Chargé-e de gestion administrative et paye fonctionnaires H/F

L’Office français de la biodiversité (OFB), établissement public placé sous la tutelle des ministres chargés de l’Environnement et de l’Agriculture, a été créé le 1er janvier 2020 par la loi n° 2019-773 du 24 juillet 2019, pour protéger et restaurer la biodiversité.

Conformément à l’article L.131-9 du code de l’environnement, il « contribue, s'agissant des milieux terrestres, aquatiques et marins, à la surveillance, la préservation, la gestion et la restauration de la biodiversité ainsi qu'à la gestion équilibrée et durable de l'eau en coordination avec la politique nationale de lutte contre le réchauffement climatique », grâce au continuum de ses trois grandes missions complémentaires : « Connaître », « Accompagner », « Protéger ».

Pour remplir ses missions, l’OFB compte plus de 3 000 agents, dont plus des deux-tiers agissent sur le terrain dans l’Hexagone et dans les Outre-mer. Il s’appuie sur des équipes pluridisciplinaires : inspecteurs de l’environnement, ingénieurs, experts, spécialistes, vétérinaires, techniciens, personnels scientifiques, techniques et administratifs…

L’établissement est organisé de façon matricielle pour prendre en compte tous les milieux, en transversalité, selon une articulation à trois niveaux.

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En son sein, la direction des ressources humaines (environ 80 agents) a pour mission :

1. de piloter l’allocation des moyens de l’établissement en matière d’emploi, d’organisation et de compétences ;
2. de gérer les personnels, la masse salariale et la paie ;
3. de définir les politiques de recrutement, de rémunération, de gestion de la carrière et de formation interne ;
4. de définir la politique sociale, conduire la politique de prévention des risques professionnels et d’amélioration de la qualité de vie au travail et structurer le cadre de travail des agents (règlement intérieur, principes de management…) ;
5. d’organiser le dialogue social.

Elle est organisée en quatre services et trois unités de pilotage transverses et est basée sur les 5 sites nationaux de l’OFB (Vincennes, Paris, Auffargis, Brest et Montpellier), et sur les deux centres de formation (Dry et Boves) dont elle a la responsabilité. Elle agit pour le compte de l’OFB mais aussi sur certains champs RH (paye, formation, carrière) pour le compte des parcs nationaux, établissements publics rattachés à l’OFB.

La direction des ressources humaines a engagé un projet de modernisation de son système d’information des ressources humaines (SIRH) par la mise en place de l’outil interministériel RenoiRh.

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Mission

Assurer les missions de gestion administrative et paie d’un portefeuille de fonctionnaires de l'OFB dans le respect de la réglementation.

Activités principales

Assurer la gestion administrative et la mise en qualité des données

• Assurer toute la préparation d’un dossier de prise en charge de fonctionnaire à partir de la promesse d’embauche en assurant un lien avec l’agent et son administration d’origine et en compilant l’ensemble des pièces justificatives nécessaires à sa prise en charge par l’OFB.
• Assurer toute la préparation d’un dossier de prise en charge d’un technicien de l’environnement lors de son entrée dans la fonction publique (réussite concours) avec calcul de la reprise d’ancienneté
• Etablir tous les actes administratifs relatifs à la situation des fonctionnaires : décision de mobilité interne, arrêté d’avancement d’échelon pour les corps gérés par l’OFB, décision indemnitaire, décision ou arrêté de temps partiel, décision congé maternité, paternité ou parental, congé supplémentaire de naissance, décision de demi-traitement, des décisions de passage en congé longue maladie, longue durée, reconnaissance CITIS, congés bonifiés etc…
• Gérer la constitution d’un dossier de mutation d’un agent à partir de la prise de décision de mobilité (reçues ou produite par le gestionnaire) ou à compter des résultats du cycle de mobilité en lien avec l’agent et son administration d’accueil.
• Etablir les attestations et documents de liaison destinés aux mutuelles
• Classer des pièces dans les dossiers individuels des agents
• Assurer la fiabilisation des données agents dans le SIRH pour la bonne gestion administrative et paie et la DSN
• Participer aux travaux et projets transverses de la DRH

Préparer et liquider la paie

• Recueillir les éléments liés à la paie
• Saisir des éléments de paie des agents dans le logiciel afin de générer les mouvements attendus par la DGFIP afin que le SLR puisse produire une paie conforme au résultat attendu
• Préparer les calculs de rappels et transmettre les tableaux pour le contrôle de l’agence comptable afin de justifier en partie le mouvement de paie.
• Déposer les pièces justificatives afin de permettre le contrôle du GEST (supérieur hiérarchique, unité de contrôle de gestion administrative et paie, et Agence comptable)
• Organiser le suivi de son portefeuille via des tableaux de suivi partagés
• Participer à la rédaction de procédures et fiches de saisies
• Mettre en œuvre les campagnes collectives (SFT, indemnisation des CET, mutuelles, télétravail, astreintes et heures supplémentaires, FMD)

Assurer la relation à l’agent et auprès de tiers

• Assurer le conseil et l’information auprès des agents quant à leur situation individuelle (explication sur rémunération, demande de différentes attestations etc.) en collaboration avec les correspondants RH en région.

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Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau bac minimum.

Compétences et qualités requises

Connaissances :

• Maitrise des règles de paie et de sa codification
• Connaissance des textes réglementaires et des statuts des personnels de la fonction publique

Savoir-faire opérationnel :

• Suivre les procédures et appliquer les dispositions réglementaires du domaine de la gestion des ressources humaines de la fonction publique
• Comprendre et expliquer la réglementation applicable et faciliter les démarches dans des situations courantes de gestion
• Rédiger des courriers administratifs
• Utiliser les logiciels de gestion RH et les logiciels bureautique (traitement de texte et tableur)
• Hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Rendre compte de son activité et de l'état d'avancement des dossiers à sa hiérarchie
• Organiser, mettre à jour et classer les dossiers du personnel

Savoir-être professionnel :

• Sens de la confidentialité,
• Capacité à travailler en équipe,
• Sens de l’organisation,
• Sens des relations humaines,
• Sens de l’initiative et de l'autonomie,
• Capacité d’écoute
• Rigueur et méthodologie, réactivité

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité de la Cheffe d’unité gestion des fonctionnaires.

Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans* (rémunération selon expérience professionnelle)

Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans.

Relations liées au poste

Relations internes :

• Agents de l’établissement
• Services de la DRH
• Correspondants administratifs en région
• Agence comptable
• Département des systèmes d'informations

Relations externes :

• Partenaires institutionnels (Ministère de la Transition écologique et solidaire, services déconcentrés de l’État...) …