Office Manager

📌 Présentation du poste

Rattaché au CFO du Groupe, l’Office Manager & Responsable Parc Matériel est le garant du bon fonctionnement quotidien des locaux, du bien-être des collaborateurs et de l’optimisation logistique du groupe. Véritable chef d'orchestre, il pilote de A à Z le cycle de vie du matériel informatique et technique (du stock à l'attribution) et gère la relation avec les prestataires externes (Hiptown, AAMSET).

🛠️ Missions principales

1. Gestion du Parc Informatique & Petit Matériel (Scope Groupe)

• Centralisation & Suivi des Inventaires :

  • Maintenir à jour l’inventaire existant (déjà bien avancé côté WOO).

  • Construire et uniformiser l’inventaire des autres entités du groupe en collaboration avec le prestataire IT (AAMSET).

  • Gérer la mixité du parc (Postes MAC vs PC).

• Gestion du Petit Matériel & Sécurisation :

  • Suivre le stock de périphériques (chargeurs, adaptateurs USB-C, câbles HDMI, réhausseurs, claviers, souris, écrans).

  • Mettre en place un système d'étiquetage systématique pour dissuader les disparitions.

  • Garantir la sécurité physique du matériel (gestion des accès, codes, clés, armoires sécurisées).

• Gestion Budgétaire & Achats :

  • Piloter le budget d'achat de matériel (ordinateurs et fournitures) de manière optimisée et rentable.

  • Anticiper les commandes en fonction de la croissance des effectifs et gérer les relations/visites administratives avec AAMSET.

2. Pilotage des Onboardings & Offboardings (Logistique IT)

• Arrivées (Onboarding) :

  • Réceptionner les briefs d'arrivée (dates, typologie de poste/matériel, logiciels et licences spécifiques).

  • Attribuer le matériel de manière pertinente selon la séniorité et les besoins métier (ex: Mac Pro performant pour les profils créatifs).

  • Préparer le matériel en direct ou en coordination fluide avec AAMSET (interlocuteur clé).

  • Participer à la création du Welcome Pack en coordonnant la mise à disposition du matériel informatique avec les éléments de merchandising fournis par l'équipe Com/Marketing.

  • Objectif d'optimisation : Regrouper et sanctuariser les sessions d'onboarding en début de semaine (Lundi) tout en conservant la souplesse nécessaire à l'activité.

• Départs (Offboarding) :

  • Anticiper les départs de l'organisation pour coordonner la restitution du matériel.

  • Récupérer, tester et réintégrer le matériel (ordinateurs et accessoires) dans le stock physique avec AAMSET.

3. Gestion des Locaux, des Espaces Communs & de la Logistique

• Relation Prestataires & Maintenance :

  • Être l'interlocuteur privilégié de Hiptown (gestionnaire des espaces).

  • S'assurer du bon fonctionnement général des locaux (réparation des portes, petites réparations, écrans fixes, connectiques, etc.).

  • Garantir la sécurité globale des espaces, du matériel et des personnes.

• Propreté & Vie au Bureau :

  • Superviser l'entretien des espaces communs non gérés par Hiptown (entretien des frigos, propreté de la cuisine, etc.).

  • Organiser et planifier des sessions de "Clean Desk" collectives en entreprise (ex: bloquer 2 à 4 matinées par an dans les agendas en lien avec la Com Olyn) pour sensibiliser les équipes au rangement, au tri et au recyclage.

• Gestion des Fournitures & Courrier :

  • Gérer le stock et la distribution des fournitures de bureau courantes (cahiers, stylos, scotch, papier imprimante, etc.) selon la méthode définie (dispatch par bench ou distribution au compte-goutte).

  • Prendre en charge la gestion du courrier quotidien et les déplacements à la Poste pour les envois recommandés.

4. Coordination des Stocks Spécifiques (Production & Studios)

• Salle Prod Box WOO : Prendre le relais sur l'organisation, le rangement régulier et l'aménagement de cet espace (en lien avec Hiptown pour l'installation d'armoires et de mobilier).

• Studio Photo / Décors : Accompagner la responsable du studio (Ornella) dans le suivi et la mise à jour du listing du matériel photo et des éléments de décor afin de faciliter et d'optimiser le système d'emprunt par les équipes.

• Stock Groupe (Olyn) : Collaborer au grand nettoyage ("clean") du stock au niveau N-1 et assurer le suivi des flux de matériel qui en découlent.

5. Animation de la Vie Interne

• En collaboration étroite avec les équipes Communication et Marketing, participer activement à l'organisation logistique des événements internes, des célébrations et des moments de cohésion d'équipe.