Secretaire Administratif

Le tribunal judiciaire de Mont de Marsan est situé dans le département des Landes.

L'arrondissement judiciaire de MDM est composé du tribunal judiciaire, du conseil de prud'hommes et du tribunal de commerce.
Le tribunal judiciaire de MDM est une juridiction du ressort de la cour d'appel de Pau de droit commun de première instance en matière civile, pénale et commerciale. Il est par ailleurs le siège de la cour d'assises du département, du pôle de l'instruction et du pôle social départemental.

Le tribunal judiciaire de Mont de Marsan comprend 54 fonctionnaires de greffe, 13 magistrats du siège et 5 magistrats du parquet et des agents contractuels.
Le tribunal judiciaire de Mont de Marsan est installé au sein du Palais de Justice, qui a ouvert ses portes le 31 août 2021. Il s'agit d'un nouveau bâtiment qui améliore grandement les conditions de travail des personnels.

Le nombre de bureaux, 9 salles d'audience et les locaux permettent d'accueillir tous les acteurs de la juridiction. Le palais de Justice réunit sur un même site les différents services du tribunal judiciaire et les juridictions de l'arrondissement judiciaire. Il intègre dans ses locaux le CDAD mobilisé pour les actions d'accès au droit.

Votre hiérarchie

 La directrice de greffe

Vos interlocuteurs métiers

 Le personnel du tribunal judiciaire, les auxiliaires, les prestataires

 Vos activités principales

I. Secrétariat de direction

1. Gestion générale
- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs
- Gérer les agendas
- Élaborer des documents administratifs : rédaction des courriers et constitution des dossiers administratifs (synthèse de documents) ;
- Procéder au classement et à l’archivage des documents du service et des dossiers administratifs, dans les dossiers physiques et via le plan de classement

2. Formalités RH
- Accueil des nouveaux arrivants
- Remise du livret, des formulaires, des clés,  contrats....
- Visite des locaux, présentation aux personnels
- États mensuels
- heures supplémentaires et astreintes
- vacations des réservistes
- Mise à jour du logiciel de gestion du temps de travail :
- création des nouveaux arrivants
- mise à jour des profils
- suivi des absences (maladie, formation, absences syndicales, grèves....)
- Constitution et mise à jour des dossiers administratifs
- Mise à jour des dossiers sur Harmonie
- Relations avec le service administratif régional :
- réception des notifications,
- notification auprès des agents,
- envoi des documents (arrêt maladie...)
- remise des cartes agents
- Gestion des campagnes :
- CET, jours de fractionnement, journée solidarité...
- retrait des ARTT
-  Suivi des visites médicales : prendre RDV pour les nouveaux arrivants ; suivre les visites périodiques et solliciter les rendez vous ; suivre les préconisations et l’état d’avancement des préconisations.
- Gestion des habilitations à la conduite des véhicules de service : preparer les habilitations, mettre à jour les habilitations

3. Gestion logistique

- Suivi du stock des fournitures,
- Gestion des accès : attribution et suivi des badges du personnel et des agents extérieurs...
- Centralisation des demandes de consultation des archives
- Suivi flotte automobile

4. Gestion des vacations

- des assesseurs TPE, TPBR, CIVI, pôle social : pré-vérification des états, centralisation des vacations aux fins de mise en paiement, suivi des mises en paiement

- des réservistes de la police nationale

II. Suivi de la cellule budgétaire

1. Gestion du budget de fonctionnement : exécuter la dépense : faire les devis, formaliser les DA, assurer les SF.... ; assurer le suivi des dépenses de l’arrondissement budgétaire

2. Suivi des marchés publics

2-1/ Entretien des locaux et vitrerie

2-2/ Exploitation – maintenance du site :

 III. Suivi immobilier

- Constater les désordres immobiliers

- Assurer la saisine du prestataire d’exploitation maintenance ou solliciter la garantie décennale

- Assurer le suivi des demandes d’intervention

- Faire le lien avec les personnels du service immobilier de la cour d’appel

Liste des fonctions non définitives, évolutives selon les besoins

Missions pouvant être modifiées en cas de mobilité interne sur le poste

RIFSEEP 2

1 poste susceptible d'être vacant

La présence des auxiliaires de justice et des partenaires au sein du palais permet de renforcer la qualité des échanges pour une action commune.

La sûreté est développée et présente au sein du palais de Justice et aux abords. La présence des contrôles d'accès, des circuits de circulation (circuit personnel sécurisé, public) permettent de sécuriser les flux privés et publics, d'assurer des espaces sécurisés de travail et un fonctionnement amélioré des services.

Un parking automobiles est réservé pour le personnel, avec des emplacements réservés aux personnes à mobilité réduite. Il y a des bornes électriques et des abris pour les deux roues.

Le palais de Justice est desservi par les transports en commun (navettes de bus) et la gare est située à proximité. Des aires de covoiturage sont existantes aux entrées de la ville. Les commodités sont à la périphérie du palais de Justice, le centre-ville est à 15 minutes.

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)

Un ultraportable.

Connaissances

Circuits administratifs

Connaissance du statut général de la fonction publique et statuts particuliers

Connaissance des circuits administratifs

Organisation administrative et

judiciaire

Connaissance et maitrise des outils bureautiques

Outils de communication

Savoir-faire

Alimenter des tableaux de bord et statistiques

Appliquer les textes législatifs et réglementaires

Maîtriser les écrits administratifs

Maîtriser les nouvelles technologies

Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi

Maîtriser les techniques de classement et d’archivage

Maîtriser les techniques d’accueil physique et

téléphonique

Organiser sa charge de travail

Travailler en équipe

Travailler en réseau

Savoir-être

Être autonome

Avoir le sens de l’organisation

Avoir le sens des relations humaines

Être à l’écoute

Être vigilant

Être réactif

Faire preuve d’initiative

Faire preuve de capacité, d’adaptation

Savoir anticiper

Faire preuve de discrétion

Des formations peuvent être proposées dans le cadre du plan de formation ou un tutorat au sein de la juridiction.

Le cycle horaire est de 38h/semaine avec des horaires variables gérés par pointeuse.

Nous vous prions de bien vouloir candidater à l'aide du formulaire de candidature à demander à Madame Alexia VIGNASSE (rgrha.sar.ca-pau@justice.fr) à compter du 9 septembre 2026 (et uniquement à compter de cette date)

Puis d'adresser l'intégralité des documents au service recruteur indiqué dans l'annonce accompagné de :

- formulaire de candidature

- CV

- lettre de motivation

- dernier arrêté d'élévation d'échelon

- 3 derniers comptes-rendus d'évaluation professionnelles

- état des services