution et au suivi financier des projets de recherche transversaux.

Elle/il fournit également un appui pour le contrôle de la qualité, en collaborant sur les indicateurs de suivi interne et les outils de pilotage financier, destinés aux laboratoires et à la Direction de la Recherche et de l'Innovation (DR&I).

Activités principales :

• Gestion d’un portefeuille de contrats interfacultaires et de certains contrats facultaires ;
• Mise en place et suivi de l’outil de gestion des frais généraux et de l’eOTP mutualisé pour les unités de recherche ;
• Contribution à la démarche qualité, au contrôle interne, et au suivi des indicateurs du bureau;
• Appui à la chargée des contrats stratégiques, et ponctuellement aux chefs de pôle et à la cheffe de bureau.

Pour les contrats dont elle/il a la responsabilité, elle/il est chargé-e de :

• Création et modélisation de la convention dans l’outil de gestion financière SIFAC (eOTP et PFI)
• Mise en place du budget de manière pluriannuelle
• Contrôle d’éligibilité pour toutes les dépenses (factures, missions, stagiaires, salaires …) en fonction du contrat de recherche
• Préparation des échéanciers de factures clients
• Préparation de la justification financière et tout document demandé par le financeur
• Préparation des dossiers d’audit pour les justifications des contrats européens ou autres
• Émission de factures clients
• En lien permanent avec l’Agence comptable pour la prise en charge comptable des factures clients, rapprochement avec les encaissements et recouvrement
• Prélèvement de la participation aux coûts induits par les conventions de recherche

Conduite de projet : NON

Encadrement : NON

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de SU
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Bonne connaissance du domaine financier et comptable et des règles de la comptabilité publique.

Savoir-faire :

• Bonne maîtrise informatique, notamment pour l’utilisation des logiciels Sifac, Word et Excel,
• Bonne connaissance des exigences de justification des organismes publics (Europe, ANR, DGE, BPI, REGION, CANCEROPOLE…)
• L’organisation de son poste de travail
• Savoir organiser et planifier son travail à partir des priorités
• Proposer des améliorations

Savoir-faire transversaux :

• Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels
• Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
• Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
• Assurer une veille permanente sur les données propres au domaine de gestion
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à développer ses connaissances et compétences
• Autonomie, rigueur, méthode et précision dans le travail
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Polyvalence et capacité d’adaptation