Adjoint administratif Gestionnaire RH pôle stagiaires H/F

Proche du centre-ville de Dijon, dans l’ancienne caserne militaire Krien, l’École nationale des greffes (ENG), créée en 1974, est unique en France. Service à compétence nationale, rattaché à la direction des services judiciaires (DSJ) du ministère de la Justice, l’ENG a pour mission la formation tant initiale que continue de l’ensemble des agents des services de greffe judiciaires. Chaque année, plus de 6 000 agents sont accueillis et formés dans les métiers essentiels au bon fonctionnement du service public de la Justice.

Ouverte sur l’internationale, l’ENG mène avec des actions de coopération internationale et accueille régulièrement des stagiaires venant des universités partenaires.
Depuis 2016, l’ENG organise chaque année deux classes « Prépas Talents ».

L’école nationale des greffes, qui compte à ce jour 164 emplois équivalents temps plein, est dirigée par une directrice assistée d’un directeur adjoint en charge des activités pédagogiques et d’une secrétaire générale.

Le secrétariat général a pour mission de programmer, organiser, mettre en place et assurer le suivi des prestations nécessaires pour le fonctionnement de l’Ecole. Il est composé de 74 emplois.
Il coordonne et contrôle la gestion, l’administration et le suivi des moyens humains, budgétaires et matériels nécessaires à la réalisation de la mission pédagogique de l’école nationale des greffes.

La direction des activités pédagogique, dirigée par le directeur adjoint (DAP) est composée de 83 emplois, et s’appuie pour ce faire sur 3 sous-directrices en charge des services suivants :

- Sous-direction de la formation aux méthodes et techniques de greffe (FMTG)
- Sous-direction à l'encadrement et à l'environnement judiciaire (FEEJ)
- Sous-direction du suivi des stages et des parcours professionnels (SSPP)
Les trois sous-directions, solidaires, travaillent ensemble et collaborent sur leurs projets propres ou transversaux.

L’équipe enseignante est composée de 37 personnes, directeurs des services de greffe, attachés ou greffiers ainsi que d’un magistrat coordonnateur ENG/ENM.

Les évolutions pédagogiques et celles du métier de greffier ou directeur des services de greffe judiciaires conduisent à penser la formation en termes d’approche par compétences afin de permettre une adaptation plus opérationnelle et plus rapide au moment de la prise de poste. Les greffiers bénéficient également d’une formation initiale basée sur un bon socle de base pour tout technicien de la procédure. La formation continue doit, quant à elle, permettre aux collègues d’être opérationnels et efficaces tout au long de leur carrière en leur donnant les méthodes et les outils nécessaires à l’accomplissement des missions qui leur sont confiées.

Sous l'autorité des responsables de la gestion des ressources humaines (RGRH) et la supervision du RGRHA la supervision du référent du pôle stagiaires, le gestionnaire ressources humaines a en charge les tâches d'exécution et d'enregistrement relatives à la gestion administrative et financières des stagiaires de l’École.

A ce titre, ses attributions sont les suivantes :

o    Gestion des arrivées de promotion :        
·     instruire les dossiers de prise en charge sur démarches simplifiées
·     gérer les renonciations
·     réaliser la prise en charge administrative et financière sur Harmonie
·     préparer le PV de prise de fonction

