Assistant-e de direction

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 272 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Vous serez plus particulièrement en charge de :

• gérer les agendas de la Directrice et de son adjoint ;
• organiser les réunions, événements et déplacements, y compris le suivi des notes de frais ;
• assurer l’accueil des rendez-vous et la gestion des appels téléphoniques ;
• préparer, réunir et contrôler les dossiers nécessaires aux activités de la Directrice et de son adjoint : documentation, rapports, supports de communication, notes préparatoires aux réunions, etc. ;
• préparer et mettre en forme des documents et supports de présentation ;
• rédiger des comptes rendus et assurer le suivi des actions qui en découlent ;
• organiser, trier, classer et archiver les documents et courriers, et veiller à la mise à jour des informations ;
• assurer le suivi des dossiers jusqu’à leur clôture et leur archivage.

Des missions en appui aux pôles de la Direction

En complément de ces missions, vous serez amené·e à travailler avec certains pôles de la Direction.

Dans ce cadre, vous pourrez notamment :

• rechercher, collecter et mettre en forme des informations et des données ;
• identifier et sélectionner des sources documentaires fiables ;
• actualiser des dossiers administratifs et des systèmes d’information ;
• alimenter et mettre à jour des tableaux de bord ;
• contribuer à la préparation et au suivi de dossiers nécessaires à la prise de décision.

Ces activités nécessitent de savoir organiser les informations, hiérarchiser les priorités et assurer un suivi rigoureux des dossiers.

Formation recommandée : BTS support à l'action managériale (SAM) ou formation équivalente dans le domaine de l’assistanat, de la gestion administrative ou du support aux équipes.

Les profils débutants sont acceptés. Cependant, une expérience dans l’assistanat de direction ou dans un environnement professionnel nécessitant la gestion de plusieurs interlocuteurs et priorités serait appréciée.

Aptitudes recherchées :

• Vous avez le sens des relations humaines ;
• Vous êtes : rigoureux-se, fiable, réactif-ve, organisé-e ;
• Vous savez rédiger des courriels, courriers, comptes rendus et documents professionnels ;
• Vous savez organiser votre activité, hiérarchiser les priorités et respecter les délais ;
• Vous faites preuve d’autonomie et de polyvalence ;
• Vous savez travailler avec des équipes et communiquer efficacement avec différents interlocuteurs ;
• Vous maîtrisez les outils numériques suivants : pack Office, agendas, tableurs et dossiers partagés ;
• Vous êtes à l’aise avec les environnements collaboratifs tels que SharePoint, OneDrive ou Nextcloud et savez vous adapter rapidement à de nouveaux outils ;
• Vous êtes force de proposition pour améliorer les outils et les méthodes de travail.

La discrétion, le sens de la confidentialité et un savoir-être professionnel sont essentiels pour ce poste, qui implique l’accès à des informations et dossiers liés aux activités de la Direction.