o    Gestion des stagiaires durant le cycle de formation :
·     assurer la mise à jour et la fiabilisation des données individuelles et de carrière des stagiaires dans l'applicatif Harmonie
·    assurer l’enregistrement et le suivi des absences (arrêts maladie, congés statutaires, autorisations spéciales d’absence) sur les applicatifs métiers
·     gérer les absences de service de fait
·    préparer et assurer la mise en œuvre de la paie et des indemnités des stagiaires : indemnités de stages,  indemnité de première mise de costume d’audiences , mutuelle, supplément familial de traitement, remboursement partiel des frais de transport domicile/travail, indemnité compensatrice de CSG, CIA, forfait mobilité durable
·     gérer les dossiers de reconstitution de carrière
·     traiter les demandes de changement d’affectation
·     en lien direct avec le référent du pôle :
§   gérer les démissions et les congés sans traitement dans l’applicatif Harmonie et Hyperplanning
§   suivre les détachements
§   gérer le suivi des contrats et des avenants au contrat des stagiaires recrutés par la voie contractuelle
§  gérer la mise en paiement des indemnités prévues par les campagnes indemnitaires : CIA, forfait mobilité durable
·      pour la prestation de serment : envoyer les arrêtés de nomination au tribunal judiciaire de Dijon, établir le PV de la prestation de serment et le transmettre au tribunal judiciaire de Dijon pour signature
·      assurer le 1er niveau de contrôle interne de la paie en vérifiant les mouvements de paie dès la saisie et avant les bulles de paie
·      gérer les demandes de cumul d’activités
·      saisir et mettre à jour les tableaux de suivi

o    Gestion des sorties de promotion :
·      établir les attestations de congés
·      vérifier les arrêtés de titularisation
·     clôturer les éléments de paie des stagiaires titularisés et demander les certificats de cessation de paiement pour les stagiaires concernés
·      transférer aux SAR d’accueil les éléments nécessaires à la prise en charge administrative et financière du stagiaire

Une polyvalence est attendue au sein des pôles ; ainsi en cas de besoin, le gestionnaire RH peut être amené à épauler ses collègues sur la gestion de leurs portefeuilles.

Nombre d’agents à encadrer

   ☐   A                           ☐   B                      ☐   C       ✔ Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale                    OUI ☐                   NON ✔

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)  

Outils bureautiques, numériques et applicatifs métiers dédiés :  SIRH Harmonie, Hyperplanning, démarches simplifiées.

Équipement pour le télétravail, parcours de formation personnalisé.

Composition et effectifs du service

Le service RH est composé de quinze personnes :  deux RGRH, deux RGRH Adjoints, deux référents de pôle (pôle stagiaires et pôle permanents), neuf gestionnaires et deux apprentis, auxquels peuvent s’ajouter un ou deux apprentis.

Votre hiérarchie

N+1 : responsable de la gestion des ressources humaines (RGRH), chef de service

N+2 : secrétaire générale (SG)

Vos interlocuteurs métiers

La sous-direction des ressources humaines des greffes, les services de l’École, les stagiaires, la DRFIP, les SAR.

Compétences requises

Connaissances

• Connaissances des statuts de la fonction publique et des statuts particuliers des personnels du Ministère de la Justice
• Connaissance du processus de paie ou aptitude à acquérir rapidement des connaissances
• Circuits administratifs et financiers
• Applicatifs métiers et outils bureautique de base

Savoir-faire

• Avoir des aptitudes rédactionnelles
• Savoir appliquer le processus de paie et de contrôle
• Savoir appliquer les textes statutaires

Savoir-être

•  Savoir travailler en équipe
• Etre rigoureux
• Sens de l’organisation et de l’anticipation
• Faire preuve de discrétion

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Oui dans le domaine de la gestion des ressources humaines.

Offres de formation associées à votre prise de poste

Possibilité tout au long de l’année sur demande de l’agent.

Organisation de travail : horaires variables sur une base de 36h40 hebdomadaires - 10 jours de RTT et 5 jours de repos compensateur, télétravail possible (selon le service d'affectation).

Groupe IFSE : 2.

NBI : non.

Restauration : restaurant administratif sur place.

Accessibilité en transport/parking : tramway à 400 mètres/parking pour le personnel.

Crèche sur place.

Vos contacts pour déposer une candidature 

Renseignements: Mme GALANT, responsable du service RH
rgrh.eng@justice.fr – Tél. : 03.80.60.58.74

Candidature à envoyer à : recrutements.eng@justice.fr

Pièces à fournir :

• Fiche de candidature à mobilité

• Lettre de motivation

• CV

• 3 derniers comptes-rendus d’évaluation (CRE)

ENTRETIEN OBLIGATOIRE